Il CAD è impreciso nella definizione di ” supporto analogico”: ecco come rimediare

Nei mesi scorsi, non senza qualche difficoltà sia dal lato dell’utenza che da quello dell’Amministrazione, è stato attuato il sistema della fatturazione digitale obbligatoria nei confronti della P.A. e prosegue ora a tappe serrate il processo di digitalizzazione documentale del Paese.

Tale processo non può però prescindere dal completamento dell’entrata a regime del documento informatico (digitale secondo la terminologia europea) che consentirà di abbandonare grande parte degli utilizzi nella P.A. del c.d. documento cartaceo.

Ciò determinerà grandi economie in termini di spazi e materiali per l’archiviazione, spese per la custodia, acquisto di carta e stampanti, consumabili, spese postali e così via. Velocizzerà inoltre i processi poiché il trasporto del documento informatico avviene, come è ovvio, attraverso le reti telematiche e la prossima introduzione del Recapito Elettronico Certificato di valenza europea renderà possibile spedire in qualsiasi Stato dell’Unione documenti digitali a valenza legale ed utilizzabili nei confronti delle PP.AA. e, a certe condizioni, come prova in giudizio.

In quest’ottica il “tradizionale” documento cartaceo, scritto di proprio pugno, o comunque ottenuto dalla stampa di un documento realizzato con metodi più moderni, deve cioè passare dal rappresentare “IL” metodo per antomasia con cui si effettuano gli scambi documentali ad essere una delle possibilità – addirittura residuale in alcuni contesti e alla quale ricorrere solo qualora gli strumenti informatici non siano disponibili.

Diventa allora importante la predisposizione di strumenti e definizioni che favoriscano un avvicendamento quanto più possibile progressivo e naturale tra il documento tradizionale “analogico” e il documento digitale.

Qualche importante chiarimento potrebbe essere fatto già da ora nei testi normativi, per il caso in cui sia necessario acquisire una copia analogica di un documento originariamente nato e formato in maniera digitale.

Vediamo dove al momento ci sono criticità.

Allo stato attuale il CAD distingue tra documento analogico (con questo termine, non del tutto preciso, si vuole indicare il supporto cartaceo o comunque diverso dal digitale) e documento informatico.

Esso stabilisce che “ le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato ” (art. 23, c.1).

Fin qui nessun problema, come sanno bene anche gli avvocati, cui, alla luce della riforma di cui al d.lgs. n.90/2014 è stato fornito il potere di stampare copie fisiche dei documenti digitali da un fascicolo giudiziario telematico ed autenticarle come “conformi all’originale telematico”.

Lo stesso articolo del CAD precisa però poi anche che “le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto l’obbligo di conservazione dell’originale informatico” (art. 23, c.2).

Abbiamo sempre a che fare con un documento che nasce informatico ma che, per determinate ragioni e/o circostanze, deve essere prodotto in forma analogica. Tuttavia, sebbene le regole tecniche emanate per i documenti digitali di cui al DPCM 13 novembre 2014 ben chiariscano come possano essere effettivamente ottenute valide copie o estratti di documenti originariamente informatici, codificandone formati e modalità di estrazione, esse non sono altrettanto chiare nel disciplinare quali siano i requisiti formali e sostanziali del “supporto analogico” sul quale fissare le copie/gli estratti di documenti informatici ottenuti.

In effetti, soprattutto se si considera che la norma non è rivolta solo a soggetti dotati di potere di autentica, ma anche e soprattutto ai normali cittadini che dovrebbero potersene avvalere, per “supporto analogico”, in assenza di una specifica definizione normativa, può semplicemente intendersi qualsiasi cosa che rientri nel reame del tangibile: ciò sembra essere stato predisposto nell’ottica del principio di libertà delle forme, ed ha certo molto senso, se si parla di una fotocopia o di una semplice stampa (entrambe da autenticare a norma di legge), ma può creare qualche problema interpretativo, nel momento in cui si passa a parlare di un CD, di un DVD o di una chiavetta USB, strumenti che non funzionano in maniera “analogica” ma contengono al proprio interno un insieme di dati digitali. Analogico infatti non è sinonimo di fisico e la memoria digitale non risponde così (in astratto) alla definizione attualmente nel CAD: meglio sarebbe parlare di supporto “fisico”.

D’altra parte anche parlare di supporto analogico con riferimento alla carta è una forzatura: a rigore la stampa analogica è quella che avviene senza l’uso di tecnologie digitali ma se utilizziamo una stampante digitale (es. una stampante laser o a getto d’inchiostro) la riproduzione, anche se avviene su carta, risponde a logica digitale (acceso/spento) e non a tecnologie “analogiche”.

La norma di cui all’art. 23 CAD e il relativo regolamento tecnico sono dunque, alla luce degli attuali sviluppi, imprecisi e meriterebbero di essere meglio formulati.

Ciò però potrebbe creare problemi relativi al regime transitorio, dato che si presenterebbe la necessità di cambiare la definizione di documento “analogico” da tempo in uso e radicata nelle P.A. con il rischio dunque di sconvolgere consolidate prassi attuative.

Forse la soluzione migliore sarebbe una mappatura delle situazioni di criticità che esistono e fornire precisi chiarimenti interpretativi su come utilizzare ed estendere la definizione di documento “analogico” per evitare il pericolo di interpretazioni restrittive, certamente possibili facendo riferimento al solo testo del CAD e del Regolamento attuativo.

Si dovrebbe cioè chiarire che la riproduzione analogica del documento digitale è quella su supporto fisico, analogico o digitale che sia.