Il POLA come occasione di incontro e di conoscenza

“Le esperienze cominciano sempre su una soglia” – Marco Balzano

Sono state scritte moltissime parole sulla pandemia e sugli impatti che ha prodotto, in particolare, sui sistemi organizzativi del lavoro. È stato (e lo è ancora) un anno incredibile, che resterà nella memoria più profonda oltre che nella storia. Si sono squarciati veli sulla vulnerabilità dei sistemi e al contempo sulla capacità, tempestiva e solidale, di trovare risposte e soluzioni. Anche le amministrazioni pubbliche, da sempre considerate giurassiche e inadeguate alle sfide di innovazione, hanno mostrato un volto nuovo.  Reazione, proposizione e scelta (raccolta o subita) hanno prodotto una accelerazione su digitalizzazione dei processi, definizione di piattaforme di comunicazione, condivisione on cloud e via dicendo.

E così anche l’Istat, l’Istituto Nazionale di Statistica, ha inserito una nuova marcia, affrontando le nuove sfide poste sia dalla mission istituzionale sia come organizzazione al proprio interno.

Più facile è descrivere il passato, ma il nostro compito, la vera sfida, è adesso immaginare il futuro. Se il futuro possa essere “luogo e forma” della differenza è necessario che entrino in gioco in modo collettivo, capacità di immaginazione, previsione e aspirazione. Per capire come direzionare prioritariamente sforzi e risorse, il nostro Istituto è partito dai numeri – se produciamo numeri per il Paese che servono a riflettere possiamo farlo anche al nostro interno – e dunque abbiamo raccolto dati ed umori per valutare l’esperienza vissuta durante la pandemia.

Un bagaglio da valorizzare: ieri, oggi e domani

Nel mese di maggio 2020 è stata realizzata una survey rivolta a tutto il personale, attraverso la quale sono stati raccolti commenti, valutazioni e proposte sull’esperienza di lavoro da remoto. La partecipazione è stata ampia (il 62% del personale che in termini numerici si traduce in 1.258 lavoratori) e l’analisi dei dati è servita a tracciare alcuni temi prioritari.

Utilizzare le esperienze del lavoro da remoto per progettare una sfida organizzativa: ossia ripensare le politiche organizzative integrando elementi diversi, quali una maggiore flessibilità di orario, una nuova gestione degli spazi, l’investimento in tecnologie informatiche, comportamenti condivisi e stili di leadership, inclusione delle categorie deboli. Focalizzare gli elementi essenziali per rendere flessibile il lavoro: competenze tecnologiche, strumenti di analisi organizzativa, aggiornamento normativo, nuova logica di coordinamento basata non più sugli adempimenti ma orientata al risultato, responsabilizzazione al raggiungimento degli obiettivi, capacità di condivisione (dei risultati ma anche degli errori).

Stimolare il senso di community e riconoscere il valore della relazione umana, lavorare in presenza o a distanza condividendo sempre gli obiettivi, i metodi e la documentazione. Costruire ponti comunicativi intra e tra iniziative e servizi. Limitare il rischio isolamento, allo stesso tempo, attraverso la promozione di un buon coordinamento per evitare la perdita di socialità tra colleghi e la frammentazione delle attività di lavoro.

Affrontare le complessità tecnologiche: elaborare un piano in cui mettere in campo soluzioni volte al superamento delle difficoltà riscontrate e delle necessità emerse (disponibilità nuovi PC, rete, strumenti di social collaboration ecc.). Supportare il sistema di supporto tecnico, questo ha lo stesso impatto per il lavoro in presenza o da remoto, per arginare le difficoltà tecniche e scongiurare il diffondersi di una sensazione di confine o estraneazione dall’ufficio.

Investire in formazione a vari livelli e tematiche: fornire strumenti utili ad affrontare difficoltà che possono sorgere per la specifica modalità di lavoro da casa, ad esempio il senso di smarrimento della suddivisione del giorno in tempo lavorato e tempo libero, la difficoltà di svolgere operazioni complesse con uno o più gruppi di lavoro, le complessità del dialogo a distanza con colleghi e responsabili.

Strutturare l’esperienza: l’occasione del POLA

Nell’immutato quadro delle linee strategiche dell’Istituto e degli obiettivi fissati per il triennio 2021-2023, e in considerazione della qualificazione dell’Istat come Polo strategico nazionale, con cui l’Istituto si inserisce nella strategia di modernizzazione del Paese; attraverso lo sviluppo di infrastrutture tecnologiche e servizi per una PA più efficiente e digitalizzata, l’introduzione del lavoro agile si situa in un percorso volto a portare l’Istituto verso l’essere un’amministrazione all’avanguardia, non solo per la sua infrastruttura tecnologica, ma anche, e soprattutto, per la sua diversa organizzazione del lavoro, l’efficientamento della sua operatività e la riduzione dei costi.

