La digitalizzazione nei piccoli comuni non è solo questione di CAD

In Italia i piccoli comuni sono oltre 5000. Tra nuovi oneri e endemiche ristrettezze di bilancio, anche per loro si apre il nuovo CAD. “Il nuovo CAD per i piccoli comuni è una opportunità a 3 O” sostiene Carla Bue, Segretario comunale in sette dei comuni della Comunità Montana dell’Alta Langa, spiegando che si tratta di una “opportunità di riorganizzazione ordinamentale, organizzativa ed operativa” soprattutto in contesto di gestione associata. E che, a quanto pare, apre spazi vitali di risparmio economico e umano. L’abbiamo intervistata per  approfondire il contesto e i risultati di un  progetto che, partendo dall’esigenza di gestione associata dei servizi finanziari, tributari e amministrativi, ha saputo fare di necessità virtù cavalcando la transizione verso l’amministrazione digitale.

Si presenta brevemente?
Sono Carla Bue, avvocato e Segretario comunale in 7 dei 43 comuni della Comunità montana Alta Langa, il più grande dei quali non arriva a 1000 abitanti. Ho un rapporto di consulenza con la Comunità montana.

In cosa consiste il progetto “La digitalizzazione e la rete: il percorso condiviso di un territorio”?
Il progetto, di cui sono referente, riguarda tutti i 43 comuni della Comunità montana Alta Langa, con una forza e una penetrazione diversa in ogni singolo Comune La prima cosa da precisare è che l’obiettivo del progetto non è la digitalizzazione ma la gestione efficace dei servizi. La digitalizzazione richiesta dal CAD è arrivata come un’opportunità per raggiungere al meglio il  risultato che avevamo prefissato. Diciamo che il CAD è caduto proprio "a fagiolo". Abbiamo avviato il progetto per rispondere a due esigenze: una di natura giuridica, ovvero adeguarci agli obblighi di gestione associata dei servizi, sfruttando gli incentivi della Regione, l’altra di natura organizzativa, ovvero superare i limiti che derivano dall’essere dei Comuni micro. Dunque, quello che stiamo facendo attraverso il  progetto è superare i limiti strutturali dei nostri enti usando gli strumenti di innovazione digitale nella gestione associata di una serie di servizi, di cui il primo è stato il servizio finanziario associato, poi seguito dai servizi tributari e dai servizi amministrativi.

Ci fa l’esempio di un servizio in gestione associata riorganizzato attraverso l’innovazione digitale?
Sicuramente il servizio finanziario è a un buon punto di maturazione e dovendo fare un esempio userei proprio questo. Il servizio finanziario è partito nel 2005, con l’idea di creare una piattaforma comune tra tutti gli enti che hanno aderito alla gestione associata. In primo luogo si è partiti con una rete giuridica, nel senso che abbiamo fatto un lavoro di omogeneizzazione sia delle procedure contabili sia dell’intero assetto regolamentare. Il secondo passo è stato l’adozione dello stesso software, accentrando la gestione del servizio presso la Comunità montana, adottando così la gestione in remoto. Senza avere il ragioniere che vaga di collina in collina, con una esperienza a livello regionale unica, abbiamo fatto sì che la gestione di tutto quanto attiene allo stipendio e alle buste paga viaggi  praticamente in rete.

Cosa succede in pratica?
Il Comune comunica quali sono le necessità contabili, viene fatta l’elaborazione centralizzata, così che all’ente, tramite il software specifico, vengano inviati direttamente tutti i mandati e tutte le riversali, insieme a tutti i riepiloghi contabili, la modulistica per i pagamenti, i tributi, le competenze, i trattamenti previdenziali. A quel punto l’ente, con un semplice clic, ha l’elaborazione  finale, cosa che prima richiedeva più giornate di lavoro e l’impiego di risorse umane preposte. Vorrei sottolineare che si tratta di un doppio risparmio. In primo luogo, tramite l’affidamento centralizzato alla Comunità montana, c’è un immediato risparmio economico di oltre il 50%; in secondo luogo c’è quello che a me piace chiamare risparmio umano, di notevole impatto organizzativo se si pensa che, a livello amministrativo,  i nostri enti hanno una dotazione media di una persona.

