Leadership diffusa e apprendimento collaborativo: le nuove frontiere del lavoro in team per la PA

È proprio quando i singoli individui interagiscono tra loro con una finalità comune che si configura quella che lo studioso francese Pierre Lévy ha contribuito a diffondere come “intelligenza collettiva”. Un comportamento emergente, la cui unità minima è data dal gruppo. Ma come si forma un gruppo? Se ne è parlato durante il webinar “Competenze digitali per sviluppare l’intelligenza collettiva”, terzo appuntamento della PRINCO ACADEMY 2024, la serie di sessioni formative organizzate da FPA e Microsoft Italia per accompagnare gli enti locali verso il lavoro ibrido.

Ed è proprio con il lavoro ibrido che è emersa l’esigenza di fare affidamento sulla collaborazione e sulla produttività, di definire caratteristiche e regole per lavorare in un team, di delocalizzare il lavoro, di ricorrere a strumenti di collaborazione in cloud. Il webinar ha offerto spunti significativi su come il lavoro ibrido stia ridefinendo le dinamiche di gruppo, rafforzando le relazioni interpersonali. Ciò viene confermato anche da un breve sondaggio lanciato nel corso dell’evento: il 38% dei partecipanti ritiene che il lavoro ibrido abbia “rafforzato i rapporti con gli altri colleghi”, mentre un altro 38% “non ha avuto nessuna influenza” e il 24% ritiene che “ha allentato i rapporti con gli altri colleghi”.

Dal ciclo di vita di un gruppo alla leadership diffusa

Laura Lapenna, Responsabile Formazione FPA, ha illustrato il modello di Tuckman che descrive le fasi del ciclo di vita di un gruppo: forming (formazione del gruppo); storming (fase del conflitto); norming (il gruppo stabilisce le regole, orientandosi verso un obiettivo finale, la produttività, che si prefigge di raggiungere nella successiva fase); performing (fase operativa); adjourning (fase di conclusione, quando i gruppi, in realtà, cessano di operare insieme).

Ma cosa caratterizza il gruppo? Il successo di un gruppo dipende principalmente da tre elementi: l’intelligenza collettiva, la comunicazione e la collaborazione. Il 51% dei partecipanti al webinar considera la motivazione un fattore prioritario; il 24% ha sottolineato l’importanza della comunicazione e un altro 24% ha valorizzato la relazione con gli altri colleghi.

Negli ultimi anni, si è diffuso il concetto di leadership diffusa, che prevede la condivisione di strumenti, formazione e autorità tra i membri di un gruppo, favorendo una cultura aziendale che valorizzi le risorse umane a livello individuale, migliori il coinvolgimento dei dipendenti e la loro identificazione con la mission aziendale.

Durante la sessione, si sono dati consigli per affrontare le sfide in maniera creativa, sottolineando l’importanza della motivazione e dell’efficacia organizzativa, e menzionando il contributo di Edward De Bono sul pensiero laterale e la creatività, nonché “La quinta disciplina” di Peter Senge sul concetto delle organizzazioni che apprendono.

Promuovere la collaborazione nel team con le tecnologie Microsoft

Come possiamo migliorare la comunicazione e promuovere un apprendimento collaborativo che unisca il nostro team, indipendentemente dalla loro ubicazione? Luciano Fonzi, Specialista delle soluzioni per il Lavoro Agile nella Sanità e nella Pubblica Amministrazione Locale di Microsoft Italia, ha illustrato gli strumenti Microsoft che facilitano nella gestione di un gruppo. Microsoft propone una suite di soluzioni che rendono indifferente se si stia lavorando in locale o in una qualsiasi altra locazione, promuovendo la formazione e la condivisione delle informazioni in modo asincrono. Tra gli strumenti chiave presentati vi sono VIVA Learning, una piattaforma di formazione accessibile direttamente da Teams che facilita la condivisione dei contenuti formativi, e Stream, che semplifica la creazione di video attraverso la registrazione dello schermo e della webcam con un semplice click. Quest’ultimo è perfettamente integrato con varie applicazioni di Microsoft 365 come outlook, powerpoint, word e onenote, permettendo di inserire video in queste piattaforme per rendere la comunicazione più efficace e coinvolgente.

Il fratello maggiore di Stream si chiama ClipChamp e non è incluso nell’Accordo Quadro Princo. È importante ricordare che tutti gli strumenti di collaboration sono disponibili nell’ambito dell’Accordo Quadro Princo (PRoduttività INdividuale e COllaboration), un accordo stipulato dall’AGID che adotta il principio del “Cloud first”. Secondo questo principio, le PA che intendono introdurre nuovi prodotti o servizi digitali nell’organizzazione devono farlo seguendo la logica del Software as a Service (SaaS).

Anche Copilot entra nella famiglia di produzione video. Sarà possibile realizzare un video sul quale l’intelligenza artificiale potrà intervenire, scegliendo i contenuti migliori, eliminando ogni indecisione e agendo anche sulla trascrizione. Tra le altre funzionalità annunciate, vi è la possibilità di aggiungere tracce audio in più lingue per migliorare l’accessibilità dei contenuti, in conformità con quanto definito nelle Linee Guida sull’accessibilità degli strumenti informatici di AgID. Copilot rappresenta una licenza aggiuntiva rispetto allo standard Princo, ma è già disponibile sul mercato.

Conclusioni

In conclusione, la library di risorse didattiche in streaming attraverso VIVA Learning si ricollega decisamente al tema dell’intelligenza collettiva. L’atto di riunirsi come gruppo per produrre documenti insieme e realizzare obiettivi simultaneamente enfatizza spesso più la capacità di collaborare in tempo reale, puntando sull’efficacia temporale e sulla produttività, mentre l’intelligenza collettiva rappresenta molto di più. Offre l’opportunità di costruire un patrimonio culturale aziendale unico, interrogabile in qualsiasi momento, che dobbiamo imparare a salvaguardare e a condividere, anche attraverso la formazione continua in azienda.

Capire come funziona Copilot sottolinea l’importanza di essere non solo dei project manager ma anche degli archivisti. Salvare il dato in modo accurato nelle cartelle appropriate e con la dovuta perizia consente all’intelligenza artificiale di operare efficacemente. La pulizia del dato diventa quindi un aspetto cruciale: spetta a noi curare maggiormente anche gli spazi dove salviamo tutti i documenti di progetto. Nel prossimo appuntamento parleremo proprio di questo, delle “Competenze digitali per la gestione e la trasmissione della conoscenza in rete”.