MADE IN DIGItaly, strategie per una PA digitale ed efficiente dal tavolo di lavoro di FPA, Agic e Microsoft Italia

Considerata una forza deflazionistica in un mercato in continua mutazione, la tecnologia cloud offre l’opportunità per ottimizzare i processi corporate delle grandi organizzazioni pubbliche e private. A fronte dell’arrivo di risorse ingenti del PNRR destinate alla promozione della digitalizzazione degli enti pubblici e dell’esperienza maturata in piena crisi pandemica con lo smart working (aumenta del 20% la produttività delle aziende, secondo dati emersi dalla Ricerca 2022 dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano), è il momento di ridisegnare i processi aziendali e promuovere una cultura rivolta al cambiamento. Sono, questi, alcuni dei temi su cui si è aperta la sessione plenaria di MADE IN DIGItaly, il grande evento sull’innovazione digitale e sulle opportunità della digital transformation, organizzato dal Network DIGITAL360 e sponsorizzato da Microsoft Italia lo scorso 17 novembre. Nell’ambito dello stesso evento, FPA ha organizzato una sessione dedicata alla pubblica amministrazione: due tavoli di lavoro riservati, sul tema cloud e sul tema cybersecurity, al fine di favorire un dialogo costruttivo con diverse realtà del settore pubblico italiano.

Strategie per una PA sempre più digitale ed efficiente

“Strategie per una PA sempre più digitale ed efficiente”: questo il titolo del tavolo di lavoro riservato, organizzato in collaborazione con Agic Technology e Microsoft Italia, che ha visto il coinvolgimento di alcune delle amministrazioni centrali impegnate nell’implementazione di progettualità definite a livello nazionale dal PNRR nel quadro della Strategia Cloud Italia (qui l’approfondimento sul tavolo cybersecurity). La PA è chiamata ad affrontare una doppia sfida: da una parte portare i processi core dell’ente nel cloud, ovvero migrare da infrastrutture informatiche on-premise al cloud SaaS per garantire massimi livelli di servizio e sicurezza; dall’altra adottare modelli di coordinamento tra il comparto IT e le diverse aree responsabili dei principali processi corporate (acquisti, risorse umane, finanza e controllo, ecc). Una situazione del tutto particolare se si tiene conto anche delle disposizioni normative o regolamentari alle quali la pubblica amministrazione è soggetta, si pensi al tema degli acquisti e agli aspetti di compliance disegnati dalla normativa contenuta nel Codice degli Appalti o al tema della tecnologia con vantaggi e criticità dettati dall’integrazione di sistemi interni con le piattaforme nazionali e dall’integrazione tra le PA.

Al centro del Tavolo di lavoro la condivisione di una buona pratica sviluppata all’interno dell’Agenzia delle Entrate-Riscossione (AdER), che può essere di applicazione negli enti più piccoli (in questo momento tra i maggiori destinatari dei finanziamenti). Il progetto AdER presentato da Marco Balassi, Direttore Area Innovazione e Servizi Operativi dell’Agenzia, riguarda proprio l’integrazione dei processi corporate dell’Agenzia. Tre i grandi filoni analizzati:

• l’impatto del Cloud;
• il rapporto tra funzioni IT e altre funzioni, con un focus sulla necessità di stabilire un linguaggio comune per tutte le aree delle organizzazioni in modo che la digital transformation non resti appannaggio esclusivo del comparto IT;
• il cambiamento culturale, ovvero i processi di Change Management a supporto dei progetti di trasformazioni e di integrazione.

Un approccio Cloud SaaS all’integrazione dei processi: obiettivi e vantaggi

Il percorso di trasformazione di AdER è durato quattro anni e Microsoft ha accompagnato l’Agenzia aiutandola a comprendere come il Software-as-a-Service (SaaS) potesse diventare l’abilitatore principale per una strategia a lungo termine con benefici per l’organizzazione: a evidenziarlo Federica Galli, Specialist Sales Manager BizApps di Microsoft Italia. Si è pensato a come ottimizzare i processi, a promuovere la comunicazione e l’esperienza d’uso tra i vari dipartimenti, a strutturare una Data Strategy attuata attraverso una piattaforma unica che potesse fare leva sul dato e sull’informazione coerente con il ruolo e le competenze delle persone che partecipavano al processo di cambiamento all’interno di ogni area progettuale (Controllo di Gestione, Amministrazione e Finanza, Acquisti, HR, Logistica). Le esigenze amministrative e gestionali di tutti i Dipartimenti sono state indirizzate all’interno della piattaforma Dynamics 365, ERP in Cloud di Microsoft, con il supporto professionale di Agic Technology.

