La pianificazione degli acquisti nel nuovo Codice degli Appalti: le novità da sapere

La pianificazione degli acquisti è la funzione che consente alle organizzazioni di analizzare i propri fabbisogni e pianificare le richieste d’acquisto ai fornitori. La procedura assume un’importanza fondamentale quando i tempi di approvvigionamento sono variabili e lunghi. Infatti, ove applicabile, una quantità eccessiva di scorte rispetto al fabbisogno comporta l’immobilizzazione di capitale circolante, mentre una quantità ridotta può portare all’impossibilità di soddisfare le richieste dei clienti.

Una gestione della pianificazione degli acquisti che sia efficace deve consentire all’organizzazione di operare con efficienza, tempestività e flessibilità governando gli approvvigionamenti di qualunque natura essi siano: materiali, lavori e servizi.

Il Decreto Legislativo n. 50 del 19 aprile 2016 (nuovo codice degli appalti e delle concessioni) contiene profonde innovazioni in tema di programmazione di forniture e servizi per la Pubblica Amministrazione che superano quelle già introdotte dalla legge di stabilità 208/2015, e che si sovrappongono con l’abrogazione (progressiva) delle previsioni contenute nel regolamento attuativo (art. 271) in cui, il legislatore, prevede solo una semplice facoltà delle amministrazione di predisporre un programma di acquisti.

Infatti, nel testo del nuovo codice, l’articolo 21 (Programma delle acquisizioni delle stazioni appaltanti) introduce la questione della programmazione, sia in tema di lavori sia di acquisti di beni e servizi. In particolare, al settore dei beni/servizi, risultano specificatamente dedicati il comma 1, ed i commi dal 6 al 9.

La circostanza che la programmazione degli acquisti risulterà obbligatoria, per effetto del nuovo codice e a differenza di quanto previsto dalla legge di stabilità 2015, a prescindere dagli importi complessivi degli acquisti, emerge con evidenza dal comma 6 dell’articolo 21 e ciò è ben delineato in vari articoli apparsi sin dalle settimane immediatamente antecedenti la pubblicazione del nuovo codice.

A prescindere dal valore complessivo delle acquisizioni, nel programma (compresi gli aggiornamenti) dovranno essere inseriti gli acquisti di importo pari o superiore ai 40 mila euro, che poi rappresentano anche la soglia massima di acquisto dei Comuni non capoluogo che sono Stazioni Appaltanti non qualificate.

La norma prevede anche specifici obblighi di comunicazione: le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a comunicare, entro il mese di ottobre, l’elenco delle acquisizioni di forniture e servizi d’importo superiore al 1 milione di euro che prevedono di inserire nella programmazione biennale al Tavolo tecnico dei soggetti di cui all’articolo 9, comma 2, del decreto legge 24.4.2014, n. 66, convertito, con modificazioni, dalla legge 23.6.2014, n. 89, che li utilizza ai fini dello svolgimento dei compiti e delle attività ad esso attribuiti.

Così come il programma triennale dei lavori pubblici, anche il programma degli acquisti di beni e servizi è soggetto a specifica pubblicazione. In particolare, anche per questa programmazione, al comma 7 dell’articolo 21 del nuovo codice, si prevede la pubblicazione:

• sul profilo del committente (ovvero la Stazione Appaltante);
• sul sito informatico del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti;
• sul sito informatico dell’Osservatorio.

Tali pubblicazioni possono avvenire “anche tramite i sistemi informatizzati delle regioni e delle provincie autonome di cui all’articolo 29, comma 4”.

Gli atti dovranno essere anche pubblicati sul sito del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti e sulla piattaforma digitale istituita presso l’Autorità Nazionale Anti Corruzione, anche tramite i sistemi informatizzati delle sezioni regionali e le piattaforme regionali di e-Procurement interconnesse tramite cooperazione applicativa (comma 2 dell’articolo 29). Si prevede, inoltre (comma 1, secondo periodo, articolo 29) che siano altresì pubblicati, nei successivi due giorni gli elenchi:

• dei concorrenti esclusi dalla procedura;
• di quelli ammessi;
• degli appaltatori ammessi anche con documentazione non considerata riservata;
• della commissione giudicatrice con i curricula dei suoi componenti.

Appare dunque evidente, in questo scenario, l’opportunità per le Pubbliche Amministrazioni di supportare una così articolata necessità di informazione e comunicazione. Esistono strumenti per aggregare la domanda e pianificare gli acquisti ai fini di avere tutte le informazioni secondo quanto previsto dalla normativa.

Ad esempio Pro-Q permette di aggregare la domanda di acquisto contribuendo alla composizione del piano previsto dalla normativa. Inoltre gestisce anche la fase di pianificazione delle gare e di tutti gli adempimenti pre e post gara, determinati dalla normativa o da procedure interne alla Stazione Appaltante.

Grazie al software è possibile comporre una gara e generare automaticamente le date da rispettare per i relativi adempimenti, diversi in base alla tipologia di gara e alle procedure della Stazione Appaltante. Si possono prevedere sia adempimenti legati alla normativa (ad es. pubblicazioni sui quotidiani), sia eventi legati a processi interni (ad es. richiesta del parere legale prima della pubblicazione del bando).

Pro-Q genera e propone l’elenco degli adempimenti relativi per la specifica procedura e propone, per ognuno di essi, una data presunta che diventa effettiva nel momento in cui la pianificazione viene approvata dal Responsabile Acquisti. In ogni momento è possibile variare le date, previa autorizzazione, e ricalcolare di conseguenza tutte le scadenze.

Una volta confermate le date, il sistema genera in automatico gli impegni e li visualizza nel calendario dei buyer coinvolti per evitare che non vengano rispettate le scadenze fissate. In ogni momento il Responsabile Acquisti può visualizzare gli adempimenti per buyer e/o per gara, in modo da verificare i carichi di lavoro attuali e futuri e poter pianificare le attività sulla base dell’impegno di ciascuna risorsa.

Una volta realizzati tutti gli adempimenti necessari, la gara pianificata viene pubblicata e trasformata in gara attiva, senza bisogno di dover inserire nuovamente tutti i dati. Inoltre, grazie all’integrazione con il gestionale, la Stazione Appaltante può pianificare le date in base alle scadenze dei contratti in essere ed evitare di trovarsi sprovvista di beni, servizi o lavori nel momento di necessità.

Al di là degli obblighi di legge, la pianificazione degli acquisti è uno strumento indispensabile per agevolare le attività di acquisto delle Stazioni Appaltanti e per garantire una gestione intelligente della spesa pubblica.