Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: cosa dice il Vademecum di AgID

È online il Vademecum per l’attuazione delle linee guida sui documenti informatici, pubblicato da AgID per fornire alle pubbliche amministrazioni elementi tecnici di dettaglio operativo che possano ricondurre a un’applicazione coerente e uniforme delle regole tecniche.

Vademecum per l’attuazione delle linee guida sui documenti informatici: scopo e iter di realizzazione

AgID con il fine di approfondire il contesto di applicazione delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici ha attivato nei mesi scorsi un lavoro di confronto in continuità con quanto già fatto per la redazione del modello di riferimento per i Poli di conservazione. Gli argomenti principali sono stati quelli dei metadati, della segnatura di protocollo e interoperabilità, le tematiche di conservazione digitale in particolare sul tema di conservazione di basi di dati e interoperabilità tra erogatori di servizi di conservazione.

A distanza di alcuni mesi dalla loro entrata in vigore, le progettualità di adeguamento affrontate dalle pubbliche amministrazioni, anche per mezzo dell’indispensabile coinvolgimento dei fornitori di soluzioni di gestione documentale, hanno evidenziato la richiesta di una attenta valutazione degli impatti organizzativi e valutazione dell’adeguatezza delle soluzioni applicative.

Lo scopo del vademecum è quello quindi di dare dei suggerimenti pratici e interpretativi autorevoli all’applicazione delle Linee Guida, mettendo particolare accento sugli allegati 5 e 6 delle stesse. 

Struttura e contenuti

La meta datazione

Il vademecum apre con una definizione dei ruoli e dei soggetti interessati richiamati in particolare nella meta datazione prevista per i documenti informatici e per i documenti informatici amministrativi. È anche richiamato il ruolo centrale dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) e i suoi recenti aggiornamenti nei riferimenti dei dati disponibili via web services. Rendere standard e condivisa questa meta datazione relativa ai soggetti è anche una delle componenti fondanti per l’integrazione dei servizi della Piattaforma Notifiche Digitali (PND).

La fascicolazione

Il secondo argomento del Vademecum per l’attuazione delle linee guida sui documenti informatici è quello relativo alla fascicolazione, argomento da sempre molto discusso ma che fatica a trovare attualizzazione nella conduzione di fascicoli digitali. Le Linee Guida definiscono una meta datazione ricca anche per i fascicoli amministrativi, ma ancor prima della sua applicazione è corretto ricordare le diverse tipologie di fascicolo che guidano l’organizzazione dell’archivio.

Si ricorda che il piano della fascicolazione, parte integrante del Manuale di Gestione Documentale è componente necessaria per individuare la relazione funzionale tra le voci del titolario di classificazione e il funzioni-gramma (organigramma dal punto di vista delle responsabilità funzionali amministrative) su cui individuare le competenze per la fascicolazione. Senza di questo passaggio è difficile avviare una fascicolazione digitale. È chiaro che il ruolo delle soluzioni di gestione documentale nel supportare l’utente amministrativo non solo nella fascicolazione, ma anche nella corretta individuazione della tipologia di fascicolo e sua meta datazione è fondamentale.

Sulla gestione della meta datazione sia delle componenti (singoli file) dei documenti informatici sia ancor più in quella dei fascicoli è da sottolineare l’apertura ad una gestione dinamica degli stessi durante la fase di gestione, prevedendone la generazione se richiesta dall’utente e demandando la generazione finale al momento del versamento in conservazione o al passaggio nell’archivio di deposito.

Il sigillo elettronico e l’interoperabilità applicativa di protocollo informatico

Per quanto riguarda l’applicazione dell’uso del sigillo elettronico viene evidenziata la necessità e libertà nella valutazione dell’opportunità di associare il sigillo ad una singola AOO o all’intero ente, là dove ovviamente le due informazioni non siano coincidenti. È un equilibrio tra maggiore precisione amministrativa e la gestione dei costi e delle complessità applicative sottese alla gestione di diversi sigilli da utilizzare per le diverse AOO di una stessa amministrazione pubblica.

Sempre del sigillo ne viene ricordato l’utilizzo obbligatorio nella generazione della segnatura.xml prevista per la comunicazione interoperabile dei documenti informatici amministrativi che nelle more dell’applicazione della comunicazione tra AOO tramite cooperazione applicativa, consente ancora l’utilizzo della posta elettronica certificata. L’utilizzo del sigillo nella segnatura.xml è ribadito obbligatorio indipendentemente dal canale di trasmissione utilizzato, mentre la sua verifica in ricezione è raccomandata anche quando si utilizza la posta elettronica certificata ma obbligatoria solo nella cooperazione applicativa.

Il processo di ricezione della trasmissione

Sempre sul tema dell’interoperabilità applicativa di protocollo informatico il Vademecum per l’attuazione delle linee guida sui documenti informatici prosegue richiamando il processo di ricezione della trasmissione attraverso i servizi applicativi ed evidenziando i controlli e le operazioni che devono essere eseguite in modo contestuale e atomico al fine di garantire l’efficace ricezione della trasmissione e attribuzione del suo numero di registrazione nel protocollo informatico. Il vademecum riserva ampio spazio ai chiarimenti sull’utilizzo della segnatura.xml e sulle modalità di trasmissione per via telematica e quindi ai requisiti tecnici dei servizi esposti a tal fine.

Di rilevante impatto nelle funzionalità degli applicativi di protocollo informatico e nella operatività della registrazione di protocollo in uscita è il richiamo presente nel vademecum dell’unicità del file segnatura.xml comprensivo di tutti i destinatari previsti nella trasmissione e indipendente dalle modalità stesse della trasmissione. Data l’introduzione della PND si potrebbe desumere l’obbligo di inserimento della segnatura.xml unica anche nel caso di trasmissione del documento informatico amministrativo anche attraverso la comunicazione con la PND, in particolare quando quest’ultima è destinata ai domicili digitali dei destinatari.

Relativamente alla precisazione lessicale sulla notifica di annullamento di protocollo è interessante ricordare la fortemente consigliata predisposizione di un registro particolare i cui raccogliere gli atti relativi al presupposto amministrativo per l’annullamento delle singole registrazioni di protocollo.

Il vademecum si conclude con le specifiche per il versamento in conservazione dei registri di protocollo e in particolare della loro meta dazione definendo sia un primo caso di standardizzazione per il versamento di questa diffusa tipologia documentale, sia una concreta esemplificazione dell’applicazione della meta datazione dei documenti informatici.

Conclusioni

Viste le numerose progettualità di trasformazione digitale finanziate dagli avvisi del PNRR su Strategia PA 2026 che coinvolgono le diverse pubbliche amministrazioni destinatarie, diventa centrale la valutazione da parte di queste ultime della qualità e copertura funzionale delle soluzioni di gestione documentale e protocollo informatico rispetto alla normativa e alla introduzione in modo efficace ed efficiente delle piattaforme digitali previste nell’eco sistema nazionale.