PNRR, come migliorare la gestione dei progetti con il portale fornitori

Gli investimenti del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza, che prevede misure per riforme normative e di modernizzazione con una realizzazione trimestrale, tra il 2021 e il 2026, stanno rappresentando un potente impulso di rinnovamento in Italia. Nell’ultima revisione, le risorse a disposizione sono passate complessivamente da 191,5 a 194,4 miliardi di euro, cifre che fanno capire l’enorme sfida a cui sono chiamati tutti quei soggetti, pubblici e privati, coinvolti nella programmazione, nella spesa e nell’attuazione. Tra gli effetti indiretti, che il PNRR si sta portando dietro, c’è la crescente complessità della catena di fornitura, con l’aumento delle partnership (spesso globali) per attuare i progetti finanziati. Una delle necessità emergenti in questo contesto, per certi versi inedito, è quella di dotarsi di un buon portale fornitori, elemento chiave di una struttura di impresa del terzo millennio. Una risorsa ancora più preziosa in ottica delle PA, chiamate a mettere a terra gare, bandi, appalti e progetti nei tempi stretti previsti dall’Europa.

Ricadute del PNRR sui progetti e sulla gestione dei fornitori

L’ultima revisione del PNRR ha previsto uno spostamento degli investimenti dalle opere pubbliche agli incentivi per privati e imprese (+11,1 miliardi), con un aumento particolare dei crediti d’imposta (+6,3 mld). La modifica imprime maggiore velocità alla realizzazione della spesa, ma impone anche un attento tracciamento e monitoraggio nella ripartizione territoriale. Scendendo più nel dettaglio, il livello di avanzamento delle misure in materia di Digitalizzazione è di poco inferiore al 50% (rispetto agli obiettivi quantitativi finali). Un livello di avanzamento che la Corte dei conti nella sua relazione considera soddisfacente rispetto alla media complessiva di avanzamento del PNRR che è del 37% e alla luce del numero importante di interventi in atto, che hanno target finali non ancora scaduti. Il minor tasso di realizzazione della categoria delle Infrastrutture (17%) e, più in particolare, del settore dei Trasporti (8%) è coerente con la maggiore complessità degli interventi, la cui fase finale ricade quasi integralmente tra il 2025/2026 (fonte Corte dei conti).

Cos’è un portale fornitori e a cosa serve

Un portale fornitori è un hub digitale che permette l’accesso e la gestione interfunzionale di un determinato progetto o intervento da parte degli attori coinvolti ai vari livelli. Esso garantisce, oltre a una migliore visibilità e comunicazione tra le parti, di ottimizzare le diverse relazioni con i fornitori, digitalizzando tutte le interazioni e monitorandole in tempo reale su un’unica piattaforma. Più il portale risulta integrato con i sistemi esistenti e più risulta efficace come gate di accesso anche al back-end. Per creare più velocemente e rendere più efficace il proprio portale fornitori, è opportuno dotarsi di una piattaforma di esperienza digitale (DXP), ovvero un software aziendale che offre diverse funzionalità digitali personalizzate e flessibili. Una DXP permette di supportare e accelerare la gestione completa delle attività intraprese, grazie alla capacità di integrarsi con altre tecnologie tramite connettori nativi, Api e altri strumenti che permettano di visualizzare gli ordini di acquisto, i livelli di inventario o il numero di ticket aperti, creare ruoli e autorizzazioni univoci e personalizzare i flussi di lavoro.

Caratteristiche e funzionalità del portale fornitori

Quando si cerca un portale fornitori, dunque, è bene assicurarsi che abbia le giuste funzionalità sia per le esigenze presenti che per quelle future. Tra le sue caratteristiche prioritarie figurano: la scalabilità e la flessibilità di potersi adattare ai cambiamenti, ed essere dotato di un CMS in grado di gestire e archiviare in tempo reale contenuti di ogni formato (es. fatture, certificazioni governative, sanitarie, documenti di spedizione etc). Non possono poi mancare le funzionalità di ricerca e le dashboard personalizzate, con flussi di lavoro automatizzati per ottimizzare i processi di routine, eliminando la necessità di chiamate superflue o e-mail. Tra gli altri elementi di base di un portale fornitori ricordiamo il supporto self-service, con una knowledge base completa che permetta ai fornitori di capire facilmente le procedure di acquisto e i vantaggi che possono ottenere. Infine, deve agevolare il processo di on-boarding per i nuovi fornitori, con la possibilità di caricare facilmente sul database informazioni, preventivi, ordini e monitorarne lo stato.