Questo percorso, ha trovato un’importante spinta con il POLA, il piano organizzativo per il lavoro agile, che si fonda su alcuni cardini:

• la collaborazione tra tutto il personale e, in particolare, fra i dirigenti/responsabili di attività e i lavoratori affinché si stabilisca un patto di fiducia che riconosca gli inevitabili vantaggi del lavoro agile e consenta una facile transizione ad un modello organizzativo basato sulla definizione, il monitoraggio e la valutazione di obiettivi di lavoro condivisi;
• l’intesa sul valore di un modello organizzativo del lavoro basato sul calibrato equilibrio tra i) i vantaggi che derivano dalla comunicazione professionale e lo scambio interpersonale propri del lavoro in presenza e ii) i vantaggi che derivano dalla migliore organizzazione personale del tempo e dal work-life balance, per cui è necessario un generale ripensamento del modo di lavorare e l’acquisizione di una cultura lavorativa basata su presupposti differenti da quelli cui siamo tutti abituati;
• l’analisi di tutti gli elementi che concorrono alla realizzazione del lavoro agile in Istituto e l’elaborazione di alcuni scenari da valutare sarà il frutto di una fase in cui verranno operate in via sperimentale scelte sufficientemente innovative e incisive nel loro complesso, senza essere invasive. Dunque occorrerà prevedere diversi scenari per acquisire tutti gli elementi utili per affinare la strategia per il passaggio alla situazione a regime. L’accompagnamento lungo tutto il percorso prevedrà azioni di supporto nella fase di acquisizione di una nuova cultura del lavoro agile (nella fase di change e con azioni mirate a rispondere alle nuove necessità di apprendimento).

Il POLA dell’Istat è stato approvato dal Consiglio d’Istituto il 28 gennaio 2021.

Gli elementi alla base del regolamento per l’avvio del lavoro agile “maturo”

La pianificazione organizzativa prevede nella prima annualità – a partire dalla fine dello stato di emergenza sanitaria – la realizzazione di una sperimentazione che definiamo “matura”, proprio perché arricchita dall’esperienza di questo anno e mezzo di lavoro da remoto, attraverso la quale far emergere sia dei “modelli organizzativi funzionali” (da monitorare e valutare entro dodici mesi dall’inizio della stessa), sia la capacità di programmazione del lavoro sulla base di orientamenti  individuali concordati sulla base dei quali organizzare il lavoro agile.

L’istituto del lavoro agile costituisce un importante strumento per ampliare e migliorare le modalità di svolgimento delle attività lavorative e per la conciliazione dei tempi di vita/tempi di lavoro e può generare risparmi che possono essere reinvestiti in un’ottica di miglioramento continuo del processo.

La sperimentazione proposta punta a rispondere in primis alle diverse esigenze della platea dei destinatari, individuando specifiche modalità di flessibilità associate a ciascun profilo e alla definizione dell’iter procedurale necessario al perfezionamento dell’accordo. Vogliamo essere un’organizzazione innovativa, socialmente responsabile, in grado di lavorare in modo efficace riducendo il più possibile l’impatto sull’ecosistema (di cui fanno parte anche le persone!). E dunque siamo arrivati ad una proposta: sperimentiamo diverse tipologie di flessibilità, adattandole a destinatari-tipo: a) bassa flessibilità – dipendenti che preferiscono lavorare in ufficio, sia per il tipo di lavoro che eseguono che per altre ragioni personali; b) media flessibilità – dipendenti che manifestano la necessità di una flessibilità modulare, alternando casa e ufficio; c) alta flessibilità – dipendenti che lavorando lontano dall’ufficio o che hanno necessità di gestire situazioni personali con una maggiore elasticità.

Quale che sia il profilo scelto, il lavoro agile si deve fondare sul legame di fiducia tra colleghi, tra dirigenti/responsabili e collaboratori e tra persone e organizzazione stessa. Tale patto di fiducia è funzionale al superamento del mero controllo in presenza in favore dell’orientamento al risultato dove ciascuno, in funzione del proprio ruolo, contribuisce alla definizione, al raggiungimento, al monitoraggio degli obiettivi e al miglioramento continuo del processo lavorativo.

Supporto essenziale per il cambiamento è la tecnologia, e l’Istat sta individuando apposite soluzioni per indirizzare i fabbisogni di centralizzazione del workload utente in ottica di “scrivania digitale”, che possa offrire un’esperienza user-centric dove tutto ciò che serve per lavorare è contenuto in un’unica applicazione unificata, con accesso semplificato in base al contesto dell’utente e alle policy dettate dal reparto IT.

La fase di sperimentazione si estenderà per un periodo sufficientemente lungo di tempo da permettere la graduale e progressiva realizzazione delle necessarie e realistiche condizioni tecnologiche, logistiche, amministrative e legali necessarie a verificare nel tempo diverse modalità lavorative senza creare eccessive alterazioni dell’ambiente lavorativo utili al lavoro corrente.

Siamo sulla soglia di questa nuova avventura organizzativa: il “limen”, il principio di un’impresa, di un’esplorazione. La soglia, fisica o simbolica, richiede di essere oltrepassata: si intravedono sfide e possibilità… sarà interessante affrontarle e raccontarle.