Lo stretto legame tra semplificazione amministrativa e digitalizzazione

Questo articolo è tratto dal capitolo “Trasformazione digitale” dell’Annual Report 2024 di FPA (la pubblicazione è disponibile online gratuitamente, previa registrazione

La semplificazione amministrativa, intesa come snellimento dell’attività amministrativa e riduzione degli adempimenti che ricadono su cittadini e imprese, tocca due versanti: uno interno alla singola amministrazione e alle amministrazioni nel loro complesso (per le attività istruttorie) e uno esterno, che corrisponde grosso modo alle modalità con le quali i destinatari invocano e ricevono servizi e prestazioni dalle Amministrazioni Pubbliche.

I due versanti non contribuiscono allo stesso modo alla semplificazione. Le procedure complesse, ad esempio, quelle sulle quali intervengono diversi uffici o diverse amministrazioni, possono essere semplificate agendo principalmente sulle attività che consumano più tempo e risorse, ovvero quelle istruttorie o di back-office. Le procedure che non richiedono istruttorie complesse e che si basano fondamentalmente sull’accoglimento (o meno) di una richiesta da parte dell’utente, si prestano di più a essere semplificate agendo (anche) sul front-office, facilitando l’individuazione del servizio, la compilazione della domanda, il pagamento di eventuali oneri e la ricezione della risposta.

La semplificazione amministrativa dipende solo debolmente da quella normativa: tutti gli indicatori disponibili dicono che c’è un gap enorme tra come le attività sono svolte dalle Amministrazioni Pubbliche e come potrebbero essere svolte meglio e con meno oneri per i destinatari, se solo si adottassero efficacemente strumenti e modelli già disponibili.

Quindi molte delle attività amministrative (le procedure) possono essere riorganizzate e semplificate anche senza intervenire sulla regolazione dei procedimenti, adottando modelli organizzativi e tecnologici possibili a normativa vigente e con gli strumenti attualmente in uso (a macchia di leopardo molte PA adottano virtuosamente tali strumenti e modelli).

In questo periodo storico, i due versanti della semplificazione sono indissolubilmente legati alla trasformazione digitale e il perché è presto detto:

• gran parte delle attività legate all’istruttoria e alla erogazione di servizi online sono basati su applicativi e strumenti in larga parte disponibili alle amministrazioni e peraltro previsti dal Codice dell’amministrazione digitale (sistemi di protocollo informatico, PEC, firme elettroniche, SPID, pagamenti elettronici, etc.), anche se non dovunque con lo stesso livello di maturità;
• gli strumenti principali dell’attività interna alle amministrazioni, in particolare per le procedure complesse, si basano sull’interoperabilità (e i suoi presunti sinonimi: interconnessione e apertura delle banche dati). L’interoperabilità – anch’essa possibile e normata nel CAD – prima ancora che essere un requisito tecnologico è un presupposto giuridicamente rilevante della cooperazione amministrativa in sede procedimentale, e costituisce la garanzia di completezza dell’istruttoria e dell’effettiva partecipazione al procedimento di una pluralità di soggetti sia pubblici che privati;
• gli utenti dei servizi pubblici negli anni ’90 non avevano l’esperienza diretta e quasi quotidiana delle piattaforme di e-commerce, ma ora sì: l’aspettativa nei confronti di una PA semplice non è solo legata alla riduzione di attività e oneri ritenuti inutili, ma può giovarsi di un confronto – forse impietoso – con servizi online disponibili presso i fornitori di servizi digitali come la propria banca, il supermercato di fiducia, Amazon, Netflix, ecc.;
• non è possibile tenere distinta l’attività di semplificazione dei procedimenti dalla riorganizzazione di uffici e procedure guidata e favorita dalla digitalizzazione.

Se i contorni sopra abbozzati per una definizione non libresca della semplificazione amministrativa e del suo inscindibile legame con la digitalizzazione possono essere ritenuti convincenti, vediamo come si sta agendo, quali risultati sono stati ottenuti e come proseguiremo nel breve periodo.

Innanzitutto, il panorama degli strumenti a disposizione nell’ideale cassetta degli attrezzi digitali disponibili si è notevolmente ampliato. Prima della pandemia e delle iniziative derivanti dal PNRR le Amministrazioni Pubbliche dotate di infrastrutture applicative utili a semplificare i rapporti con i propri utenti e con le altre amministrazioni erano relativamente poche.

