Processo Civile Telematico: i nuovi adempimenti di cancelleria previsti dalla Circolare 23 ottobre 2015

Il Ministero della Giustizia, il 23 ottobre, ha emanato una circolare che indica i nuovi adempimenti delle cancellerie relativi al Processo Civile Telematico (PCT) . La circolare aggiorna e sostituisce le precedenti circolari del 27 giugno 2014 e del 28 ottobre 2014.

Come ormai è noto, a decorrere dal 31 dicembre 2014 sono pienamente operative, con riferimento ai procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione innanzi al Tribunale, le disposizioni di cui all’art. 16-bis, comma 1 del Decreto Legge n. 179/2012 , convertito dalla Legge n. 221/2012, le quali statuiscono che il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite deve avvenire esclusivamente con modalità telematiche .
Allo stesso modo, anche per gli stessi procedimenti innanzi alla Corte d’Appello , a decorrere dal 30 giugno 2015, il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite deve aver luogo esclusivamente con modalità telematiche. Inoltre, ciò vale anche per il deposito degli atti endoprocessuali provenienti dalle parti costituite e dagli ausiliari del giudice, sia per i procedimenti instaurati davanti al Tribunale che innanzi alla Corte d’Appello.

Il Ministero della Giustizia ha voluto sottolineare che con l’art. 19 del Decreto Legge n. 83/2015 (convertito dalla Legge n. 132/2015), dopo il comma 1 dell’art. 16 bis del D.L. n. 179/12 è stato introdotto il comma 1bis, secondo il quale “nell’ambito dei procedimenti civili, contenziosi e di volontaria giurisdizione innanzi ai tribunali e, a decorrere dal 30 giugno 2015, innanzi alle corti di appello è sempre ammesso il deposito telematico di ogni atto diverso da quelli previsti dal comma 1 e dei documenti che si offrono in comunicazione, da parte del difensore o del dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. In tal caso il deposito si perfeziona esclusivamente con tali modalità” .

Appare opportuno citare alcune delle novità disposte dalla Circolare, tra cui la tenuta del fascicolo su supporto cartaceo, le copie a uso ufficio e dei componenti del collegio e le copie informali.

Considerando che l’art. 9 del D.M. n. 44/2011 statuisce che “la tenuta e conservazione del fascicolo informatico equivale alla tenuta e conservazione del fascicolo d’ufficio su supporto cartaceo”, la norma stessa fa salvi “gli obblighi di conservazione dei documenti originali unici su supporto cartaceo previsti dal codice dell’amministrazione digitale (CAD) e dalla disciplina processuale vigente” .

Nella Circolare del Ministero si legge che tale dettame mantiene la propria validità anche dopo l’entrata in vigore delle disposizioni sul deposito telematico degli atti processuali posto che, in linea generale, permane per le parti la facoltà di depositare in formato cartaceo gli atti di costituzione in giudizio e i documenti a essi allegati. Così come rimane, per il giudice, la facoltà di depositare in formato cartaceo i propri provvedimenti (a eccezione di quelli assunti nell’ambito del procedimento monitorio), salvo l’onere della cancelleria di acquisire una copia informatica.

Relativamente alle copie a uso ufficio e dei componenti del collegio, l’art. 111 disp. att. c.p.c., stabilisce che “il cancelliere non deve consentire che s’inseriscano nei fascicoli di parte comparse che non risultano comunicate alle altre parti e di cui non gli sono contemporaneamente consegnate le copie in carta libera per il fascicolo d’ufficio e per gli altri componenti il collegio” . La norma presuppone, quindi, un deposito in forma cartacea, eseguito materialmente presso la cancelleria di un ufficio giudiziario. Tuttavia, anche se la parte opera il deposito tramite invio telematico, l’art. 111 disp. att. c.p.c. risulta inapplicabile: nel momento in cui l’atto inviato telematicamente viene accettato dal cancelliere, l’atto medesimo entra a far parte del fascicolo telematico ed è visibile a tutte le altre parti, oltre che al giudice. Nella Circolare è specificato che tali soggetti possono, così, usufruire di un duplicato informatico ai sensi dell’art. 1, comma 1, lett. i- quinquies del CAD; norma che sembra soddisfare l’esigenza di mettere a disposizione dei soggetti coinvolti nel processo gli atti depositati da tutte le parti.

Le cancellerie, dunque, saranno tenute ad accettare il deposito degli atti endoprocessuali inviati in forma telematica, senza doverne rifiutare il deposito per il fatto che non sia stata allegata copia cartacea . Un rifiuto che, a una prima interpretazione, potrebbe quasi apparire legittimo vista la consuetudine dei professionisti della giustizia di “depositare” le copie cartacee degli atti per facilitare l’operato di cancellieri e giudici, magari poco propensi a operare in (e con il) digitale.

Il Ministero della Giustizia ha voluto, così, anche soffermarsi sulla disciplina relativa alle copie informali , le quali si differenziano sostanzialmente dalle copie depositate per ordine del giudice ex art. 16 bis, comma 9, del D.L. n. 179/2012.

Infatti, l’art. 16bis, comma 9, del D.L. n. 179/2012 stabilisce che “il giudice può ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti per ragioni specifiche”, di fatto circoscrivendo l’eventuale deposito di una copia cartacea solo al verificarsi di eccezionali e specifiche ragioni in base alle quali motivare la necessità di tale deposito. Questa disposizione sembrerebbe indicare la volontà del Legislatore di disincentivare la prassi, in uso in molti Tribunali, di richiedere il deposito anche delle famigerate “copie di cortesia” cartacee.

Quindi, la messa a disposizione del giudice della “copia di cortesia”, ad opera delle parti o degli ausiliari, costituisce una prassi organizzativa che non può essere oggetto di statuizioni imperative , né di eterodeterminazione. È stato, infatti, sottolineato che tale prassi non sostituisce, né si aggiunge al deposito telematico, costituendo soltanto una modalità pratica di messa a disposizione del giudice di atti processuali trasposti su carta. Ciò significa che le “copie di cortesia” non devono essere formalmente inserite nel fascicolo processuale . Laddove ciò avvenga, il cancelliere non dovrà apporvi il timbro di deposito o altro equivalente per non generare confusione negli operatori stessi.

Non rimane che auspicare che questo intervento del Ministero della Giustizia possa portare uniformità nell’applicazione delle norme e possa essere utile a eliminare una prassi che genera solo molta confusione tra avvocati, giudici e cancellieri, comportando, tra l’altro, un ostacolo per quel processo di digitalizzazione e sviluppo di cui si ha, ormai, estremamente bisogno.

Enrica Maio – Digital&Law Department (www.studiolegalelisi.it)