Lavorare sull’innovazione in maniera strategica, la lezione del Ministero degli Affari Esteri

Massimo Civitelli e Luigi Ferrari – Capo e Vice Capo del Servizio per l’Informatica, le Telecomunicazioni e la Cifra del Ministero degli Affari Esteri

Un progetto pilota, quello del VOIP al Ministero degli Affari Esteri, che ha preceduto la normativa e che ha mostrato come anche in Italia si possa lavorare su progetti di innovazione strategici nell’ottica del "learning by doing". Ne parliamo con Massimo Civitelli e Luigi Ferrari.

Partiamo con una visione d’insieme del progetto. Quali erano le condizioni di partenza e che tipo di scelte vi siete trovati a dover prendere?
L’Amministrazione si è dotata qualche anno fa di un’unica centrale telefonica in grado di gestire tutto il traffico che transita per il Ministero. Una tra le apparecchiature più performanti di tutta l’amministrazione pubblica che, come può immaginare, ha comportato anche un notevole investimento economico. Quando si sono concretizzati sia la Rete Internazionale della PA che il Sistema Pubblico di Connettività abbiamo chiesto esplicitamente al nostro fornitore di telefonia un progetto che permettesse di realizzare un servizio VOIP che funzionasse su entrambe le reti e che consentisse di salvaguardare gli investimenti pregressi. Non si trattava di una richiesta banale, abbiamo infatti dovuto individuare una soluzione per un problema che non si era mai posto prima, una funzione specifica che Nortel ha messo a punto con una attività approfondita e con l’investimento di risorse e professionalità di alto livello, oltre che in tecnologia, garantendoci un vero e proprio valore aggiunto. La specificità di questo progetto e la forte collaborazione hanno consentito a tutti, anche ai nostri fornitori, di consolidare ulteriormente un kow how ed un’expertise preziosa per la realizzazione di architetture VOIP complesse.

Oltre al fornitore di tecnologia c’è poi quello di connettività… Come è stato far dialogare attori così separati?
In effetti, quello di cui abbiamo parlato riguarda "l’hardware" del sistema (anche se la parola è usata in modo improprio). Il servizio VOIP vero e proprio, viene invece fornito dai fornitori di connettività RIPA e SPC che, oltretutto sono due RTI differenti. Si immagini quindi la difficoltà di dialogo tra tutti questi attori.

Quindi avete cercato di lavorare in modo da impostare non solo una governance dei processi interni, ma anche una sorta di governance sui fornitori?
In un certo senso si può dire di si. Ovviamente alla base di tutto ci deve essere la massima trasparenza che è anche salvaguardia degli investimenti. Agire nella piena trasparenza vuol dire, ad esempio, ridurre al minimo i rischi di contenzioso. Solo per portare un esempio della complessità che ci siamo trovati a gestire le possiamo affermare che il nostro fornitore RIPA alla fine si è aggiudicato il Lotto SPC numero "1" che, secondo il bando CNIPA, avrebbe dovuto coprire tutte le amministrazioni più estese e con più sedi a livello nazionale. Il MAE, invece, pur contando oltre 350 sedi oltre i confini italiani, ha solo 6 edifici in Italia, tutti localizzati nella capitale. È stato quindi necessario un forte lavoro di sinergia, sia con i partner tecnologici, che con il CNIPA e le altre istituzioni per accedere ad un livello di servizio e di organizzazione che fosse il più affidabile e allo stesso tempo il più semplice possibile.

Quale è dunque la situazione oggi?
Attualmente utilizzano i servizi VOIP su SPC tutte le sedi in Italia del Ministero, mentre un primo gruppo di 16 Sedi all’estero, tra cui ad esempio le Ambasciate in Vienna, Parigi, Tokyo, Londra, Pechino, Washington e le Rappresentanze Permanenti di Vienna OSCE, Bruxelles NATO, New York ONU utilizzano i servizi VOIP resi disponibili sulla RIPA. Questo numero aumenterà notevolmente nei prossimi mesi.

Perché passare al VOIP?
Innanzi tutto per un motivo di economicità, come saprà la legge Finanziaria appena varata ha valutato questo servizio così importante da introdurre delle sanzioni in termini di riduzione del budget per quelle amministrazioni che non lo adotteranno. Per quel che ci riguarda il nostro progetto è quello che ha fatto un po’ da apripista, precedendo addirittura la norma. Il progetto è stato senza dubbio importante, ma è stato il frutto di una serie di circostanze oggettive che, unite alla nostra mission istituzionale, hanno portato a valorizzare i notevoli vantaggi economici ed organizzativi possibili su un progetto come questo.

Ovviamente la maggior parte del vostro traffico telefonico è internazionale…
Esatto! Pensi solo alla nostra sede a Pechino che con gli imminenti Giochi Olimpici ha ricevuto un volume crescente di traffico che non è ancora arrivato al culmine. I Giochi Olimpici, poi, sono solo uno dei grandi eventi mondiali che avvengono ogni anno sempre più di frequente e che richiamano l’attenzione internazionale, facendo lievitare a dismisura le comunicazioni tra l’Italia e gli altri Paesi. Per questo è proprio nel Ministero degli Affari Esteri che un progetto come il VOIP può portare i maggiori benefici. Anche se le tariffe di telefonia nazionale sono ridotte ormai all’osso, infatti, per quanto riguarda le chiamate internazionali ed intercontinentali i costi sono ancora molto elevati e consentono risparmi maggiori.

Prima oltre ai vantaggi economici accennava ad un valore più alto contenuto in questo progetto. Di cosa si tratta?
Come dicevamo l’aspetto veramente cruciale non è tanto la soddisfazione per aver anticipato l’adeguamento a quanto previsto da una norma, quanto piuttosto l’aver realizzato un processo virtuoso che è stato alla base di tutto il progetto e che possiamo sintetizzare con la formula anglosassone del "learning by doing", cioè l’imparare dal fare. Abbiamo sviluppato un progetto sicuro, che offre un servizio affidabile e performante. E tutto ciò è stato possibile anche senza poter contare su risorse paragonabili a quelle disponibili per i nostri principali partner europei. Quanto fatto finora non è un episodio isolato, ma rientra in un disegno ambizioso che punta su una progettualità strategica non solo per il MAE, ma per l’insieme della Pubblica Amministrazione.

Cosa intendete per progettualità strategica?
Si dice spesso che per essere innovativa o meglio, per non restare indietro, un’organizzazione dovrebbe investire attorno al 2% del proprio budget in innovazione. Occorre, però, essere realisti e riconoscere che che tutte le amministrazioni pubbliche sono molto lontane da questo traguardo che spesso diviene poco più che un miraggio. Ciò avviene non solo per le esigenze di contenimento della spesa pubblica, ma anche per un sistema amministrativo e per una normativa di bilancio che non facilita assolutamente l’innovazione. Oggi in Italia non esiste l’innovazione ordinaria, ma solo quella straordinaria, solo il grande progetto finanziato con contributi extra-budget o con risorse in emergenza. È difficile poter contare su risorse certe per quell’innovazione costante che dovrebbe essere il motore di uno Stato efficiente. La consapevolezza del ruolo centrale dell’innovazione nella P.A. è però sempre più avvertita e ci sono segnali di maggiore attenzione da parte delle Autorità di Governo e della pubblica opinione. Ciò ci induce ad un certo ragionevole ottimismo per lo sviluppo dell’ICT quale fattore di modernizzazione della nostra Amministrazione.