Premio Fatturazione Elettronica: ecco le migliori iniziative delle PA centrali

FORUM PA 2015 ha ospitato la prima edizione del Premio Fatturazione Elettronica nella PA, un’iniziativa dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano con il patrocinio di Agenzia per l’Italia Digitale. Le migliori iniziative delle PA centrali sono state premiate oggi all’interno del convegno “La Fatturazione Elettronica verso la PA: un nuovo passo verso la Digitalizzazione”.

Il primo Premio Fatturazione Elettronica nella PA è un’iniziativa culturale, finalizzata a identificare le Best Practice della Digitalizzazione dei processi nella Pubblica Amministrazione.

“Obiettivo dell’iniziativa – commenta Paolo Catti, Responsabile della Ricerca dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano – è quello di identificare e premiare le PA che hanno attivato, o stanno attivando, progetti di Digitalizzazione con un approccio finalizzato al “fare bene” Fatturazione Elettronica e che non si limitano, quindi, ad adempiere all’obbligo normativo “gestendo in digitale” processi nativamente cartacei.”

Il premio consiste in un attestato simbolico, che vuole però mettere in risalto e dare evidenza alle esperienze tra le PA che si sono concretamente “sporcate le mani” con la Digitalizzazione, e hanno interpretato la Fatturazione Elettronica come un’opportunità di miglioramento, piuttosto che come un nuovo problema.

Vengono premiati i migliori progetti sviluppati dagli Enti della PA Centrale, per i quali l’obbligo è entrato in vigore lo scorso 6 giugno 2014, che hanno partecipato al contest presentando la propria candidatura.

“Non tutte le PA hanno partecipato al Contest: sono circa un centinaio le candidature di Enti della PA Centrale – continua Paolo Catti – segno che molti Enti stanno vivendo la sfida della Digitalizzazione, iniziata con l’obbligo di Fatturazione Elettronica, in modo convinto e consapevole. La consapevolezza che da questa innovazione possa derivare un forte stimolo, soprattutto culturale, alla crescita digitale trova terreno fertile e suggerisce che la Fatturazione Elettronica possa rappresentare un efficace primo passo verso la Digitalizzazione”.

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Il premio per le PA Centrali è stato diviso in CATEGORIE:

• Istituti di Istruzione per l’Infanzia, Primaria e Secondaria di Primo Grado;
• Istituti di Istruzione Secondaria di Secondo Grado;
• Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza Sociale;
• Ministeri;
• Altre Pubbliche Amministrazioni Centrali.

E’ stato previsto inoltre anche un Premio Speciale.

Per identificare i vincitori, è stato adottato un criterio costituito da tre step:

1. Valutazione qualitativa della “cura” della candidatura (ricchezza informazioni, stima del tempo dedicato per la compilazione della candidatura, qualità dei dati e delle informazioni riportate).

2. Valutazione quantitativa sulla base di tre domande considerate “pre-requisiti” indispensabili, finalizzate a distinguere chi stampa la Fattura Elettronica, chi ha adottato soluzioni digitali per la gestione del ciclo di vita interno della Fattura (workflow digitali) e chi ha implementato strumenti/soluzioni per automatizzare l’inserimento dei dati all’interno dei propri sistemi contabili. Da questa scrematura emergono i progetti “Top”, tipicamente portati in NOMINATION.

3. Sulla base delle NOMINATION, è poi stata effettuata una valutazione puntuale dei diversi progetti “Top”, identificando i vincitori per ciascuna categoria.

Per ciascuna di queste categorie sono stati identificati NOMINATION e VINCITORE. In più casi ci sono vincitori ex-aequo: l’obiettivo non voleva essere “escludere” ma “includere”. Tutte le PA selezionate tra le NOMINATION possono considerarsi, infatti, Good Practice della Fatturazione Elettronica e Digitalizzazione.

Sono numerose le candidature, a partire dagli Istituti di Istruzione, da parte di realtà sparse su tutto il territorio nazionale e molto diverse tra loro. Dagli Istituti scolastici delle grandi città alle piccole scuole di periferia hanno mostrato che “innovare la PA si può fare”, cogliendo la Fatturazione Elettronica come vera opportunità di miglioramento e non come un problema o l’ennesimo adempimento.

Tra questi sono stati selezionati 12 progetti finalisti, suddivisi in due categorie: gli Istituti di Istruzione per l’Infanzia, Primaria e Secondaria di Primo Grado e gli Istituti di Istruzione Secondaria di Secondo Grado.

Gli istituti selezionati come vincitori, oltre ad avere implementato progetti finalizzati all’integrazione dei flussi di fatture elettroniche all’interno dei propri sistemi contabili, hanno descritto in modo accurato e dettagliato i propri progetti, mostrando una vision chiara e consapevole (spesso la Fatturazione Elettronica si inquadra all’interno di un percorso di Digitalizzazione più ampio). Hanno inoltre riscontrato significativi benefici a seguito dell’introduzione della Fatturazione Elettronica (dalla riduzione dei tempi di pagamento, a una più efficiente ed efficace gestione dei processi interni), prestando soprattutto una particolare attenzione alla gestione del cambiamento innescato da questa innovazione.

