La Piattaforma Digitale Nazionale Dati e l’evoluzione dell’archivio documentale

I prossimi anni saranno decisivi per il completamento della digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e dei servizi che eroga ai cittadini e alle imprese. Merito di una felice e non casuale congiuntura normativa che a livello nazionale vede protagonisti il Piano Triennale per l’informatica promulgato da AgID e il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR), e a livello continentale segue il solco tracciato dal Digital Compass 2030.

Un processo a cui abbiamo contribuito fin dall’inizio, più di venti anni fa, e che, una volta realizzato in ogni sua parte, permetterà a cittadini e imprese non solo di usufruire digitalmente di tutti i servizi fino a oggi resi disponibili dalla Amministrazioni centrali e locali solo in modalità analogica, ma anche di accedere a tutti quelli che verranno sviluppati in futuro grazie proprio alla completa digitalizzazione della PA.

PNRR e digitalizzazione della PA

La riforma della Pubblica Amministrazione è considerata nel PNRR una cosiddetta riforma orizzontale, è cioè trasversale a tutte e sei le Missioni previste dal Piano, in virtù dell’impatto positivo su equità, efficienza, competitività e clima economico del Paese.

Due distinte componenti della Missione 1, relativa a Digitalizzazione, Innovazione, Competitività, Cultura e Turismo, saranno importanti per noi.

Nella Componente 1 il PNRR “si propone di sviluppare l’offerta integrata e armonizzata di servizi digitali all’avanguardia orientati a cittadini, residenti e imprese, permettendo così all’Italia di realizzare l’ambizione europea del Digital Compass 2030, quando tutti i servizi pubblici chiave saranno disponibili online”. I principali a cui la componente fa riferimento sono: l’Identità digitale (SPID, IO), i pagamenti digitali tra cittadini e Pubblica Amministrazione (PagoPA), e le notifiche, da garantire tramite la creazione della nuova Piattaforma unica di notifiche digitali “per comunicare efficacemente con cittadini e imprese garantendo la validità legale degli atti.”

Al tempo stesso, nella Componente 3 della Missione 1, l’investimento relativo a Strategia digitale e piattaforme per il patrimonio culturale – perché tecnicamente tutti gli archivi sono beni culturali -, prevede 556 milioni di euro destinati proprio alla realizzazione di “una infrastruttura digitale nazionale [che] raccoglierà, integrerà e conserverà le risorse digitali, rendendole disponibili per la fruizione pubblica attraverso piattaforme dedicate”.

Una piattaforma per uscire dalla logica a silos

Si tratta della Piattaforma Digitale Nazionale Dati (PDND), che ha il fondamentale compito di garantire l’interoperabilità dei dati pubblici, permettendo così agli enti di erogare servizi in modo più veloce ed efficace.

Per fornire servizi digitali a cittadini e imprese, infatti, gli enti devono scambiarsi informazioni in modo efficiente e sicuro e la creazione di una piattaforma unica nesemplifica lo scambio permettendo ai diversi attori di accedere anche ai dati raccolti e archiviati da altre Amministrazioni.

Si uscirà, quindi, finalmente dalla logica a silos con cui è stata organizzata finora la gestione di dati e documenti da parte della PA – in cui le informazioni sono conservate in contenitori stagni benché tutti appartenenti al settore pubblico – e si lavorerà per sostituirla con una logica di processo.

Il cittadino al centro, once only

Dal punto di vista del cittadino, che è sempre l’origine e il fine ultimo di chi si occupa di Public Sector, un’Amministrazione così trasformata agevolerà non poco la vita. La digitalizzazione dei procedimenti voluta espressamente dal PNRR ha, infatti, come conseguenza l’affermazione del principio noto come once only: i cittadini e le imprese non dovranno più fornire le informazioni di cui la PA è già in possesso, di qualunque Ente si tratti. Il record dei rapporti tra utente e Pubblica Amministrazione, quale che sia, avverrà una volta, per sempre. La registrazione del dato resterà infatti disponibile ovunque e in modo permanente e non sarà mai necessario richiederne la duplicazione. Un vantaggio notevole in termini di semplificazione dell’esperienza utente e dei processi amministrativi.

