La corretta applicazione dell’albo pretorio on line diventa una realtà?

L’aggiornamento 2011 delle "Linee guida per i siti web delle PA", on line sul sito del Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione, contiene un vademecum di approfondimento, elaborato da DigitPA, con le "Modalità di pubblicazione dei documenti nell’Albo online". Il documento vuole fornire elementi operativi utili alle amministrazioni che si trovano a dover pubblicare sul proprio sito istituzionale i documenti soggetti a pubblicità legale. Sui contenuti del vademecum riceviamo e volentieri pubblichiamo un contributo di Francesca Giannuzzi, avvocato esperto di diritto amministrativo informatico (Digital & Law Department – Studio legale Lisi), che già nei mesi scorsi ha approfondito sulle pagine del nostro sito il tema dell’albo pretorio on line.

Come si è già avuto modo di commentare in una precedente occasione, la legge 18 giugno 2009, n. 69[1], imponendo alle pubbliche amministrazioni la pubblicità legale attraverso i propri siti informatici già dal 1° gennaio 2010 (termine prorogato poi di un anno dal D.L. 30.12.2009, n. 194), si è sin da subito imposta con tutta la sua portata innovativa: spostare la pubblicità legale degli atti e dei provvedimenti amministrativi da un luogo fisico, quale appunto il tradizionale Albo Pretorio, a un luogo virtuale, ossia il sito istituzionale dell’ente[2], è indubbio costituisca una riforma di non poco conto. Si è altresì sottolineato, però, come la grande forza innovativa di tale norma abbia subìto dei rallentamenti a causa del ritardo nell’emanazione delle relative regole tecniche, indispensabili per offrire una concreta guida alle pubbliche amministrazioni per attuare correttamente siffatto obbligo. All’incertezza in cui si sono venuti a trovare Comuni, Province e altre pubbliche amministrazioni (in quale formato pubblicare, i tempi di pubblicazione, come pubblicare nel pieno rispetto della privacy, etc.) nel pubblicare i loro atti soggetti a pubblicità legale sul proprio sito istituzionale si è cercato di rispondere attraverso circolari del Ministero dell’Interno, recanti istruzioni precise per casi specifici, fino ad arrivare al DPCM 26 aprile 2011 che regolamenta le modalità di pubblicazione nei siti informatici di atti e provvedimenti concernenti le procedure a evidenza pubblica (la cui pubblicazione unicamente on line è stabilita al 1° gennaio 2013).

Lo scorso luglio è stato emanato da DigitPA un vademecum il cui obiettivo è quello di sollevare le amministrazioni da quei dubbi e quelle criticità in cui le stesse potrebbero imbattersi in sede di applicazione della normativa, attraverso la predisposizione di strumenti operativi utili, suggerimenti tecnici e l’evidenziazione dei principali passi del procedimento di pubblicazione.

Tale guida – intitolata “Modalità di pubblicazione dei documenti nell’Albo on line” e scaricabile dal sito www.digitpa.gov.it – dopo aver brevemente esaminato lo stato di realizzazione della pubblicità legale sui siti delle amministrazioni, stabilisce in quale sezione del sito web dell’amministrazione devono essere effettuate le pubblicazioni di cui all’art. 32, c. 2 della l. n. 69/2009. Continua poi distinguendo tra la fase di produzione del documento (facente capo al Responsabile del procedimento che ha generato l’atto) e quella di pubblicazione dello stesso (riferibile al Responsabile del procedimento di pubblicazione individuato dalla direttiva n. 8/2009 del Ministro per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione e il cui nominativo deve essere indicato nella sezione del sito istituzionale dedicato alla pubblicazione degli atti), per soffermarsi sull’importanza che vengano garantite:

• la conformità di quanto pubblicato all’originale;
• l’autorevolezza dell’ente emanatore e del sito web su cui vengono pubblicati i documenti;
• la veridicità, efficacia, integrità e inalterabilità nel tempo dei documenti;
• l’accessibilità e fruibilità dei provvedimenti pubblicati.

La Guida riprende poi quanto già affermato dal Garante per la protezione dei dati personali in ordine alla necessità che le amministrazioni locali assolvano all’obbligo della pubblicità legale dopo aver compiuto una selezione attenta dei dati personali da diffondere attraverso l’albo on line, sulla base dei principi di pertinenza, non eccedenza e indispensabilità delle finalità perseguite dai singoli atti[3]. Si riprendono inoltre le precisazioni del Garante in ordine al divieto di diffondere determinati dati personali e dati sensibili[4] e sulla necessità di garantire il “diritto all’oblio”[5]. Viene spiegato come tale diritto possa essere garantito attraverso l’assicurazione che nel codice html della pagina web contenente il documento in corso di pubblicazione sia presente il meta tag “robots”, con l’istruzione indicante ai motori di ricerca la richiesta di non indicizzare il contenuto del documento stesso.

Il vademecum poi indica alcuni dettagli del processo di pubblicazione, quali tra gli altri:

• la necessità che i documenti da pubblicare vengano caricati sul sito web istituzionale in formato elettronico non modificabile da terzi e vengano firmati con firma elettronica qualificata o firma digitale[6] da parte del Responsabile del procedimento di produzione dell’atto o del Responsabile del Procedimento di pubblicazione[7];
• l’obbligo di dotare quei documenti pubblicati in un formato non compatibile con l’accessibilità di sommario e descrizione degli scopi dei documenti stessi, resi in forma adatta a essere fruita secondo i principi dell’accessibilità;
• l’obbligo per l’amministrazione di riportare in maniera chiara e visibile determinate informazioni relative all’atto da diffondere (quali l’Ente che lo pubblica, la data di pubblicazione e di scadenza, la descrizione ed elenco degli allegati consultabili e riferiti alla pratica);
• la possibilità che il Responsabile del procedimento di pubblicazione autorizzi la pubblicazione di atti per conto di enti esterni.

Viene altresì descritto un percorso-tipo che le pubbliche amministrazioni devono seguire nella predisposizione dell’albo on line, che parte dall’analisi dell’esistente in termini di risorse umane e strumentali fino ad arrivare ai contenuti minimi degli accordi/contratti regolanti l’affidamento del servizio di pubblicazione a un’associazione di enti o a una società privata.

La Guida realizzata da DigitPA lascia però alle amministrazioni la decisione riguardante il grado di fruibilità del documento informatico da pubblicare, ossia se questo potrà essere stampato dai visitatori e in che modo (se in tutto o in parte).

Alla luce di quanto sinteticamente esposto non si può negare come il documento elaborato da DigitPA contenga delle istruzioni operative utili per le pubbliche amministrazioni, obbligate a dare attuazione ai precetti di cui alla l. n. 69/2009 senza però avere gli strumenti concreti per farlo. È altrettanto indubbio, però, come non si possa comunque prescindere da un “aiuto” più sistematico e organico, quale solo delle regole tecniche emanate con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono offrire. Basta consultare la proposta di decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri avanzata dal gruppo di lavoro incaricato da ANORC (Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione Digitale) e consultabile sul sito www.anorc.it, la quale, seppur priva di efficacia vincolante, offre un aiuto valido per la concreta realizzazione dell’albo pretorio on line, per notare come sia indispensabile fornire delle regole precise, articolate e logicamente strutturate alle pubbliche amministrazioni per permettere loro di avere gli strumenti necessari per operare correttamente la pubblicazione on line dei documenti.

Grazie a questo vademecum la strada che le pubbliche amministrazioni devono percorrere per la corretta esecuzione dell’albo pretorio on line sarà sicuramente più illuminata e meno insidiosa, ma ugualmente ancora bisognosa di “interventi strutturali”.