Laives comune virtuale

Uno sportello virtuale per il dialogo con cittadini
Un unico sportello dove è possibile inoltrare richieste, presentare e ritirare la documentazione, ottenere informazioni, iscriversi alle attività comunali, richiedere contributi, e così via. È questo il nuovo punto di riferimento dei cittadini del Comune di Laives, che potranno accedere ai servizi in modo più semplice e veloce, direttamente dal sito internet www.comune.laives.bz.it. Il sistema centralizzato e informatizzato del Comune è stato sviluppato attraverso il software Archiflow, con l’impiego di Koinè, la nuova procedura informatizzata di Siav per lo sportello unico delle Pubbliche amministrazioni. Permetterà al singolo utente di presentare le richieste online e di seguire in tempo reale, sempre da casa, l’iter delle pratiche.
 

Alla base di tutto il protocollo informatico
Gli obiettivi di partenza del progetto "Laives comune virtuale" sono stati l’introduzione di un sistema di protocollo informatico adeguato alla vigente normativa, di un sistema di gestione elettronica dei documenti esteso a tutti gli uffici e la realizzazione dello sportello del cittadino. Il protocollo informatico funziona a regime dallo scorso marzo: tutti i documenti in arrivo e in partenza dal Comune sono protocollati e scannerizzati in modo da essere sempre immediatamente reperibili. Dal mese di luglio tutti gli uffici e le strutture amministrative del Comune sono state dotate del sistema di gestione elettronica dei documenti. In questo modo, qualsiasi documento creato dagli uffici comunali può essere gestito in formato elettronico senza dover essere stampato.
Questo processo ha portato all’inaugurazione dello sportello del cittadino, una infrastruttura informatica affiancata da un servizio di sportello "fisico" al quale i cittadini che hanno poca dimestichezza con il mondo digitale possono ancora rivolgersi. In ogni caso, tutte le pratiche – presentate online o in modo tradizionale allo sportello – sono trattate nella stessa maniera, cioè con un processo del tutto automatizzato. Ogni cittadino può accedere a un’area riservata dalla homepage del comune e controllare lo stato della propria pratica. Sarà comunque la stessa amministrazione ad avvisare il cittadino, quando necessario, sulle pratiche in essere tramite Sms e posta elettronica.

I servizi abilitati
Nella fase iniziale sono venti i procedimenti del comune di Laives che prevedono questa modalità di gestione: 

Dopo la prima fase, lo sportello del cittadino prenderà in considerazione via via tutte le prestazioni offerte dal Comune. I procedimenti attualmente offerti dallo sportello del cittadino sono stati selezionati in base a diversi criteri. Quelli che si riferiscono a servizi che coinvolgono principalmente professionisti, in grado di sfruttare meglio il canale tecnologico per rapportarsi con l’amministrazione comunale. Lo stesso criterio è stato adottato per i servizi, come i contributi, che riguardano le associazioni. Altre prestazioni sono state scelte sia in base al significativo numero di procedimenti annui, sia in termini di aumento della qualità del servizio al cittadino.
 

"Il sistema di gestione elettronica dei documenti sta già portando alle strutture amministrative consistenti benefici, in termini di trasparenza interna, efficienza nella gestione dei documenti, accelerazione dei processi e immediatezza delle informazioni, – dice Giorgio Bertoluzza, responsabile It del Comune di Laives, che continua – Alcune attività chiave per l’amministrazione comunale sono state riviste e razionalizzate in funzione del nuovo tipo di gestione. Allo stesso modo, l’archivio cartaceo è stato riordinato in base agli stessi criteri dell’archivio informatico: oggi i due archivi, cartaceo ed elettronico, risultano sincronizzati".
Siav ha fornito il software Archiflow per il progetto realizzato in partnership con Telecom Italia, main contractor tecnologico. La gestione elettronica dei documenti si basa su Archiflow. Il sistema informativo si interfaccia al sistema principale dell’azienda e ne gestisce in modo efficace i flussi di informazione, documenti e processi. Questa soluzione permette di implementare qualunque tipo di flusso operativo aziendale, da quelli collaborativi fino ai più complessi processi approvativi.
Caratteristica fondamentale di Archiflow è la velocità e semplicità con cui vengono implementate le applicazioni, le più avanzate logiche di sicurezza, compatibili con le recenti normative in materia di tutela della privacy e i sistemi di posta elettronica più diffusi.
La struttura su cui si fonda il sistema di gestione automatizzata dei documenti e dei flussi di lavoro garantisce la massima trasparenza di ogni procedimento e consente di conseguire un elevato standard di qualità per le prestazioni e i servizi offerti dalle amministrazioni comunali. Con Archiflow i documenti e i file, in qualunque formato essi siano, possono essere integrati in maniera automatica con le procedure del sistema informativo centrale e con i sistemi di office e di posta elettronica. In rete locale, questi documenti possono essere consultati, modificati, riprodotti e inviati, consentendo una gestione controllata degli accessi, semplificando le attività e rendendo le informazioni aziendali facilmente disponibili e accessibili.
Nel caso del comune di Laives, Archiflow è stato abbinato a Koinè, il nuovo modulo per lo sportello unico del cittadino derivato dalle esperienze del Comune di Bressanone, i cui processi e servizi sono stati riprodotti e, con l’utilizzo di Koinè, messi a disposizione di qualsiasi realtà, pubblica o privata che sia. Si tratta di uno sportello unico informatizzato gestito con le più moderne tecnologie di business process management.