Il nuovo Archivio Unico, scatola nera dell’Amministrazione

L’elemento di grande novità e di rottura rispetto al passato è che la PDND sposta l’enfasi dal tema della conservazione e archiviazione dei documenti al tema delle relazioni tra i documenti e delle relazioni tra i documenti e i dati. Cosa comporta questo cambio di logica per gli archivi documentali? Questi spariranno, insieme al protocollo e ai fascicoli, lasciando quindi il posto solamente ai dati?

In realtà gli archivi documentali non sono destinati all’estinzione ma a una profonda evoluzione. Ogni Amministrazione, centrale e locale, dovrà far evolvere il proprio archivio documentale digitale: questo non dovrà più essere concepito come un mero adempimento o dispositivo burocratico delle comunicazioni, ma diventerà l’indispensabile strumento in grado di garantire certezza, conservabilità a lungo termine e autenticità non solo al documento in quanto tale ma anche a forme documentali che di fatto contengono dati. Non parliamo qui, di dati operativi, ovviamente, ma di quelle informazioni fondamentali che hanno caratterizzato il momento decisionale dell’Amministrazione o la volontà da parte del cittadino di eseguire una transazione con la PA.

Le funzioni dell’archivio devono poi essere messe a disposizione – tramite la pubblicazione delle API nel catalogo appositamente approntato per la PDND – di tutti i sistemi informativi dedicati alla realizzazione di servizi e allo svolgimento di processi, costituendo per questi anche un presidio di certezza e legalità. L’archivio diventa così la scatola nera della Pubblica Amministrazione.

Archiving by design

Ogni Amministrazione dovrà, quindi, dotarsi di un Archivio Unico verso il quale tutti i sistemi e le applicazioni verticali dovranno interfacciarsi. Le condizioni per trasformare il sistema degli archivi esistenti in un nuovo Archivio Unico sono indubbiamente di natura tecnica, ma sono anche e soprattutto di tipo organizzativo e strategico.

Realizzare l’Archivio Unico implica adottare un metodo nuovo e intervenire nei processi e nei cicli di progettazione degli applicativi.

L’Amministrazione dovrà emanare delle direttive con cui mettere in moto interventi di tipo evolutivo sulla quasi totalità dei sistemi software esistenti all’interno dell’Ente. È una trasformazione necessaria affinché qualsiasi record da registrare sia ufficializzato solo ed esclusivamente attraverso l’Archivio Unico.

La nuova logica implica l’uso di una nuova filosofia e di un nuovo approccio: è il cosiddetto archiving by design secondo cui l’accessibilità a lungo termine delle informazioni ufficiali gestite dall’Amministrazione deve essere presa in considerazione fin dalla fase di progettazione del sistema informativo e degli specifici verticali che su esso potranno essere sviluppati.

Nessun luogo è lontano

L’enfasi sui dati indicata nella PDND si traduce anche in un nuovo ruolo del territorio, in cui la relazione tra le aree urbane, spesso più digitalizzate, e quelle rurali, dove è tradizionalmente complicato accedere a servizi pubblici più digitali, raggiunge un nuovo equilibrio.

Tutto il territorio diventa parte integrante, anzi integrata, dell’ecosistema informativo perché è lì che vengono registrati e risiedono i dati dei cittadini e delle imprese. In questo senso ogni area diventa centrale, o meglio viene a cadere la distinzione a cui eravamo legati tra centro e periferia.

Gli Archivi Unici delle Amministrazioni potranno essere anche federati tra loro offrendo forme di aggregazione documentale cross-ente che consentiranno istruttorie qualitativamente migliori e infinitamente più efficienti rispetto al passato. Il tutto nel rispetto dei fondamentali principi archivistici e della accessibilità a lungo termine.

Un passo importante che ci aiuterà, davvero, ad annullare le distanze e a migliorare le nostre esperienze.