Perché l’archivista deve diventare un “middle manager”

Nell’articolo precedente abbiamo analizzato gli elementi di rilevanza giuridico-probatoria del protocollo informatico. Esaminiamo ora gli elementi manageriali del documento e dei flussi documentali, anche sotto il profilo dei loro legami archivistici e degli aspetti organizzativo-gestionali.

Da quest’ultimo punto di vista, il protocollo è costituito da una serie di elementi. Alcuni di questi, come vedremo, non sono previsti dalla normativa italiana. Gli elementi possono essere ripartiti in quattro tipologie:

• elementi obbligatori immodificabili;
• elementi obbligatori modificabili;
• elementi incidentali immodificabili;
• elementi accessori modificabili;

Le prime tre tipologie contengono elementi del protocollo come espressamente previsti da norme positive; l’ultima tipologia, che varia perlopiù in base al sistema informativo documentale adottato, punta al raggiungimento dell’efficienza e della trasparenza, anche sulla scorta del principio costituzionale del buon andamento e dell’imparzialità dell’azione amministrativa.

Gli elementi obbligatori immodificabili, di rilevanza giuridico-probatoria (la Registratura), sono sei. Ricordiamoli:

1. numero di protocollo;
2. data di registrazione;
3. corrispondente ( mittente per i documenti in arrivo, destinatario per i documenti in partenza);
4. oggetto;
5. numero degli allegati;
6. descrizione degli allegati.

Gli elementi obbligatori modificabili sono tre:

1. unità organizzativa responsabile del procedimento/affare/attività (UOR);
2. responsabile del procedimento amministrativo (RPA);
3. classificazione.

Gli elementi incidentali immodificabili sono tre:

1. data del documento ricevuto;
2. protocollo del documento ricevuto;
3. impronta del documento informatico.

Gli elementi accessori modificabili, definibili anche come elementi manageriali del protocollo, sono, a loro volta, suddivisibili in tre sub-tipologie [1]:

• elementi legati alla gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi;
• elementi legati alla gestione dell’archivio;
• elementi legati alla tenuta delle banche dati.

Gli elementi incidentali immodificabili, cioè la data e il numero protocollo propri del documento ricevuto e l’impronta del documento informatico, sono previsti dal DPR 445/2000, in particolare dall’art. 53, comma 1, lettere e) e f).

Gli elementi accessori modificabili legati alla gestione degli affari, delle attività e dei procedimenti amministrativi sono di norma i seguenti: date di arrivo e di partenza (espresse nel formato anno/mese/giorno, con l’anno composto da quattro cifre); ora e minuto di registrazione; estremi del provvedimento di differimento dei termini di registratura; tipo di spedizione (ordinaria, corriere, raccomandata con avviso di ricevimento, PEC, download, etc.); collegamento a documenti precedenti e susseguenti; indicazione degli allegati su supporto informatico; nominativo del destinatario di copia per conoscenza; tipologia del procedimento; termine di conclusione del procedimento amministrativo; stato e tem­pi parziali delle procedure del procedimento amministrativo; tipologia del documento amministrativo, con indicazione esplicita di quello sottratto all’accesso o con accesso differito; immagine del documento.

Gli elementi accessori modificabili legati alla gestione dell’archivio sono di norma i seguenti: classificazione del documento attraverso il titolario; oggetto del fascicolo, data di istruzione del fascicolo; numero di repertorio del fascicolo o dell’aggregazione documentale; numero del sottofascicolo; numero dell’inserto; data di chiusura del fascicolo; codice personalizzato di riconoscimento del fascicolo e/o del documento; tipologia del documento con l’indicazione dei termini di conservazione e di scarto; scadenzario.

Gli elementi accessori modificabili legati alla gestione delle banche dati sono di norma i seguenti: ulteriori informazioni sul mittente (eventuale ragione sociale completa, maschio/femmina, etc.); indirizzo completo del mittente (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato, PEC); ulteriori informazioni sul destinatario (eventuale ragione sociale completa, maschio/femmina, etc.); indirizzo completo del de­stinatario (via, numero civico, c.a.p., città, provincia, stato, PEC); numero di matricola (se dipendente o altra persona fisica o giuridica); codice fiscale; partita iva; recapito telefonico, etc.

L’archivista come middle manager

Già dalla sola analisi della mole e della qualità delle informazioni connesse a questi elementi, emerge la funzione dell’archivista come middle manager. Ci sono, infatti, per le tre aree (1. Gestione dell’archivio; 2. Tenuta delle banche dati; 3. Gestione dei procedimenti) normative peculiari. Ad esempio, per la gestione dell’archivio, il riferimento principale è al DPR 28 dicembre 2000, n. 445, ma anche a tutta la recentissima normativa tecnica, contenuta nei due DPCM 3 dicembre 2013 e nel DPCM 13 novembre 2014. Per le banche dati, la norma principale è contenuta nel D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, ma anche nei numerosi provvedimenti del Garante privacy sulla gestione dei dati da parte delle amministrazioni pubbliche, soprattutto con riferimento alla protezione dei dati contenuti nelle registrazioni, alla pubblicità legale on-line o alla diffusione tramite i siti web (la cd. pubblicità notiziale). Infine, il riferimento principale ai procedimenti resta confermato nella legge 7 agosto 1990, n. 241, ma anche nel D.Lgs. 33/2013 e, più recentemente, nella legge 124/2015.

Nel mondo anglosassone, infatti, la figura dell’archivista è suddivisa in due professionalità principali e integrate. L’archivista, che si occupa prevalentemente dell’archivio storico, assieme alla tutela e alla valorizzazione dei beni conservati; il records manager, più orientato alla fase corrente, cioè alla formazione della memoria del soggetto produttore.

L’incontro delle due professionalità avviene nell’età di mezzo, cioè nell’archivio di deposito. Si tratta di una funzione cruciale del ciclo di vita dei documenti, spesso trascurata o relegata alla concettualizzazione del deposito, non tanto come tenuta legale dei documenti, di predisposizione degli strumenti e di esercizio delle azioni orientate alla conservazione o alla eliminazione legale, quanto piuttosto alla funzione di deposito fisico (o, nel mondo digitale, di stoccaggio di bit).

Il collegamento tra l’archivio corrente e l’archivio di deposito

In un sistema efficace, i tempi di selezione delle unità archivistiche sono identificati e inseriti già nella fase di registrazione dei documenti a protocollo o a repertorio. Ciò significa, in buona sostanza, che i tempi di selezione, cioè di scarto o di conservazione, servono a progettare la sedimentazione della memoria già nella fase attiva del ciclo di vita dei documenti.

Nell’archivio corrente, infatti, è possibile individuare, con neutralità e avalutatività, il termine presunto e critico di conservazione. La selezione dei documenti per la conservazione permanente, dunque, deve iniziare già con la fase di registrazione, grazie a un trattamento intellettuale da parte dell’archivista. In questo modo, contestualmente al protocollo e alla fascicolatura, sarà possibile predeterminare lo scarto, in virtù di una costruzione critica – ma avalutativa – della memoria di un soggetto produttore oppure la conservazione a lungo termine delle unità archivistiche e delle serie.