il Comune di Pesaro digitalizza gli atti civili con SIAV

Il Comune di Pesaro sceglie Siav per rispondere in tempo reale alle richieste dei cittadini relative ai registri di stato civile. Con la conversione in digitale di tutti i documenti le informazioni sugli atti civili saranno subito disponibili.  

Da oggi il Comune di Pesaro è in grado di soddisfare in tempo reale le richieste dei cittadini in merito agli atti di nascita, matrimonio e decesso. Il comune, in linea con le nuove disposizioni contenute nel codice dell’Amministrazione digitale (D.lgs n. 82 del 7 marzo 2005), ha avviato i lavori per la conversione dei documenti dei registri di stato civile dal formato cartaceo al supporto digitale, adottando la soluzione informatica di Siav basata sul software Vincent.

Il progetto consente la gestione di 30.000 documenti contenuti in 780 volumi rilegati che riportano gli atti relativi alla nascita, al matrimonio e al decesso, dal 1866 al 1995, degli oltre 90.000 abitanti di Pesaro. A oggi sono 150 i volumi lavorati, pari a circa 6.000 documenti. 

I cittadini sono i primi a beneficiare del nuovo sistema caratterizzato da un alto grado di efficienza e di automazione e da una maggiore trasparenza nella gestione delle informazioni nella Pa. Il comune può a sua volta garantire una maggiore velocità nei tempi di adempimento delle richieste e un accesso più diretto ai documenti della pubblica amministrazione.

La prima parte della lavorazione prevede il trasferimento dei documenti cartacei su supporto digitale. Ciò si traduce nell’attività di scannerizzazione di Siav tramite scanner planetario. Questo strumento permette di produrre in tempi brevi un file d’immagine fedele all’originale, perfettamente centrato e allineato. Lo strumento è caratterizzato dalla ripresa dall’alto che consente di manipolare al minimo il volume; è dotato di un piano basculante che permette, una volta appoggiato il libro, di compensare il dislivello tra le due parti del volume; è fornito di correzione ottica dell’immagine, necessaria a eliminare ombre, disallineamenti e curvature della pagina. La scansione viene realizzata con estrema cura per estrarre correttamente le immagini risultanti. Dopo che il software ha indicato il numero di pagine acquisite queste vengono controllate per segnalare eventuali anomalie sulla tabella di avanzamento dei lavori. Le immagini corrette sono quindi acquisite in formato TIFF, in bianco e nero, ad alta risoluzione.

La seconda parte riguarda l’indicizzazione, ovvero la digitalizzazione dei dati finalizzata alla creazione delle chiavi di accesso dei singoli atti, che permetterà al comune di trovare in modo semplice e automatico i dati richiesti dai cittadini. 

La terza parte dei lavori prevede la consegna al Comune di Pesaro del materiale su Cd o Dvd autoconsultanti, ovvero provvisti di motore di ricerca in grado di rendere fruibili la visualizzazione e la stampa dei documenti. Tale materiale verrà poi importato nella procedura di archiviazione ottica disponibile presso il centro elaborazione dati del Comune di Pesaro.

Il software Vincent di Siav è nato dall’esigenza di elaborare grandi quantità di dati, automatizzare i processi di data entry e di archiviazione documentale. E’ una soluzione integrata per l’acquisizione digitale e il riconoscimento automatico dei caratteri, per mezzo di moduli completamente software o con hardware dedicati che utilizzano semplici PC o strutture in LAN. E’ il punto di partenza per tutto ciò che riguarda l’elaborazione automatica dei documenti, la gestione documentale e l’automazione dei processi di business tramite i sistemi di workflow.