La PA e la tecnologia: racconto fenomenologico a partire dal vissuto dei suoi utenti

Ma gli impiegati pubblici il PC lo usano davvero? Non è una provocazione bensì l’interrogativo di fondo di una estesa indagine che ha coinvolto oltre 600 dipendenti pubblici con l’obiettivo di comprendere se le tecnologie stanno davvero cambiando il modo di lavorare nella PA. Promossa dalla Camera di Commercio di Roma in collaborazione con FORUM PA, l’indagine realizzata da GPF, ha analizzato l’uso quotidiano delle tecnologie nella PA, al confronto con quanto avviene nel privato. Forse capita ancora di vedere qualche impiegato che digita con un dito, cercando a una a una le lettere sulla tastiera, ma nel complesso la PA ha fortemente interiorizzato le tecnologie e ne utilizza appieno il potenziale di miglioramento del lavoro e della produttività.

I dati rivelano un grado di alfabetizzazione informatica e di digitalizzazione dei processi avanzato, sostanzialmente in linea con quanto avviene nel settore privato che, quindi, non è più l’avanguardia irraggiungibile dell’innovazione tecnologica come poteva esserlo qualche anno fa.

La PA, quindi, è passata dalla “scrivania al desktop”: la digitalizzazione sempre più pervasiva e massiccia del workflow è un primo dato oggettivo di cambiamento delle pratiche lavorative con l’86% dei lavoratori pubblici che dipendono dal PC per lo svolgimento delle proprie mansioni rispetto al 84% dei lavoratori del settore privato. Internet ed e-mail sono mondi familiari anche se qui sono più forti le distanze con il privato: Internet, inteso come navigazione, è uno strumento di lavoro per il 78% degli impiegati del settore privato e per il 68% degli impiegati del settore pubblico. L’e-mail è usata nell’ambiente di lavoro dall’85% degli impiegati del settore privato rispetto al 76,7% del pubblico impiego. Meno accentuati i divari nell’utilizzo personale di internet ed e-mail, mentre è significativamente più elevata la conoscenza della PEC (Posta Elettronica Certificata) da parte dei dipendenti pubblici che la considerano uno strumento importante di semplificazione (55,6%).

Ma, anche se la transizione dalla carta al bit sta avvenendo con rapidità e intensità nella PA, l’indagine svela delle frizioni, dovute in parte a resistenze culturali, in parte a distorsioni organizzative. Nella PA, anche se abitualmente i documenti vengono lavorati i maniera informatica (nascono digitali), accade sovente che vengano fatti circolare in maniera cartacea. Per il 70% degli impiegati pubblici quasi sempre i documenti su cui lavorano sono copie o stampe cartacee di documenti disponibili in file. Nel privato questa situazione è tipica per il 50% degli impiegati.

Il cambiamento in atto nella Pubblica Amministrazione dipende in larga misura dall’afflusso di risorse umane preparate ad accogliere i cambiamenti procedurali richiesti dalle nuove tecnologie. E’ il ricambio generazionale il fattore più importante per il processo di apertura alla digitalizzazione nella PA, con l’ingresso di individui già alfabetizzati alla tecnologia nella propria sfera personale prima ancora che nel lavoro.

A fianco di sacche ancora refrattarie all’innovazione tecnologica – i “diffidenti”- guadagnano sempre più terreno all’interno della pubblica amministrazione risorse umane sedotte dalle tecnologie e capaci di interpretare la digitalizzazione in atto con convinzione e proattività.

C’è, quindi, una spinta all’innovazione dal basso da parte di impiegati che vorrebbero spingere la digitalizzazione ancora più in là e che sfatano stereotipi antichi. A questo però fa spesso riscontro una cultura amministrativa che frena il cambiamento. Se a livello personale, individuale, gli impiegati pubblici non sono figli di un dio minore rispetto al privato, ed anzi hanno un potenziale di entusiasmo nell’approccio alle tecnologie superiore ai colleghi del privato che facilita la penetrazione delle innovazioni, a livello organizzativo si scontrano con una cultura ancorata a bizantinismi burocratici che non consentono alla digitalizzazione di tradursi in effettiva semplificazione e snellimento dei processi.

Un ulteriore paradosso generato da questo “strabismo” della Pubblica Amministrazione è uno scarto tra vita lavorativa e vita personale. Proprio le tecnologie hanno, nel privato, contribuito a rendere le persone più aperte e capaci di raccogliere gli stimoli esterni offerti dalla rete in ufficio si chiede loro di “tornare indietro” e rinunciare alle istanze di velocità, flessibilità, pragmatismo che la tecnologia ha insegnato loro !

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