Istruzione e digitalizzazione documentale: le sfide che attendono scuola e università

L’introduzione del fascicolo elettronico nelle Università richiede una serie di attenzioni e obblighi di sicurezza per gli atenei che si preparano ad implementare tale strumento. Nell’ambito della collaborazione con lo Studio legale Lisi presentiamo un articolo di Sarah Ungaro che delinea i confini di questi elementi.

Negli ultimi tempi sono state molte le novità normative in tema di digitalizzazione che hanno riguardato le amministrazioni pubbliche: alcune di queste novità hanno avuto un forte impatto anche sull’organizzazione delle istituzioni scolastiche e universitarie. La ratio di tali interventi è quella di favorire il processo di digitalizzazione e la semplificazione amministrativa negli atenei con l’introduzione, il potenziamento e la standardizzazione di diversi servizi, quali l’iscrizione on line e la verbalizzazione digitale degli esami, il fascicolo personale dello studente e l’automazione dei flussi informativi.

Tuttavia, al fine di progettare e implementare correttamente i processi di digitalizzazione appena menzionati, appare imprescindibile fare riferimento innanzitutto alle norme del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005), che disciplina la gestione informatica dei documenti, definita come «l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici» (art. 1, comma 1, lett. u).

In effetti, ben prima della specifica introduzione del fascicolo elettronico dello studente – avvenuta con l’art. 10 del D.L. 18 ottobre 2012, n. 179[1] – l’art. 41 del CAD già stabiliva che la pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati (comma 2). Il fascicolo di studente costituisce una particolare tipologia di fascicolo di persona contenente tutti i documenti, gli atti e i dati inerenti alla carriera. A tal proposito occorre ricordare, in primo luogo, che il fascicolo deve essere realizzato in modo da garantire la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento, e, in seconda battuta, che le regole per la costituzione, l’identificazione e l’utilizzo del fascicolo devono essere conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività; principi che, in ogni caso, devono rispettare i criteri dell’interoperabilità e della cooperazione applicativa, come stabilito al citato art. 41 del CAD.

In argomento, altro fondamentale obiettivo delle norme di recente introduzione è quello di realizzare l’integrazione tra i sistemi di gestione documentale e i sistemi gestionali in uso presso gli atenei, a partire dal sistema di gestione delle carriere studenti, anche allo scopo di reingegnerizzare e automatizzare tutti i processi interni agli atenei e relativi alla gestione informatica dei documenti.

In tale prospettiva, dunque, risulta necessario adottare un approccio condiviso, che parta dalla rilevazione dei modelli organizzativi, per giungere alla definizione di un modello di riferimento, anche per rendere accessibile a ciascuno studente i dati e i documenti presenti nel proprio fascicolo. Inoltre, non si può non rilevare come ormai, in quasi tutti gli atenei italiani, la maggior parte delle procedure relative alla presentazione di istanze e alla produzione di documenti da parte degli studenti sia effettuata mediante servizi web accessibili previa identificazione dello studente: a tal fine, dunque, occorre considerare anche la disciplina dettata dagli artt. 45, 64 e 65 del Codice dell’amministrazione digitale in materia di modalità di accesso ai servizi erogati in rete dalle amministrazioni pubbliche e di istanze e dichiarazioni presentate alle stesse in via telematica[2].

Inoltre, sempre con specifico riferimento al fascicolo elettronico dello studente, oltre all’applicazione delle norme del D.L. 179/2012, un ulteriore profilo attiene alla definizione di criteri condivisi per la selezione dei dati e dei documenti da inserire nel fascicolo, soprattutto nell’ottica di un successivo scarto sia dei documenti cartacei, sia di quelli digitali.

Non si può non evidenziare, infatti, che i documenti inseriti nel fascicolo devono essere conservati a norma degli artt. 43 e ss. del Codice dell’Amministrazione digitale, prevedendo sistemi di conservazione conformi alle disposizioni delle Regole tecniche di cui al DPCM 3 dicembre 2013.

Pertanto, appare necessario anche prevedere l’adozione di strumenti quale un massimario di selezione dei documenti relativi al fascicolo dello studente, limitando l’inserimento nel fascicolo ai dati e documenti previsti dalle norme o che comunque risultano rilevanti ai fini della carriera[3]. Ciò significa, tanto in ambiente cartaceo quanto in ambiente digitale, razionalizzare gli spazi, le memorie, ridurre i tempi dei processi e avere uno standard nella conservazione di dati e di documenti, eliminando il superfluo.

Su questi e altri temi relativi alla digitalizzazione della gestione documentale e alla semplificazione dei processi negli atenei italiani si discuterà nel corso di UniSTUD – 1° Coordinamento organizzativo delle Segreterie studenti e delle università italiane, promosso dall’Università degli Studi dell’Insubria (l’Ateneo tra i laghi di Como e di Varese), in collaborazione con il Coinfo e con il patrocinio di ANVUR, CRUI e CoDAU, che si svolgerà presso il complesso di S. Abbondio in Como, il 9 e 10 ottobre p.v. In quella sede saranno presentate esperienze provenienti da numerosi atenei italiani, esempi di successo di BPR e, appunto, il Massimario di selezione dei documenti del fascicolo di studente. Come detto dal Rettore, Coen Porisini, «è la prima volta in Italia in cui le Segreterie studenti organizzano un network, una famiglia professionale e i risultati, in termini di semplificazione e di servizi agli studenti sono già percepiti».

L’evento UniSTUD è rivolto a tutto il personale coinvolto nell’attuazione di processi di digitalizzazione all’interno degli atenei e rappresenta un’importante occasione per la condivisione delle esperienze e delle best practice.

Ulteriori informazioni sono reperibili al link: http://www.uninsubria.it/unistud

*Sarah Ungaro Digital&Law Department www.studiolegalelisi.it