CATEGORIA 1 – Istituti di Istruzione per l’Infanzia, Primaria e Secondaria di Primo Grado

NOMINATION

– 1° Circolo Didattico “Papa Giovanni XXIII” – Vittoria

– Direzione Didattica “A. Sabin” – Torino

– Istituto Comprensivo “A. Cesari” – Castel d’Azzano

– Istituto Comprensivo “San Sperato – Cardeto” – Reggio Calabria

– Istituto Comprensivo Cantù 1

– Istituto Comprensivo ex Circolo Didattico – Castel Sant’Arcangelo

– Istituto Comprensivo Statale “E. Pestalozzi” – Pomezia

VINCE (ex-aequo)

– Istituto Comprensivo “A. Cesari” – Castel D’Azzano

– Istituto Comprensivo “Enrico Pestalozzi” – Pomezia

CATEGORIA 2 – Istituti di Istruzione Secondaria di Secondo Grado

NOMINATION

– Istituto di Istruzione Statale “Cardarelli” – La Spezia

– Istituto di Istruzione Superiore “M. Ricci” – Macerata

– Istituto Tecnico Commerciale e per Geometri “G. M. Angioj” – Carbonia

– Liceo Scientifico “N. Copernico” – Udine

– Liceo Stata “G.D. Cassini” – Sanremo

VINCE

– Istituto d’Istruzione Superiore “Matteo Ricci” – Macerata

CATEGORIA 3 – Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza Sociale

All’interno di questa categoria sono stati selezionati i progetti degli Enti che, più di tutti, hanno dimostrato (o stanno dimostrando) di aver colto il significato del “Fare Bene” Fatturazione Elettronica, avviando una profonda revisione organizzativa e dei propri processi interni, nell’ottica di una completa integrazione del flusso di fatture all’interno dei sistemi contabili e di una riconciliazione e dell’approvazione al pagamento semiautomatiche. Va però citata la tendenza, piuttosto sviluppata in questo contesto, a introdurre alcune “personalizzazioni” al Tracciato FatturaPA che, seppur finalizzate a favorire la gestione interna delle fatture da parte degli stessi Enti, possono stimolare, soprattutto a seguito dell’entrata in vigore dell’obbligo per le PA Locali, la proliferazione di veri e propri “dialetti”. Il premio viene conferito nella consapevolezza che se alcuni gradi Enti già strutturati possono permettersi questo tipo di approccio è altamente auspicabile non sia in tutte le Pubbliche Amministrazioni, soprattutto quelle più piccole e locali.

NOMINATION

– Cassa Nazionale di Previdenza e Assistenza dei Dottori Commercialisti

– Ente Nazionale di Previdenza e Assistenza per i Consulenti del Lavoro

– Fondazione Enasarco

– INPS Istituto Nazionale della Previdenza Sociale

– Istituto Nazionale per l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro

VINCE (ex-aequo)

– INPS Istituto Nazionale della Previdenza Sociale

– Istituto Nazionale per l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro

Proprio perché, in generale, all’interno di questa categoria sono presenti progetti estremamente validi, si è deciso quindi di premiare anche una realtà un po’ più “piccola” (dal punto di vista dei volumi di documenti trattati e, in generale, della complessità organizzativa), che ha portato avanti un progetto di Digitalizzazione “a tutto tondo” altrettanto significativo.

VINCE (ex-aequo)

– Cassa Nazionale di Previdenza e Assistenza dei Dottori Commercialisti

CATEGORIA 4 – Ministeri

Tra i Ministeri che si sono candidati sono stati individuati due progetti tra loro piuttosto differenti, ma ugualmente importanti. Da un lato, il progetto del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale, che ha iniziato il proprio percorso di avvicinamento alla Fatturazione Elettronica ben prima dell’entrata in vigore dell’obbligo del 6 giugno, e che si è mosso concretamente per sviluppare un sistema completamente integrato, che consentisse una gestione efficiente e completamente dematerializzata dell’intero ciclo di vita della Fattura, con significativi benefici (uno su tutti, un’importante riduzione dei tempi di pagamento ai fornitori).

Dall’altro, un progetto “di sistema”, quello del Ministero dell’Istruzione dell’Università e della Ricerca, che ha sviluppato e messo a disposizione degli oltre 9.000 istituti di Istruzione statale presenti sul territorio italiano uno strumento in grado di supportare le singole istituzioni scolastiche nella gestione delle Fatture Elettroniche, “standardizzandone” il processo di gestione.

NOMINATION

– Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale

– Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca

VINCE (ex-aequo)

– Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale

– Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca

CATEGORIA 5 – Altre Pubbliche Amministrazioni Centrali

All’ultima categoria appartengono i progetti degli Enti non classificabili, per diversi motivi, nelle categorie precedenti. All’interno di questa categoria convivono realtà molto diverse tra loro, che si sono comunque contraddistinte per il proprio approccio “virtuoso” alla Fatturazione Elettronica.

NOMINATION

– Arma dei Carabinieri

– Ragioneria Territoriale dello Stato di Reggio Emilia

Il vincitore della categoria è l’Arma dei Carabinieri, che ha sviluppato una soluzione in grado di gestire la ricezione di fatture da SICOGE e da altri canali, integrata col sistema di contabilità finanziaria, con la conseguente eliminazione del data entry manuale e la riduzione dei tempi di gestione grazie a Workflow approvativi digitali, che hanno portato a una riduzione dei tempi di pagamento (mediamente di 8 giorni).

VINCE

– Arma dei Carabinieri

PREMIO SPECIALE

Il premio speciale è stato attribuito alla Ragioneria Generale dello Stato, per la sua attività di supporto nel percorso di adeguamento dei Ministeri, grazie anche allo sviluppo delle nuove funzionalità con cui è stato “arricchito” il SICOGE (Sistema informativo per la gestione integrata della contabilità economica e Finanziaria) per la gestione della Fatturazione Elettronica.