Digitale e sostenibilità: la PA motore della transizione multidimensionale

I cambiamenti sociali, politici ed economici impattano la nostra quotidianità, che si compone di diverse sfaccettature che possiamo ricondurre alla dimensione ecologica, a quella digitale fino alla componente organizzativa del lavoro. Innovazione e sostenibilità sono gli elementi della transizione multidimensionale che, se accolti in maniera complementare, possono permette alla PA di generare valore e trovare un equilibrio nelle diverse dimensioni che caratterizzano la modernità.

Quale è il contributo delle tecnologie mobile, e in generale dei connected devices, in questo delicato passaggio? Ne abbiamo parlato il 4 ottobre in occasione del confronto intitolato “Il lavoro del futuro è digitale e sostenibile: la transizione multidimensionale della PA con i connected devices” che FPA ha organizzato in collaborazione con Samsung Galaxy. Ha moderato il dibattito Gianni Dominici, AD di FPA. Erano presenti Antimo Lucignani, Head of Enterprise and Public Sector, Samsung Electronics Italia; Irene Vanini, Ricercatrice Senior Osservatorio Agenda Digitale del Politecnico di Milano; Massimiliano D’Angelo, Direttore Centrale Tecnologia, Informatica e Innovazione, INPS; Emanuele Amato, Responsabile dell’Ufficio “Smart Office”, Direzione Centrale per l’Organizzazione Digitale, INAIL.

Tecnologie mobile per il work-life-balance

Secondo le ultime ricerche condotte dall’ Osservatorio Agenda Digitale del Politecnico di Milano, e condivisi al tavolo dalla ricercatrice Irene Vanini, più del 60% degli intervistati trova importante l’introduzione di nuove tecnologie in ambiente di lavoro, per un migliore work-life balance, mentre quasi il 60% desidera che il proprio lavoro abbia degli impatti positivi.

È però un percorso complesso, quello che ci troviamo davanti. Ad esempio, il rapporto di ricerca inapp del 2022 evidenzia che solo il 41,9% dei lavoratori pubblici ha ricevuto in dotazione dispositivi informatici come laptop, tablet, smartphone per lo svolgimento delle attività da remoto. Nel settore privato questa percentuale sale al 62,1%. La percezione che si ha è quindi quella di un settore pubblico in cui la cultura del digital workplace non sia ancora del tutto consolidata. Il rischio è quello di incorrere in un progresso diffuso a macchia di leopardo con territori di eccellenza e altri, come aree rurali e piccoli comuni montani, che rischiano di subire forti gap.

La transizione multidimensionale della PA

In questo contesto, partner tecnologici come Samsung, scelgono di affiancare la PA per consentirle di svolgere il ruolo privilegiato che le compete, ovvero predisporre politiche attive che preparano il terreno per il cambiamento del nostro Paese. “Siamo in una fase di transizione in cui si cerca di migliorare, di riciclare e di utilizzare tecnologie che possano fare più cose, e quindi un device che abbia più funzioni, il compito di Samsung in questo scenario è quello di lavorare stimolando le organizzazioni a ripensare un nuovo modo di lavorare e ad un nuovo luogo di lavoro e di farlo in maniera sostenibile. Significa servirsi di apparecchiature e strumenti che hanno insito il concetto di green” dichiara Antino Lucignani di Samsung Italia. Come vi abbiamo già anticipato in questo contributo, la transizione digitale assume valore aggiunto nella misura vi si affiancano azioni colte alla sostenibilità ambientale. “La sostenibilità qui consiste sia nel fatto di abilitare la digitalizzazione e quindi permettere di abbattere i costi, ma anche nell’avere un prodotto che per sua natura nasce con parti che sono sostenibili” dichiara Lucignani. Samsung da questo punto di vista ha assunto una posizione ben precisa, introducendo una policy molto particolare che prevede di escludere auricolari e carica batterie dal packaging del cellulare nell’ottica del riuso e riciclo.

