Roma Capitale al FORUM PA 2021: declinare la nostra grande bellezza nella “human smart city”

Giugno 2021: Roma Capitale ha un appuntamento, quello con l’edizione digitale di FORUM PA, un incontro a cui si sta preparando pensando non al “vestito” da indossare ma a come raccontarsi, in modo partecipato e collaborativo, non solo ad un pubblico di esperti, bensì ad una platea sempre più ampia.

Un “racconto pratico”: se nell’edizione 2020 abbiamo iniziato a narrare Roma e i suoi progetti di innovazione, caratterizzati da un diverso grado di attuazione, adesso è il momento di focalizzarci sull’execution: vogliamo contribuire ad una diversa percezione di complessità, spesso associata all’Ente Capitolino che, sfruttando la leva del digitale, sta assumendo le caratteristiche di una vera e propria ricchezza, ossia “valore” da mettere a disposizione della cittadinanza. 

Non è un mistero: quando si parla di “global city”, Roma non è considerata in questo perimetro. L’anno scorso, abbiamo imparato molto dall’approccio/apporto in chiave “verde e blu” di Luciano Floridi. Al FORUM PA 2021, avremo la possibilità di confrontarci con personalità del calibro di Carlo Ratti (ingegnere, architetto, docente al MIT di Boston): questo dovrebbe aiutarci a capire, usando quasi un approccio scientifico, i passi da fare per far diventare Roma una “città globale” (obiettivo, tra l’altro, del progetto City Brand Strategy, tra gli argomenti che saranno approfonditi nell’edizione 2021). Di riflesso, si può anche affermare un’altra linea di pensiero: la pandemia, in fondo, ci ha fatto capire quanto sia importante la cultura: la nostra grande bellezza è, senza alcun dubbio, la dimensione mancata ai più. La sfida sarà declinarla al futuro. 

Verso la “human smart city capitolina”: la storyboard del cambiamento

Digitalizzazione, innovazione, competitività e cultura: in questo momento storico, in cui la nostra società sta ancora affrontando le criticità della pandemia a livello politico, sociale ed economico, quando si parla di pubblica amministrazione, le priorità sono queste, concetti chiave declinati nella Missione 1 del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza, nonché le arterie portanti del programma Agenda Digitale di Roma Capitale. Stiamo vivendo in pieno la sua dimensione attuativa, tappe di un percorso evolutivo che vede protagonisti paritetici l’ente capitolino, i suoi stakeholder e la cittadinanza, il cui punto di non ritorno è stato segnato dalla recentissima adozione del CRM/CDC -Citizen Relationship Management/Casa Digitale del Cittadino (primo rilascio ad aprile 2021). 

Il percorso fatto e le scelte adottate assumono le caratteristiche del modello di governance della transizione organizzativa e digitale capitolina, sorretto da “pilastri” fondamentali per garantire la partecipazione e favorire la collaborazione civica: parliamo del Portale Istituzionale, del bilancio partecipativo RomaDecide e della digitalizzazione degli istituti di partecipazione, nonché del già citato CRM/CDC. Questi progetti trasversali concorrono alla realizzazione del Piano Roma Smart City (Delibera di Giunta Capitolina 45/2021) con indice smartness compreso tra il 91% e il 100%.  

In particolare, il Portale istituzionale continua ad essere un laboratorio di innovazione. Prima del febbraio 2018, il portale era “amministrativo-centrico”, strutturato prevalentemente sull’impianto organizzativo dell’Ente e formato da una vasta costellazione di siti indipendenti e disomogenei. Il salto di qualità ha visto il varo di un portale “cittadino-centrico”, caratterizzato da semplicità d’uso, con un sistema tematico di presentazione e ricerca delle informazioni, con i servizi al primo posto, in linea con la normativa sull’accessibilità e fruibile sui dispositivi mobili.

Esso trova nella valorizzazione dei servizi on line e degli strumenti di partecipazione attiva, gli elementi fondanti di una diversa strategia di comunicazione dell’Ente più moderna, efficace e efficiente e in linea con le molteplici esigenze e attese dei diversi interlocutori. L’Area Partecipa è, infatti, un cantiere in continua evoluzione che rappresenta la vetrina istituzionale della partecipazione e degli strumenti di consultazione, uno spazio a tema dove si possono trovare informazioni utili e aggiornamenti sulle iniziative, i progetti e i processi partecipativi promossi dall’Amministrazione, sia a livello centrale che in ambito municipale. 

L’Area Partecipa ha già ospitato le votazioni dei cittadini nell’ambito della prima sperimentazione del bilancio partecipativo nel 2018 e nell’ambito di RomaDecide 2019, il bilancio partecipativo, sul tema del decoro urbano, che ha rappresentato il momento culminante del processo di costruzione della e-democracy capitolina. La novità più recente è la messa on line del “cruscotto” da dove i cittadini potranno monitorare lo stato di attuazione dei sessantacinque progetti vincitori. Inoltre, è stata già avviata la fase di sviluppo tecnico di petizioni collettive e deliberazioni di iniziativa popolare, nonché un’ulteriore riorganizzazione dell’Area Partecipa del Portale Istituzionale, specialmente per ciò che riguarda i sondaggi e le consultazioni popolari. consultazioni popolari.

