Responsabile della conservazione, oltre il 50% delle PA è inadempiente su una figura importante

La figura del responsabile della conservazione assume sicuramente un ruolo centrale nell’ambito di tutto il sistema di conservazione digitale dei documenti informatici.

Come è noto, l’art. 44 del CAD fissa i requisiti per la conservazione dei documenti informatici che si fondano sull’identificazione certa di chi realizza il documento, sull’integrità del documento e sul rispetto delle misure di sicurezza. Al comma 1-bis si introduce la figura del responsabile della conservazione dei documenti informatici e si opera una logica omogeneizzazione tra questa figura e quelle del responsabile del trattamento dei dati personali e del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, previste da normative diverse. In particolare il responsabile del trattamento dei dati personali deve adottare tutti gli accorgimenti necessari affinché vengano rispettate le prescrizioni del codice in materia di protezione dei dati personali anche durante l’attività di conservazione, mentre il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico o responsabile della gestione documentale assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione.

In realtà, per ovvi motivi, è indubbio che il responsabile della conservazione debba agire d’intesa anche con altre importanti figure che operano nell’ambito della pubblica amministrazione come il responsabile della sicurezza e il responsabile dei sistemi informativi anche se tali figure non sempre sono previste o quanto meno ufficializzate negli enti pubblici.

Al comma 1-ter dell’art. 44 del CAD, introdotto ex novo dal d.lgs. n. 235/2010, si prevede la possibilità per il responsabile della conservazione di chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall’articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.

Tali soggetti così come previsto dall’art. 44 bis del CAD, possono chiedere l’accreditamento presso l’Agenzia per l’Italia Digitale al fine di ottenere il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, nel campo specifico della conservazione dei documenti informatici e della certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi.

Inoltre il responsabile della conservazione può chiedere la certificazione di conformità del processo di conservazione anche a soggetti a cui è stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all’art. 44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori o dai conservatori accreditati.

Questi principi sono stati ripresi ed approfonditi dal DPCM del 3 dicembre 2013 che detta le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.

In particolare il DPCM apportando modifiche alla deliberazione CNIPA n. 11/2004 introduce, innanzitutto, il concetto di “sistema di conservazione”, che assicura la conservazione a norma dei documenti elettronici e la disponibilità dei fascicoli informatici, stabilendo le regole, le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare per la gestione di tali processi.

Viene, inoltre, disciplinata in modo più accurato la figura del responsabile della conservazione sostitutiva che definisce ed attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia in relazione al modello organizzativo di conservazione adottato.

IL DPCM in argomento prevede anche che il responsabile della conservazione, al di fuori dei casi di affidamento del servizio ad un soggetto esterno come visto in precedenza, sotto la propria responsabilità, possa delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato.

Il responsabile della conservazione svolge diverse funzioni che sono elencate dall’art. 7 del DPCM del 3 dicembre 2013. In particolare:

a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;

b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;

c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;

d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;

e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;

f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;

g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;

h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;

i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;

j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;

k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;

l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;

m) predispone il manuale di conservazione che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate ed ogni altra informazione utile alla gestione ed alla verifica del funzionamento del sistema di conservazione. Inoltre ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Purtroppo allo stato attuale la maggior parte degli enti pubblici ancora non hanno provveduto a designare la figura del responsabile della conservazione, poiché risulta poco chiara e definita la stessa attività della conservazione dei documenti informatici. In realtà tale ruolo, così come indicato dal DPCM del 3 dicembre 2013 dovrebbe essere ricoperto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato anche se appare piuttosto scontato, che, una volta prevista tale figura, probabilmente sarà lo stesso responsabile della gestione documentale a svolgere la relativa funzione.