Sul tema del riciclo e quindi del riuso dei rifiuti, gli fa eco Vanini: “La PA a livello locale è l’attore che governa questo sistema ed è quella che può cercare nuovi modelli di trovare valore in quello che fino ad ora è stato considerato rifiuto”. La PA si sta già muovendo in questo senso grazie al tentativo di implementazione di un processo di Government as a platform.  Ovvero un modello in cui le PA coordinate con modelli di interoperabilità applicativa sono in grado di gestire in modo condiviso le basi dati e mettono a disposizione piattaforme centralizzate e trasversali, che sono molto importanti per rendere l’innovazione inclusiva e sostenibile.

I casi studio di INPS e INAIL

Massimiliano D’angelo di INPS ha condiviso con il tavolo l’esperienza dell’Istituto. Il così detto “bring your device” ha trasformato radicalmente la modalità di lavoro, con numerosi vantaggi in termini di sostenibilità economica attraverso un bilanciamento di costi-benefici; sostenibilità ambientale e work-life-balance. “Nel corso della riorganizzazione logistica, già in atto all’interno dell’Istituto, abbiamo colto l’occasione per svincolare anche il concetto di utenza telefonica in quanto tale, dotando il personale di telefono cellulare e un portatile. Questa intuizione tutto sommato casuale ci ha però consentito di non farci cogliere impreparati all’inizio della pandemia”. Così commenta D’Angelo e prosegue:” In quella fase era già cospicuo il numero di dipendenti che avevamo dotato di portatili e device mobili. Il che ci ha consentito non soltanto di continuare a comunicare, ma di iniziare anche ad implementare tutta una serie di servizi basati sul sistema mobile”. Da quel momento in poi è avvenuta la scelta definitiva di allargare a tutto il personale, circa 27.000 unità, la dotazione di dispositivi mobile e procedere ad una vera e propria riorganizzazione delle attività di ufficio, introducendo ad esempio, sistema di firma digitale attraverso sistemi OTP. Questo avvenimento ha cambiato completamente il punto di vista dell’Istituto consentendo di standardizzare processi; democratizzare alcuni strumenti di lavoro e riorganizzare persino le procedure di on-boarding, consegnando ai neoassunti il cellulare ancor prima del badge.

Il progetto dell’INPS ad oggi prevede di arrivare a chiudere almeno un giorno a settimana tutte le sedi fisiche dell’Istituto e permettere ai dipendenti di lavorare completamente da remoto.

Similare l’esperienza di INAIL: “L’intenzione è quella di svincolare la postazione di lavoro da un luogo fisico. Ovvero garantire l’efficacia e la continuità del servizio offerto, indipendentemente da dove si trova il dipendente nel momento in cui arriva la richiesta da parte dell’utente finale”, racconta Emanuele Amato di INAIL. Come nel caso dell’INPS, anche INAIL ha scelto di intraprendere questo percorso con l’intenzione di ridurre i costi di gestione delle tradizionali centraline telefoniche che sono decisamente più elevati rispetto ai dispositivi mobili.

Allo stato attuale INAIL ha distribuito circa 8.530 smartphone. La piattaforma di asset management registra tutte le informazioni relative al dipendente che ha ricevuto in dotazione il dispositivo mobile. Nel momento in cui l’asset management assegna un dispositivo mobile al relativo dipendente, si passa alla funzione della piattaforma di enterprise mobility management che ne registra l’assegnazione. A questo punto segue una fase di specifiche configurazioni mediante le quali si è in grado di criptare dati sensibili e stabilire un controllo centralizzato del dispositivo, predisponendone un blocco immediato in caso di furto o smarrimento. 

Conclusioni

Dal giro di tavolo è emersa la complessità che attiene alla multidimensionalità della transizione moderna. Tanti gli spunti e le riflessioni legate alla specificità e attrattività del lavoro nella PA, processi organizzativi, best practice. Tra i temi più discussi: come aumentare la percezione di accountability del singolo nel possesso e utilizzo delle tecnologie mobile, anche attraverso la capacità di fare team building sul posto di lavoro e creare un’unità di intenti nel rendere qualsiasi applicativo o device uno strumento a supporto dell’innovazione sostenibile.