Meno carta e più valore nella PA: oggi si può

Il premio promosso da FORUM PA, in collaborazione con la Camera di Commercio di Roma, ha riscosso un grandissimo successo in termini di quantità di realizzazioni segnalate, di qualità dei progetti e di impatto nei confronti dell’efficienza nella pubblica amministrazione. Ben 235 le esperienze valutate e di queste più della metà arrivano dalle realtà locali. Ma i numeri positivi sono molti di più, e riguardano anche il risparmio: di risorse finanziarie, di carta (e quindi di emissioni di CO² ), di spedizioni e di personale.

Da sempre la gestione documentale è al centro della vita delle amministrazioni pubbliche, e la riduzione o l’abolizione delle “scartoffie” rappresenta uno dei simboli di un’amministrazione moderna e snella. Con il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) si creano le condizioni per una massiccia digitalizzazione della gestione dei documenti e della loro conservazione elettronica.
Per capire a che punto siamo FORUM PA ha indetto il premio “Meno carta, più valore”, promosso con il Patrocinio del Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione e in collaborazione con la Camera di Commercio di Roma. L’iniziativa ha riscosso un grandissimo successo sia per quantità di realizzazioni segnalate sia per la qualità delle esperienze e per l’impatto che esse hanno già portato e porteranno all’efficienza della PA.
In totale sono stati valutati 235 progetti, più della metà dei quali, 130 per l’esattezza, realizzati da realtà amministrative locali. Dei restanti, 23 sono arrivati dalla PA centrale, 30 da università e camere di commercio, 23 da imprese, 19 da aziende sanitarie.

Al di là dei vincitori, che sono stati premiati oggi a FORUM PA 2011, ecco a titolo di esempio alcune tra le esperienze candidate al Premio e particolarmente significative in termini di impatto e trasferibilità che, ove fossero generalizzate potrebbero portare a colossali risparmi di risorse finanziarie, di carta e quindi di emissioni di CO², di spedizioni, di personale.

• La regione Emilia e Romagna ha digitalizzato il BUR (che è la Gazzetta Ufficiale della regione) e solo con questa azione ha risparmiato 240 tonnellate di carta. Se tutte le Regioni facessero così, senza alcun calo di informazione né di efficacia potremmo risparmiare 4.500 tonnellate di carta, pari a oltre 7.000 tonnellate di CO2 e circa 40 milioni di euro.
• Il comune di Gattinara di meno di 10.000 abitanti (e molti altri, compreso il Comune di Roma) ha completamente digitalizzato le determine dirigenziali, risparmiando 60.000 fogli in un anno. Se tutti i comuni d’Italia facessero così, fatte le dovute proporzioni, potremmo risparmiare 350 milioni di fogli, pari a circa 3.000 tonnellate di CO2.
• Le Difesa ha cominciato a por mano all’enorme archivio delle Caserme, digitalizzandolo secondo le regole della conservazione sostitutiva prevista dal nuovo CAD. Solo in questa prima fase ha liberato 19 chilometri di archivi e pensa di liberarne entro l’anno prossimo altri 60, pari a oltre 32.000 mq
• La Provincia di Roma ha digitalizzato tutti i documenti riguardanti il bilancio delle provincia risparmiando solo con questa azione 2 milioni di fogli, che per tutte le province vorrebbe dire circa 200 milioni di fogli, pari circa 1.700 tonnellate di CO2
• Dipartimento dell’amministrazione generale, del personale e dei servizi del Ministreo dell’Economia e delle Finanze ha informatizzato completamente gli stipendi di tutti i dipendenti pubblici con un “portale stipendi” che ha fatto risparmiare 700.000 istanze cartacee (prima spedite in raccomandata a/r), 6milioni e mezzo di euro, 20 milioni di fogli di carta pari a circa 170 tonnellate di CO2
• La gestione documentale del Ministero della Giustizia (senza considerare la digitalizzazione dei tribunali)ha già permesso risparmi per più di un milione e duecentomila fogli, 850.000 spedizioni, 3 milioni e mezzo di fotocopie.
• Il Ministero della salute solo per la digitalizzazione dei provvedimenti giurisdizionali per le professioni sanitarie, ha risparmiato la spedizione di 1 milione e mezzo tra telegrammi e raccomandate.