Processo amministrativo, torna la pec: “l’upload” degli atti promessa tradita

Dopo diversi rinvii, il 5 aprile 2016 è (finalmente) entrato in vigore il DPCM 16 febbraio 2016, n. 40, contenente la disciplina sul Processo Amministrativo Telematico, che, a partire dal 1° luglio 2016, diventerà pienamente operativo. L’obiettivo di questo breve commento è quello di analizzare, senza pretesa di esaustività, il sistema di deposito di atti e documenti nel PAT, mettendone in luce eventuali criticità. Previamente, appare opportuno rilevare come fosse stata ipotizzata, quale modalità unica di deposito telematico, il sistema di c.d. upload su sito dedicato, in luogo della PEC.

Tuttavia per ragioni tecniche – consistenti nel rischio di sovraccarico del Sito Istituzionale della giustizia amministrativa – il sistema di upload è stato fortemente limitato, lasciando nuovamente spazio al deposito a mezzo PEC e rinviando così la vera rivoluzione del processo telematico.

Il sistema di deposito a mezzo pec

Fatta questa doverosa premessa, si passa ad analizzare il funzionamento del sistema di deposito a mezzo PEC, disciplinato dall’art. 9 del DPCM e dagli artt. 6 e 7 dell’Allegato A al Decreto, contenente le specifiche tecniche.

Innanzi tutto l’avvocato, che intende procedere al deposito dell’atto e dei documenti, deve scaricare gratuitamente (a differenza di ciò che avviene nel PCT, non vi è necessità di un software di interfaccia con il Sistema Informativo della giustizia amministrativa [1]), dal Sito Istituzionale, il ModuloDepositoRicorso in formato pdf, che va debitamente compilato, secondo le indicazioni rinvenibili all’interno del sito, e successivamente sottoscritto con firma digitale pades.

Contestualmente è necessario trasformare il ricorso introduttivo in documento pdf (o negli altri formati indicati nell’art. 12, comma 1, dell’Allegato A) e scansionare singolarmente (trasformandoli nei formati indicati nell’art. 12, commi 3 e 4, riferibili anche alla procura) i documenti . È preferibile produrre un indice di tutti gli atti prodotti, anche se sarà poi il sistema a generarlo automaticamente.

È molto importante evidenziare come, ai sensi dell’art. 6 comma 5 dell’Allegato A, non sia necessario sottoscrivere digitalmente il ricorso e i documenti che verranno depositati dato che la sottoscrizione del Modulo sembra garantire l’estensione della firma a tutti gli scritti e la documentazione che si intendono allegare. Per effettuare il deposito è sufficiente inserire il Modulo, di cui sopra, insieme con l’atto introduttivo e i documenti, all’interno del c.d. contenitore, anch’esso scaricabile gratuitamente dal Sito. Quest’ultimo andrà allegato alla PEC e inviato dalla casella di posta elettronica certificata individuale dell’avvocato alla casella PEC della sede giudiziaria adita.

Il deposito degli atti successivi al ricorso introduttivo si effettua allo stesso modo tramite apposito modulo denominato ModuloDepositoAtto, in cui occorre indicare il numero di R.G. assegnato in precedenza dal S.I.G.A. A seguito dell’invio, l’avvocato deve ricevere, entro le 24.00 del giorno di scadenza [2], un messaggio PEC, dal proprio gestore, di avvenuta accettazione della PEC di deposito.

In seguito giungerà un secondo messaggio generato dal non meglio qualificato “gestore dell’Amministrazione” (secondo lo scrivente si tratta del gestore della casella PEC dell’organizzazione della giustizia amministrativa), contenente l’indicazione di avvenuta consegna della PEC di deposito.

Entro le 24.00 del giorno lavorativo successivo alla ricezione della PEC di avvenuta consegna, il S.I.G.A. invierà un messaggio di posta elettronica certificata avente come oggetto “ registrazione di deposito ” in cui verrà indicato il numero di R.G. insieme all’indice degli atti e documenti allegati. Ai fini del rispetto dei termini processuali, il deposito s’intende tempestivo quando è stata generata la ricevuta di accettazione della PEC, a patto però che il deposito risulti andato a buon fine anche successivamente, con la ricezione della PEC di registrazione, inviata dal S.I.G.A.