Cosa intende esattamente per risparmio umano?
Il risparmio umano è una tematica a cui io tengo moltissimo proprio perché di risorse umane ne abbiamo poche e riuscire a far fronte a tutti i nuovi adempimenti che negli ultimi anni ci sono stati catapultati addosso … non è cosa semplice. Per noi il risparmio umano è importante tanto quanto il risparmio economico, se non di più,  perché spesso per Comuni come i nostri la questione è  riuscire a fare tutto con una unica persona. Il risparmio umano allora è un modo per liberare risorse su altro, sulle nuove cose che, non dico mensilmente, ma annualmente ci ritroviamo a dover portare avanti. Ed è anche un modo per non sentirsi indietro. Per spiegare meglio, vorrei fare una piccola digressione, prendendo l’esempio caldo  dell’albo pretorio on line, su cui probabilmente andrò controcorrente…

Mi sembra un esempio interessante. Apparentemente l’albo pretorio on line ha sollevato non poche difficoltà nei piccoli Comuni…
Questo è un argomento che un po’ mi fa arrabbiare. Dopo qualche giorno dall’entrata in vigore dell’obbligo, lessi sui giornali che oltre la metà dei Comuni non era pronta e attiva sull’argomento e lessi anche, con molta amarezza, l’articolo del presidente dell’Associazione Nazionale Piccoli Comuni – ANPCI che proponeva la lettura che sentiamo troppo spesso: siamo piccoli, non siamo capaci, non abbiamo risorse, dovere toglierci questo obbligo perché non siamo in grado. Mi arrabbiai moltissimo perché nella maggior parte dei nostri Comuni noi abbiamo avviato una sperimentazione già a partire da luglio dello scorso anno per “abituarci” a lavorare con l’albo pretorio on line e siamo stati in grado di avviare la fase sperimentale pur mantenendo la pubblicazione cartacea (che ancora oggi manteniamo vista l’alta percentuale di cittadinanza ultrasessantacinquenne che potrebbe essere esclusa da questa trasparenza così avanzata). Se avessimo continuato a svolgere tutte le precedenti mansioni, impiegando lo stesso tempo, non avremmo avuto modo né tempo di dedicarci a queste sperimentazioni. Questo per rendere chiaro con un esempio come di fatto sia innanzitutto una questione di approccio all’innovazione digitale e come, nel nostro caso, abbiamo reso funzionante l’equazione digitalizzazione = risparmio economico = recupero di efficienza = recupero di risorse umane.

Quali sono le principali criticità per un piccolo Comune in fase di adeguamento al CAD?
Dato per scontato che c’è connettività adeguata, sono due i punti critici, uno di natura organizzativa, uno di natura operativa. Innanzittuto per una piena attuazione occorre che ci sia anche un investimento strutturale, cioè che si possa disporre dell’hardware e del software adeguato a supportare il cambiamento, perché la sola buona volontà non basta. In pratica occorre sensibilizzare le nostre amministrazioni a mettere a bilancio gli adeguamenti strutturali interni. Dal punto di vista operativo, la criticità maggiore è nella formazione del personale. Noi stiamo facendo praticamente un “fai da te”, tanto che io personalmente sono arrivata a scrivere un manuale, frutto di riflessioni fatte sul campo, chiedendomi: che cosa deve cambiare nei miei comuni perché ciascuno possa  diventare il comune che viene disegnato dal CAD?

Cosa intende per formazione “fai da te”?
Intendo che giorno per giorno dobbiamo imparare a usare nuovi modi di lavorare, dal mandare le letterine con la firma digitale al creare e mettere in uso un nuovo sistema di archiviazione.  Finora non c’è stato dall’alto nessuno a dirci come fare nel concreto, come integrare la componente tecnologica nei processi organizzativi. Così come non c’è nessuno che ci dia indicazioni chiare su una questione avvertita con molta urgenza dai dipendenti pubblici, e cioè come considerare questa nuova “operatività” richiesta dal CAD nella valutazione della prestazione individuale. Oggi abbiamo ancora  molte dichiarazioni di principio condivisibili e importanti, ma la nostra  esigenza di tradurre nel concreto, chiedendo che “cosa dobbiamo fare per” rimane sostanzialmente senza risposta. Questo ci ha portato ad impostare un lavoro che per noi ha portato delle risposte utili e che ora sto traducendo in una pubblicazione a beneficio di tutti.

Quale è stata la reazione dei dipendenti a questa formazione che li accompagna verso una nuova professionalità?
La reazione non è stata univoca. Va considerato che i nostri collaboratori sono sostanzialmente dei tuttologi e una delle maggiori preoccupazioni che li attanaglia è proprio quella di perdersi qualcosa, di non arrivare a tempo a qualche adempimento, di non essere pronti per qualche attività. Nel mio caso ho trovato molto entusiasmo, molta partecipazione e collaborazione. Sentirsi parte di un progetto innovativo è stato molto gratificante.  La cosa da chiarire a noi stessi è che, per chi lavora nei piccoli Comuni, il CAD è un’opportunità per lavorare meglio. Non è qualcosa che noi subiamo come tantissime altre cose, ma è un cambiamento epocale che per noi diventa opportunità di comunicare tra noi, di avere un rapporto diverso con i nostri utenti, di riuscire a “servirli” meglio. Ci permette di usare l’immaterialità della digitalizzazione per superare le criticità date dalla materialità della piccola dimensione, attraverso quella che io chiamo la formula delle tre “O”, cioè la riorganizzazione ordinamentale, organizzativa ed operativa,  “Piccolo è bello”… credo che nel nostro caso sia molto pertinente