Se non firmi (digitalmente) non vale…

Nell’ambito della collaborazione tra FORUM PA e Studio legale lisi (www.studiolegalelisi.it) riceviamo e volentieri pubblichiamo un commento da parte dell’Avvocato Francesca Giannuzzi – Digital & Law Department – Studio legale Lisi, che torna sul tema dell’albo pretorio on line e l’importanza dell’utilizzo della firma digitale nella pubblicazione on line degli atti di una pubblica amministrazione.

L’art. 32 della legge 18 giugno 2009, n. 69, rubricata “Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile” ha imposto alle pubbliche amministrazioni, già dal 1° gennaio 2010 (termine prorogato poi di un anno dal D.L. 30.12.2009, n. 194), di assolvere gli obblighi di pubblicità legale attraverso i propri siti informatici.  spazzando via il tradizionale albo ufficiale/albo pretorio in luogo della pubblicazione on line.

La citata legge, così irrompente nel panorama normativo italiano, non è stata però accompagnata/seguita da specifiche regole tecniche che indirizzassero le pubbliche amministrazioni nel rendere concreto siffatto obbligo, con la certezza di operare correttamente[1].

A supplire a tale vuoto ci pensa il Ministero dell’Interno, dapprima con la circolare 5 gennaio 2011 n. 1 e poi con la n. 13 del 21 aprile 2011. Il Dipartimento per gli affari interni e territoriali, Direzione centrale per i servizi demografici, infatti, in un primo momento è intervenuto per sottolineare come “a far data dal 1° gennaio 2011, le pubblicazioni di matrimonio e l’avviso contenente il sunto delle domande di cambiamento del nome e del cognome, curati da parte delle amministrazioni comunali, dovranno avvenire solo ed esclusivamente nei siti informatici di ciascun comune”, quasi a voler estirpare in radice ogni tentativo, ove ci fossero, di “autogestione” da parte delle singole PPAA, nel silenzio delle regole tecniche. Successivamente, si è reso necessario un ulteriore intervento con la Circolare n. 13[2], la quale con fermezza sancisce l’obbligo di firmare con firma digitale la pubblicazione nell’albo pretorio (che deve essere effettuata on line), l’avviso di pubblicazioni di matrimonio e il sunto delle domande di cambiamento del nome o del cognome.

Il provvedimento spiega poi come la modalità di pubblicazione è procedimento altro e diverso dal processo di creazione del documento da pubblicare: il primo serve a dare pubblica conoscenza e valore legale agli atti per cui la legge prevede la pubblicazione (cd. fase integrativa dell’efficacia), il secondo a porre in essere il provvedimento da pubblicare. Quindi, indipendentemente dal fatto che ad essere pubblicata sia la copia di un documento originale informatico o cartaceo, ciò che importa è che la pubblicazione venga firmata con firma digitale, in quanto questo è l’unico strumento che permette:

• di attestare la conformità della copia pubblicata con l’originale;
• di garantirne l’autenticità e la validità giuridica in quanto rende il documento informatico immodificabile e inalterabile;
• di dare contezza dell’autorevolezza dell’autorità emanante quel provvedimento da pubblicare;
• di assicurarne il valore giuridico e probatorio;
• di consentire la conservazione nel tempo dei documenti pubblicati.

Con riferimento a questo ultimo aspetto, occorre precisare che la conservazione deve riguardare non solo i documenti pubblicati, ma anche i certificati attestanti che la pubblicazione è stata eseguita e che non è stata notificata alcuna opposizione, nel caso di pubblicazioni di matrimonio (art. 57, 2° comma c.c.), nonché le relazioni fatte dal responsabile in calce all’avviso contenente il sunto della domanda, nel caso di istanze di modifica del nome e del cognome (artt. 86 e 90 del D.P.R. 3.11.2000, n. 396). Da ciò l’opportunità, segnalata nella citata circolare, che il responsabile della pubblicazione on line coincida con l’ufficiale di stato civile, il quale è investito, come appena visto, del compito di certificare non solo l’avvenuta pubblicazione, ma anche l’inesistenza di opposizioni alle celebrazioni di matrimonio o al cambiamento di nome o cognome[3].