Il CRM/CDC ha definitivamente segnato il passaggio ad una primavera digitale inoltrata per Roma Capitale. Dal 1 aprile, il CRM/CDC ha avuto un grande impatto sulle modalità di interazione e di comunicazione con il cittadino, configurandosi come l’inizio di una vera e propria “rivoluzione digitale“. Siamo di fronte ad un passaggio epocale che fa dell’amministrazione capitolina il “laboratorio di nuova umanità digitale”, ispirato ai principi di sostenibilità e di human centricity, seguendo un doppio binario: la revisione in ottica innovativa dei processi di back office e l’abilitazione di un nuovo canale (MY RHOME) per incentivare la modalità autonoma di accesso ai servizi, che sarà progressivamente affiancato da strumenti innovativi di contatto (social, chat, bot), al fine di limitare il ricorso allo sportello fisico.

Stiamo, dunque, perseguendo l’attuazione di quell’approccio minimo che consente una buona digitalizzazione, quello per procedimenti e quindi “servizio -centrico”. È questa la prospettiva che stiamo coltivando per continuare a creare un buon CRM con tutte le caratteristiche indispensabili: dall’essere “GDPR Compliant” fino alla citizen journey.

Gestione e sviluppo delle risorse umane: le scelte strategiche per cambiare a partire dall’interno

Programmazione, reclutamento, gestione e sviluppo delle risorse umane: è questo il paradigma che ha accompagnato tutta la riforma della PA a partire dagli anni 90 e molti enti spesso hanno consolidato e attuato questo modello di sviluppo. Il P.N.R.R. (Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza) vede la PA, le nostre istituzioni e le risorse umane competenti già in servizio, come il “motore, il piano regolatore” della sua attuazione, da chiudersi “miracolosamente” entro il 2026.

Come fare? Quali le scelte strategiche da mettere in campo? Dovremmo partire dalla ricognizione e valorizzazione dei c.d. “migliori” che già lavorano negli enti centrali e locali per poi reclutare altre professionalità, anche a progetto. Altrimenti non si parte. Il modello, anche il più sfidante, resterà “senza teste” e quei professionisti che già ci sono, smetteranno di “pensare” e di “sognare”, percependosi in un contesto poco dinamico e competitivo. Va rivisto l’ordinamento professionale delle autonomie locali (1999) perché questi professionisti che già si sfidano da anni nella P.A. sul cambiamento sostenibile a 360 gradi, avrebbero anche il diritto alla c.d. giusta retribuzione (va istituita un’area quadri per professionisti, prevedendo un trattamento economico equiparato all’area separata della dirigenza).

Nel frattempo, a Roma Capitale abbiamo promosso altre forme di valorizzazione del capitale umano, cominciando ad incidere sulla cultura organizzativa e promuovendo un percorso di change management, legato all’introduzione del CRM, iniziato con la formazione erogata tra novembre 2020 ed aprile 2021. I suoi effetti innovatori potranno favorire il recepimento interno anche dei prossimi progetti di trasformazione digitale. In tale ottica, la formazione è stata intesa come un investimento a lungo termine in grado di supportare i processi di cambiamento. 

È stata questa la premessa del programma formativo #NoiCambiamoInnovando che si è articolato in tre moduli, il primo rivolto ai direttori, il secondo ai dipendenti individuati dagli stessi come “change tutor” e il terzo dedicato ai “change agent” e ai dipendenti già incardinati negli URP e redazioni web e social. Ai partecipanti è stato fornito supporto costante sia dal punto di vista organizzativo sia tecnico. Le sessioni sono state erogate in modalità di “live” su piattaforme digitali e “asincrona” su piattaforma e-learning. Nell’ambito di cinquanta Strutture capitoline, sono, dunque, stati formati dei veri e propri “change team” composti dai “change leader” (con funzione di coordinamento) e dai “change agent” (comunicazione) collegati al direttore di riferimento, nonché supportati dai “change tutor” individuati in seno al Dipartimento Partecipazione, Comunicazione e Pari Opportunità: questi gli attori della neonata “Innovation Community Capitolina” che sta muovendo i primi passi operativi proprio in questi mesi.  

I change tutor, leader e agent saranno gli sponsor umani dell’innovazione. Il loro ruolo sarà fondamentale: mentre i “change leader” avranno il compito di coinvolgere, raccogliere feedback dai colleghi e rafforzare i messaggi di consapevolezza, i “change agent” promuoveranno una comunicazione interna ed esterna efficace. La volontà di fondo è quella di invertire la prospettiva, abilitando la partecipazione dei dipendenti all’azione della P.A. non solo  in senso tradizionale, inteso come compiere un’attività istituzionale nel proprio ambito organizzativo verticale, ma declinando l’azione individuale di ognuno di loro anche all’interno del “Piano di transizione organizzativa e digitale dell’Ente” dal quale non si può più prescindere se vogliamo concorrere con successo al raggiungimento degli obiettivi fissati dalla Missione 1 del  P.N.R.R..

Un contesto organizzativo più flessibile e ricettivo all’innovazione può concorre qualitativamente alla realizzazione della “smart city” capitolina a partire dall’interno, perché i dipendenti sono i primi stakeholder di ogni Ente che, in qualità di cittadini, possono promuovere, per primi, una buona rete di collaborazione civica.