Officialis: i vantaggi della dematerializzazione nella PA

Portare vantaggi nella pubblica amministrazione attraverso una soluzione informatica che permetta di smaterializzare i documenti cartacei, creando copie autentiche digitali conformi all’originale analogico: questo l’obiettivo raggiunto dalla società Gestione Servizi Privati srl attraverso la messa in opera di Officialis, la soluzione risultata finalista al Premio Agenda Digitale 2021, nella categoria “Imprenditorialità al servizio delle PA”, promosso dall’Osservatorio Agenda Digitale del Politecnico di Milano.

Benefici della soluzione

Officialis è il primo sistema informatico per la generazione della copia autentica digitale di un documento cartaceo, che ne assicura la validità legale e la sua efficacia anche nei confronti dei terzi in sede di giudizio. Permette la dematerializzazione di qualsiasi tipo e formato documentale e la sua sostituzione con l’equivalente documento digitale, ai sensi del Codice civile. Consapevole che la dematerializzazione delle pratiche è il futuro nella pubblica amministrazione, Gestione Servizi Privati si pone al fianco dei Comuni con degli obiettivi ben specifici: salvaguardare l’integrità dei documenti processati, garantendone la inalterabilità nel tempo, sottraendoli a perdita, deterioramento, smarrimento, illecita divulgazione e rendendoli facilmente reperibili, consultabili ed estraibili anche online.

Esigenze e soluzione implementata

La piattaforma Officialis è realizzata interamente in house dal team di sviluppo di Gestione Servizi Privati, brevettata e a marchio registrato. Si compone di un hardware e un software studiati e assemblati ad hoc per permettere un processo sicuro, veloce nel rispetto della normativa italiana (CAD e Linee guida Agid). Il processo si articola in tre fasi: scansione del documento; firma digitale del detentore dell’originale; invio in conservazione. La postazione di lavoro in cui è installata la piattaforma si basa su una tecnologia certificata che non permette la manomissione o la fraudolenta gestione del documento digitalizzato e il processo è disegnato per guidare l’operatore senza rischio di errore. La postazione può essere utilizzata unicamente per la dematerializzazione, infatti il processo è blindato e non sono consentite altre operazioni. Le tecnologie utilizzate sono: schermo Led RGB Touchscreen; elaboratore con processore i5; scanner professionale con caricatore della capacità fino a 250 fogli, in grado di gestire 150 scansioni al minuto in modalità fronte/retro, dotato di un contatore meccanico e di sensori di controllo automatici dei doppi e dell’orientamento dell’immagine; gruppo di alimentazione UPS per la continuità del sistema operativo. Sono inoltre presenti dei contatori delle lavorazioni, sia per fini statistici sia per il controllo puntuale di quanto scansionato.

Certificazioni ottenute

Officialis ha ottenuto la certificazione di Penetration Test con esito “0 criticità”; la certificazione ISO/IEC 25010 per la qualità del software da parte di Accredia, l’Ente Unico nazionale di accreditamento designato dal governo italiano, oltre la certificazione notarile di processo introdotta dal comma 1 bis dell’articolo 22 del CAD, con decreto legislativo numero 217 del 2017.

Le informazioni contenute in questo articolo sono state redatte sulla base dei materiali ufficiali di progetto utilizzati per la candidatura al Premio Agenda Digitale 2021