Provincia di Modena, ecco la soluzione per migrare il contenzioso sul cloud

L’ufficio avvocatura unico della Provincia di Modena garantisce l’assistenza giuridica alle aree, servizi e organi della Provincia e il supporto agli uffici per i procedimenti sanzionatori, al fine di ridurre il contenzioso dell’Ente. L’ufficio fornisce anche assistenza a oltre 30 Comuni del territorio. Ha quindi un ruolo cruciale nelle controversie civili e amministrative, gestendo una mole considerevole di documenti e pratiche giudiziali.

A fronte di un lavoro quotidiano sempre meno agile, la Provincia di Modena ha intrapreso un processo di migrazione al cloud di tutto il documentale dell’ufficio. Il progetto di migrazione è stato illustrato da Riccardo Zombini, Istruttore Direttivo del Servizio Personale, Sistemi Informativi e Telematica della Provincia di Modena, in occasione del seminario di FORUM PA 2022 organizzato da TeamSystem, dal titolo “Transizione digitale di un ufficio legale: la migrazione al cloud del contenzioso e gestione dei documenti amministrativi-contabili”.

Perché scegliere il cloud

Il processo di innovazione avviato dalla Provincia di Modena risponde a due esigenze specifiche: una di carattere tecnico e innovativo, l’altra di carattere funzionale. La prima deriva dalla necessità di adottare una soluzione cloud native che permetta di migliorare l’efficacia operativa dei sistemi ICT, di ridurre i costi, di semplificare l’aggiornamento dei software, di potenziare la sicurezza e la protezione dei dati. La seconda, invece, nasce dal bisogno di risolvere le problematiche gestionali e burocratiche tipiche di un ufficio legale pubblico e di efficientare i processi collegati a questa gestione. Una volta individuate le esigenze della Provincia di Modena è stato necessario selezionare un partner tecnologico con il quale poter lavorare e trovare delle soluzioni.

TeamSystem, essendo certificato AgID e rispettando lo standard ISO 27001 sulla sicurezza delle informazioni, rappresentava il partner ideale per questa transizione digitale. Secondo Gianni Marchitiello, Project Manager Legal e Digital Transformation Consultant di TeamSystem: “Garantire il rispetto degli standard voluti dall’AgID rappresenta una sicurezza per l’ente, che si sente in questo modo più tutelato”. Ma oltre ai servizi che garantiscono il controllo-sicurezza, TeamSystem ha a disposizione degli automatismi che rendono più fluide e facilitano le attività degli avvocati all’interno della gestione stessa del fascicolo. Ciò facilita anche la reportistica, oltre l’operatività quotidiana. Infatti, secondo Marchitiello, “in qualsiasi momento l’applicativo mette a disposizione sia una dashboard tramite la quale è possibile avere una fotografia immediata dell’andamento di tutti i fascicoli, sia il numero di fascicoli trattati in un certo momento, e anche quelle che potrebbero essere le analisi legate al fondo rischio”.

TeamSystem Enterprise Legal: i vantaggi

La Provincia di Modena ha seguito quattro direttrici principali, come racconta Zombini: “Primariamente ci siamo concentrati su un’analisi per fare il porting dei dati dell’attuale applicativo in adozione dalla Provincia di Modena per andarli a riversare sul nuovo applicativo Enterprise Legal (sia dati che documenti); poi c’è una seconda direttrice che riguarda la migrazione effettiva di questi dati, sia delle pratiche in corso che di quelle concluse; la terza direttrice è un’integrazione con il sistema di protocollazione che abbiamo in uso, perché i documenti devono essere protocollati e conservati; parallelamente si segue anche una direttrice di formazione verso gli utenti e di adozione della nuova applicazione”. L’utilizzo di un unico strumento come Enterprise Legal per seguire l’iter delle pratiche dell’avvocatura semplifica notevolmente il lavoro.

Tra i vantaggi vi è sicuramente l’ottimizzazione delle attività che riguardano la gestione del contenzioso, la consultabilità delle agende personali dei singoli avvocati e la storicizzazione dei materiali all’interno del cloud. Questa è infatti un’ulteriore garanzia: la perdita delle informazioni non avverrà più, in quanto sarà utilizzato lo strumento stesso per recuperare i documenti che servono e che sono all’interno dello specifico fascicolo. TeamSystem si occupa infatti di tutelare i dati con tutte le misure di sicurezza. Per Marchitiello “il Cloud rientra in quella logica che le Pubbliche Amministrazioni accettano di buon grado, in quanto è abilitante in tutti i processi di digitalizzazione. Non è solo una spinta che nasce dal PNRR: c’è una presa di conoscenza dell’uso del Cloud poiché tende ad efficientare tutti i processi, tende a rendere disponibile la gestione continua di quello che è il quotidiano operare dell’ufficio legale”. Gli operatori possono così lavorare in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, con indubbi vantaggi per tutti i cittadini.

Il cambiamento è cloud native

TeamSystem non si occupa però solo di questo. Come affermato da Marchitiello, l’azienda “da sempre è a fianco delle Pubbliche Amministrazioni, enti locali in particolare, con vari software che partono dalla gestione dell’ufficio tecnico fino a raggiungere la gestione del procurement o la gestione degli immobili”. In questo momento: “Il PNRR è lo strumento per colmare il gap tecnologico – aggiunge Marchitiello – che ad oggi le amministrazioni locali scontano rispetto alle amministrazioni centrali. Il percorso di TeamSystem è quello di accompagnarli in questa transizione” verso il paradigma cloud.