Il tutto è finalizzato a creare un’esperienza utente (per cittadini, aziende e funzionari pubblici) dinamica, che includa percorsi logici realizzati con una navigazione semplice delle app, accessibili tanto dai fornitori che dai team interni, permettendo agli utenti di apportare modifiche coinvolgendo al minimo l’area IT. Si tratta dunque di una “finestra sui sistemi aziendali” per fornire la visibilità necessaria a semplificare i processi e lavorare in modo più efficace con i fornitori

L’esperienza digitale integrata Liferay DXP

L’ottimizzazione continua di prodotti digitali è uno dei capisaldi di una società come Liferay, che da 20 anni è riferimento del settore. Sono migliaia, infatti, le aziende italiane e internazionali attive nei settori finanziario, pubblico, sanitario, manifatturiero, retail che si sono affidate alla società con sede italiana a Vimercate (MB). Tra queste i principali Comuni del territorio nazionale, Enti Governativi e Locali, e di numerose città nel mondo.

Tra i fornitori DXP, Liferay offre un’integrazione adatta a scenari B2B complessi, un costo di proprietà concorrenziale (la piattaforma è open source): si tratta di un ecosistema digitale in grado di orchestrare e unificare tutti i sistemi di cui si dispone, grazie a strumenti di gestione delle risorse integrati che consentono di consolidare le tecnologie e creare esperienze personalizzate. Grazie a questo ecosistema, è possibile aumentare la visibilità evidenziando le interazioni back-end e affrontando i casi d’uso più comuni del portale fornitori, come on-boarding, comunicazione e collaborazione.

Perché il portale fornitori è strategico

Seguendo ancora i numeri del PNRR, si nota come la spesa per i progetti è in fase di accelerazione. La spesa effettuata nel 2023 è stata di 21,1 miliardi di euro, poco meno di quanto registrato cumulativamente nel biennio 2021-2022. Nell’anno in corso si prevede di spendere 43 miliardi di euro e altri 56 nel 2025, mentre l’incremento della spesa prevista per il 2026 è di +8,2 miliardi. Entrando nel pieno della fase di realizzazione delle opere sarà necessario un ulteriore cambio di passo, tenendo conto che sugli investimenti la percentuale di completamento effettiva oggi è del 40,52% e che per l’anno in corso la quota per nuovi progetti sale di 13,5 miliardi (fonte Openpolis). Cifre che fanno capire quanto il sistema, dalle gare fino alla messa in opera, possa essere fortemente sotto stress. In questa fase le criticità sono complesse e tutte cruciali: dalla sburocratizzazione alla tracciabilità, fino alle fasi di monitoraggio e controllo, le PA hanno urgenza di efficientarsi per non perdere il treno dei finanziamenti. La digitalizzazione e l’automazione dei processi che un portale fornitori garantisce, dall’implementazione degli approvvigionamenti fino alle chiusure di bilancio, diventano decisivi in termini di rapidità ed efficacia.

Verso una nuova pubblica amministrazione

Le opportunità di pianificare interventi per le PA non andranno quindi a calare, ma anzi i segnali dall’Europa indicano un ulteriore potenziamento delle risorse a disposizione. Sulla sostenibilità ambientale, in particolare, l’Europa apre a un nuovo capitolo del REPowerEU con l’annunciato nuovo “Green Deal”. Andare oltre le frizioni ideologiche e cogliere in tempo queste opportunità per entrare in nuova PA più efficiente, trasparente e sostenibile sarà una delle responsabilità maggiori a cui sarà chiamato il nostro Paese. L’Italia delle PMI, dei Comuni e delle Comunità energetiche dovrà compiere uno sforzo ulteriore, sfruttando in maniera ancora più sistematica ed efficiente le sinergie tra pubblico e privato. Gli strumenti operativi di cui sapranno dotarsi tutti i player protagonisti della partita, la loro ottimizzazione e integrazione digitale, faranno tutta la differenza del mondo tra rincorrere affannosamente il treno europeo ed esserne legittimamente a bordo con un biglietto di prima classe.