Se un servizio – di qualunque natura – si compone di una fase di richiesta, una di istruttoria e una di risposta, per ciascuna delle tre fasi esistono – e non solo sulla carta o in un articolo del CAD – soluzioni utilizzabili e integrabili con gli altri applicativi dell’ente. Partiamo, ad esempio, dalla interoperabilità tra i sistemi informativi delle PA: uno degli strumenti troppo spesso citato come panacea e che solo raramente ha trovato attuazione. Lo strumento attualmente disponibile – la Piattaforma digitale nazionale dei dati (PDND) – per far dialogare le organizzazioni pubbliche e private soggetti con lo scopo di riutilizzare dati già disponibili annovera i seguenti aderenti:

• oltre 6.500 Comuni;
• tutte le Regioni e le Province autonome;
• oltre 670 enti pubblici;
• oltre 120 erogatori di servizi privati.

Ad esempio, il Ministero dell’Interno, che gestisce l’Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR), offre servizi a oltre 700 enti: significa che i tempi e i costi di verifica e controllo dei dati anagrafici utili per la normale attività procedimentale si sono praticamente annullati in oltre 700 enti, aumentando la qualità dei dati trattati e riducendo eventuali contenziosi. Non è proprio la semplificazione visibile che tanto piace ai comunicatori, ma è quella a maggior valore perché elimina oneri dai due lati – richiedente e Amministrazione Pubblica – e agisce sulla macchina burocratica come esempio virtuoso per altri ambiti.

Sul fronte della richiesta di un servizio, si tratta in molti casi di compilare un modulo e trasmetterlo all’amministrazione competente. Gli strumenti per accedere ai circa 20 mila servizi online offerti dalle Amministrazioni Pubbliche (centrali e territoriali) – SPID oltre 39 milioni di utenti, oltre 18 mila enti accreditati, CIE oltre 48 milioni di utenti, circa 10 mila enti accreditati – sono ormai disponibili a quasi chiunque. E per notificare l’esito di una richiesta con pieno valore legale esiste l’Indice nazionale dei domicili digitali (INAD), la piattaforma alla quale sono iscritti: tutte le amministrazioni, oltre 10 mila professionisti, 719 soggetti privati e oltre 2,5 milioni di cittadini. Utilizzando INAD si risparmiano costi e tempi di postalizzazione e di gestione della corrispondenza sia per i destinatari che per le amministrazioni.

Se gli esempi sopra riportati valgono per qualsiasi amministrazione e qualsiasi servizio, una delle iniziative più importanti attivate sul fronte della semplificazione amministrativa è legata alla digitalizzazione degli Sportelli unici delle attività produttive (SUAP), attivati in ogni comune italiano e che costituiscono il punto di contatto fra imprese e Amministrazioni Pubbliche per sbrigare tutte le pratiche relative all’avvio e alla gestione di una attività economica. Allo stato attuale qualche risultato è stato ottenuto nel front-office, ma persistono forti criticità nel funzionamento di questi sportelli, dovute principalmente alla frammentazione dei soggetti pubblici che intervengono nelle procedure e alla mancanza di interoperabilità nel back-office. Con una iniziativa del Dipartimento della funzione pubblica a valere sul PNRR, e il prezioso contributo di AgID, Invitalia e Unioncamere, ci si è concentrati principalmente sul back-office e sulla standardizzazione e digitalizzazione dei processi inter-amministrativi sottostanti le procedure gestite dai SUAP e dai SUE (sportelli unici per l’edilizia), mirando ad una piena digitalizzazione di tali procedure, secondo regole uniformi su tutto il territorio nazionale.

A seguito di un importante e lungo lavoro di assessment dei sistemi in uso presso le diverse amministrazioni, sono stati pubblicati nell’estate 2024 alcuni avvisi sulla piattaforma PA Digitale 2026 per finanziare gli adeguamenti delle soluzioni applicative SUAP delle 9 Regioni che ne sono dotate (e che servono 1.974 Comuni) e di 1.840 Comuni con proprio applicativo per un totale di 32 milioni di euro (gli oltre 4.000 – per l’esattezza 4.082 – Comuni mancanti utilizzano “Impresainungiorno”, anch’essa adeguata alle nuove specifiche a valere sul progetto del DFP), e un risultato atteso di completa interoperabilità tra tutti i SUAP nell’autunno 2025.

Per i soggetti privi di propria soluzione tecnologica ma che devono fornire pareri, asseverazioni o nulla osta alle richieste presentate presso un SUAP è stata predisposta una soluzione sussidiaria, del tipo “scrivania virtuale”, che si potrà integrare con gli applicativi dell’ente, prima di tutto il protocollo informatico, in modo da digitalizzare l’intero percorso che dal front-end SUAP raggiunge ogni altro ente responsabile di fornire una risposta alla richiesta e superando l’attuale sistema basato su PEC.