L’impatto del Cloud sull’integrazione dei processi

Roberto Cecilia Santamaria, Managing Partner Agic Technology, ha messo sul tavolo tutta una serie di elementi a livello di impatto. Diversi i vantaggi ottenuti quali il miglioramento dell’efficienza operativa del comparto ICT, l’ottimizzazione dei costi di bilancio (si passa da metodologie di investimento – Capex – a metodologie di contabilizzazione dei costi ordinari di gestione – Opex – variabili nel tempo), una migliore interoperabilità dei servizi, un efficiente coordinamento tra le diverse direzioni, un piano atto a garantire il continuo aggiornamento della piattaforma ERP – Enterprise Resource Planning, e infine l’adozione dei più alti livelli di sicurezza e di una strategia Data-Driven basata sul patrimonio informativo aziendale.

La sfida dell’integrazione, tra business e innovazione tecnologica: business case di AdER

Come si è arrivati a realizzare questo progetto e qual era il punto di partenza dell’Agenzia delle entrate-Riscossione? La situazione di partenza era costituita da 42 sistemi informativi con livelli di maturità e modalità operative totalmente diversi, 42 chief information officer (CIO), 42 strutture IT e 42 unità per ogni funzione aziendale, questo perché l’Agenzia – che è l’ente pubblico economico del MEF strumentale all’Agenzia delle entrate per l’esercizio delle attività relative alla riscossione – è il risultato dell’acquisizione e fusione di circa 42 società di proprietà di istituti bancari e soggetti privati, che esercitavano, ognuno in modo diverso, la propria funzione di riscossione per conto dello Stato. Si è lavorato in termini di rafforzamento delle competenze dei dipendenti, coinvolgimento delle persone, revisione delle procedure operative e, soprattutto, in termini di riorganizzazione dei processi Corporate che sovraintendono e governano a livello orizzontale l’azienda e che afferiscono, in particolare, alle aree di Pianificazione e Controllo di Gestione, Procurement – Ciclo Attivo e Ciclo Passivo, Contabilità Generale, Logistica, Risorse Umane. In questo reengineering dei processi si è posto il problema di rivedere i sistemi informatici, spesso anche obsoleti non solo dal punto di vista della loro capacità di soddisfare i fabbisogni di funzionamento ma anche da un punto di vista dell’esercizio, infatti i sistemi devono essere: scalabili per essere performanti; sicuri e dare la massima disponibilità per garantire un servizio always on.

Si è di fatto giunti a un unico sistema che supporta tutti i processi in modalità integrata e questo in termini di prospettive future permette di implementare efficacemente la Data Governance – attraverso sistemi di business intelligence combinati con soluzioni di intelligenza artificiale – che consentirebbe di accelerare i processi di valutazione decisionali. Per essere pienamente capaci di governare i dati, AdER ora si aspetta di aggiungere un tassello fondamentale del Maturity Model che attiene al sistema di misurazione e valutazione della performance organizzativa e della valutazione dei rischi e punta all’incremento della produttività. Un progetto così complesso, non si limita ad essere un progetto IT, non può che essere ed è di fatto stato definito in fase di disegno strategico, di budget e di programmazione triennale.

La centralità del change management nei progetti di integrazione

Non è detto che le tecnologie siano comprensibili a tutti, devono tra l’altro adattarsi ai contesti normativi, e il cloud è solo un fattore abilitante. Ed ecco allora l’importanza di una leadership visionaria, capace di dare visibilità a tutti gli attori. Bisogna sempre mettere in campo quel coraggio, quella consapevolezza, quella capacità di creare squadra e il change management in questo è stato d’aiuto perché corrisponde alla fase in cui si pianificano le azioni di accompagnamento – dalle fasi preliminari all’attuazione – e si pongono gli obiettivi di cambiamento da raggiungere, condividere, comunicare. Il change management è stato il tema al centro dell’intervento di Daiana D’Agostino, Partner Agic Technology.

Occorre un coordinamento tra le migliori capacità del pubblico e le migliori capacità del privato per la buona gestione di progetti come questo, indubbiamente complesso; occorre indagare la relazione tra commitment ed engagement e puntare sulle competenze di e-leadership del Responsabile per la transizione al Digitale – RTD. Insieme i partecipanti al tavolo hanno espresso il consenso a ritenere che il successo di un progetto di integrazione dei processi Corporate, come quello dell’Agenzia delle Entrate-Riscossione, non può che basarsi su cinque fattori ‘C’: coraggio, competenza, consapevolezza, cyber security, cloud.