Nel corso di questa procedura di deposito – non sicuramente intuitiva – potrebbero verificarsi una serie di problematiche e/o anomalie, che andremo adesso ad analizzare.

La prima problematica potrebbe sorgere nel momento in cui non sia possibile procedere all’invio del messaggio di posta elettronica certificata con allegato il contenitore, poiché si supera la capacità della casella PEC del mittente. In tal caso il S.I.G.A. dà la possibilità di frazionare il deposito in diversi messaggi, ma con un’accortezza, ovvero sia che nel primo messaggio siano presenti gli indici di tutti gli atti e documenti in corso di deposito e nei successivi messaggi si faccia sempre espresso riferimento al primo invio.

La seconda anomalia si potrebbe appalesare qualora si riceva il messaggio di mancata consegna della PEC. In tal caso l’invio può essere rinnovato. Qualora la mancata consegna sia dipesa da cause non imputabili al mittente, ai fini della rimessione in termini da parte del giudice, occorre allegare, nel successivo invio, il messaggio di mancata consegna contestualmente alla ricevuta di avvenuta accettazione generata tempestivamente.

La terza anomalia potrebbe verificarsi nel caso in cui, una volta inviata la PEC, giunga dal S.I.G.A. un messaggio di posta elettronica certificata contenente la dicitura “mancato deposito” – in luogo del messaggio di “registrazione di deposito” – in quanto risulta impossibile l’elaborazione da parte del sistema. In questo caso, trattandosi di anomalia tecnica sarà possibile procedere al deposito attraverso upload, di cui si dirà a breve.

Per completezza si evidenzia che esistono ipotesi in cui può essere autorizzato il deposito cartaceo ad esempio il caso, previsto dall’art. 55, commi 7 e 8, c.p.a., in cui nel giudizio cautelare una delle parti si costituisca in camera di consiglio o venga autorizzata in via eccezionale la produzione di documenti con consegna alle altre parti sino all’inizio della discussione. Degli atti e dei documenti depositati in cartaceo viene fatta copia informatica dalla Segreteria dell’Ufficio Giudiziario che provvede a sottoscriverla digitalmente.

Il sistema di deposito con upload

Il DPCM, all’art. 9, comma 6, e all’art. 6 comma 8 dell’Allegato A prevede che in caso di criticità di origine tecnica, per cui il deposito non possa avvenire tramite PEC, oppure nel caso in cui i documenti superino i 30 MB di dimensione, sia possibile provvedervi con upload attraverso il Sito Istituzionale, con le modalità che seguono.

Ai sensi dell’art. 8 dell’Allegato A, una volta che il legale è collegato al Sito, nella sezione del Portale dell’Avvocato, utilizzando la funzione “ deposito ricorso ” o “deposito atti”, carica i propri atti e/o documenti.

Si rileva che nulla viene esplicitato relativamente alle modalità di sottoscrizione digitale degli scritti e dei documenti che probabilmente andranno firmati singolarmente. Nel caso in cui si esegua l’ upload, poiché il deposito via PEC non è stato possibile per anomalie tecniche, occorre indicarne le ragioni e digitare il codice identificativo del messaggio di “ mancato deposito ” di cui sopra.

Nell’ipotesi in cui si esegua l’ upload a causa di files con dimensioni superiori ai 30 MB, non è chiaro se, nel caso in cui l’avvocato sia consapevole della dimensione, debba comunque provare il deposito a mezzo PEC. Qualora così non fosse e proceda direttamente all’ upload, non pare essere possibile indicare il codice identificativo del messaggio di “mancato deposito”.

A deposito avvenuto il S.I.G.A. genera un messaggio di ricezione, immediatamente visualizzabile. Per ciò che concerne il rispetto dei termini processuali, il deposito s’intende correttamente effettuato nel momento in cui viene registrato l’invio degli atti e documenti.

La Segreteria della sede giudiziaria adita invia all’avvocato entro le ore 24.00 del giorno lavorativo successivo al deposito, un messaggio PEC, avente come oggetto “ registrazione di deposito ”, con medesimo contenuto del messaggio inviato in caso di deposito a mezzo posta elettronica certificata. Anche nell’ipotesi di deposito tramite upload, vi è la possibilità che questo non vada a buon fine per il verificarsi di anomalie tecniche. Nulla viene ulteriormente specificato, è probabile però che in questo caso il giudice possa rimettere in termini.