La firma digitale applicata alla pubblicazione di tali atti, inoltre, concorre ad impedire la cd. “decontestualizzazione” delle informazioni e dei documenti resi disponibili tramite internet, ovvero l’estrapolazione del dato dal sito in cui è contenuto e la trasformazione “in una parte – non controllata e non controllabile – delle informazioni che di una persona sono date dal motore di ricerca stesso, secondo una logica di priorità di importanza del tutto sconosciuta e non conoscibile all’utente”[4]. Al fine di evitare tale pericoloso uso distorto delle informazioni pubblicate a mezzo albo on line, le Linee guida in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e diffusione sul web, emanate dal Garante Privacy con delibera n. 88 del 2.3.2011, individuano una serie di preziosi accorgimenti da tener presente, tra cui, appunto, la sottoscrizione del documento pubblicato sul web con firma digitale[5].

Sia il Ministero dell’Interno che il Garante Privacy, dunque, si sono espressi chiaramente nel senso dell’assoluta necessità della firma digitale per pubblicare on line i documenti.

Ma, nella vita quotidiana dei nostri comuni italiani, queste prescrizioni vengono osservate?
E se vengono disattese – come risulta, empiricamente, nella maggior parte dei casi – quali sono le relative conseguenze giuridiche?

In linea generale, l’art. 93 c.c. afferma che la celebrazione del matrimonio deve essere preceduta dalla pubblicazione fatta a cura dell’ufficiale di stato civile. Sembrerebbe che il matrimonio senza le relative pubblicazioni non possa essere celebrato. In realtà, la mancanza delle pubblicazioni non costituisce elemento invalidante del matrimonio o ipotesi di nullità dello stesso, bensì rappresenta una mera irregolarità[6] suscettibile di sanzioni amministrative sia per gli sposi che per l’ufficiale dello stato civile[7].

Nel caso che oggi ci interessa della pubblicazione sull’albo on line, neppure la mancanza della firma digitale, quand’anche invalidasse l’intero procedimento di pubblicazione, renderebbe il matrimonio viziato o nullo e, dunque, si tradurrebbe in una mera irregolarità sanzionata dal punto di vista amministrativo.

Il vero problema, però, non è costituito dalle conseguenze giuridiche della mancanza della firma digitale nella pubblicazione degli atti sull’albo on line, bensì dai rischi che tale pubblicazione comporta ove non supportata da tale strumento tecnologico elevato dalla normativa a “sigillo” dei documenti informatici. La pubblicazione on line di documenti, contenenti anche dati personali dei cittadini, da parte dei comuni non può essere lasciata in balìa delle iniziative estemporanee dell’impiegato che, vuoi perché privo degli strumenti informatici necessari, vuoi perché sprovvisto delle relative competenze tecniche, ritiene sufficientemente “sicuro” pubblicare, ad esempio le c.d. copie informatiche “semplici", ovvero quelle ottenute scansionando l’originale analogico ed esposte sul web in formato pdf. Tali pubblicazioni non danno contezza né della conformità della copia pubblicata al suo originale, né della sua immodificabilità, né del suo valore giuridico e probatorio.

La circolare del Ministro dell’Interno ha dato importanti istruzioni per la corretta pubblicazione degli atti di matrimonio e delle istanze volte ad ottenere il cambio del nome e del cognome.

Si ritiene, però, che le conclusioni a cui essa giunge siano estensibili a tutti gli atti che i comuni devono pubblicare sull’albo pretorio on line, soprattutto in ragione del fatto che la mancanza della firma digitale anche per atti diversi da quelli oggi oggetto di analisi può condurre a conseguenze di gran lunga più gravi di quelle previste codicisticamente per l’irregolarità nella pubblicazione degli atti di matrimonio: la mancanza di protezione dei dati pubblicati e, soprattutto l’impossibilità di garantire l’autenticità, l’integrità e l’inalterabilità di quanto pubblicato on line.

*Avv.ti Francesca Giannuzzi – Digital & Law Department – Studio legale lisi www.studiolegalelisi.it