Condividere la conoscenza nell’organizzazione è fattore di crescita, come farlo in modo sicuro

Il capitale intellettuale è il bene più prezioso di cui le organizzazioni dispongono e rappresenta il contenuto di valore che i beni e i servizi di quell’organizzazione incorporano. Se ne è parlato durante il webinar “Competenze digitali per la gestione e la trasmissione della conoscenza in rete”, quarto appuntamento della PRINCO ACADEMY 2024, un’iniziativa promossa da FPA e Microsoft Italia.

A partire da questa premessa Laura Lapenna, Responsabile della Formazione FPA e della FPA Digital School, si focalizza sulle metodologie per migliorare la condivisione della conoscenza e ottimizzare quella personale.

La necessità di migliorare la condivisione della conoscenza è confermata dai risultati di un sondaggio fra i partecipanti al webinar: quasi il 60% ritiene che nella propria organizzazione non vi sia condivisione, solo il 5% fa riferimento ad una conoscenza condivisa in forma scritta fra colleghi, mentre il 37% ritiene che ci sia una buona conoscenza condivisa ma a livello orale.

Per creare valore dalla conoscenza, Lapenna presenta la risposta offerta dal modello a spirale impostato dai giapponesi Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi a metà degli anni ’90, noto anche come modello SECI, che considera due tipologie principali di conoscenza:

• conoscenza tacita, intendendo con questa espressione “tutto il patrimonio di conoscenze che la mente umana possiede e usa per guidare azioni e comportamenti, ma che non è in grado di esplicitare, oppure può esplicitare con grande sforzo, in occasioni molto particolari, e comunque in modo nebuloso e parziale” Marradi (2003). Il concetto di conoscenza tacita è legato all’esperienza e alla pratica, a un sapere non codificato.
• conoscenza esplicita, ossia codificata (in parole, frasi, numeri o formule) e pronta per essere trasmessa.

Il modello “giapponese” propone una trasformazione continua della conoscenza secondo quattro fasi:  

1. socializzazione (da tacita a tacita) che riguarda la condivisione della conoscenza tacita attraverso la comunicazione e l’esperienza condivisa;
2. esternalizzazione (da tacita ad esplicita) che prevede, attraverso la codifica del sapere, di convertire la conoscenza tacita in conoscenza esplicita creando la base per la creazione di nuova conoscenza;
3. combinazione (da esplicita a esplicita), generata dall’integrazione delle competenze esplicite con quelle implicite già presenti;
4. internalizzazione (da esplicita a tacita) di quanto la persona ha imparato e integrato, che diventa il corpus delle sue conoscenze da socializzare.

La formazione e lo sviluppo della conoscenza personale va, a sua volta, considerato centrale. “Come organizzo le informazioni? Il cervello è troppo piccolo per contenere tutti gli stimoli a cui oggi siamo sottoposti. Come evitare allora l’information overload?”, sono alcune domande a cui Lapenna risponde, utilizzando i suggerimenti di Tiago Forte, un esperto di produttività e organizzazione personale, che ha sviluppato un metodo innovativo chiamato “Building a Second Brain”. Questo approccio si basa su una tecnologia di informazione e organizzazione digitale che aiuta le persone a creare un secondo cervello digitale per gestire le informazioni, organizzare le idee e migliorare la produttività.

Gli obiettivi sono: concretizzare nuove idee, mostrare nuove associazioni di idee aiutando lo sviluppo della creatività, incubare le nostre idee nel tempo, sconfiggendo la tendenza a considerare solo le più recenti, affinare le nostre prospettive uniche, fornendoci più materiale di ricerca per migliorare la capacità di interpretazione.

Sicurezza digitale: come condividere informazioni senza rischi

Le metodologie approfondite nel corso del webinar, fin qui solo accennate, non sono sistemi astratti ma possono diventare pratica comune grazie al supporto di soluzioni digitali. Microsoft propone, ad esempio, molteplici strumenti a supporto del lavoro agile, della produttività personale e della collaborazione all’interno delle organizzazioni, peraltro già illustrati in tutte le sessioni formative della PRINCO ACADEMY 2024, come sottolinea Luciano Fonzi, Specialista delle soluzioni per il Lavoro Agile nella Sanità e nella Pubblica Amministrazione Locale Microsoft Italia. In questo webinar, Fonzi si focalizza soprattutto sugli strumenti a supporto del “secondo cervello” e sulla necessità della sicurezza come premessa per la condivisione conoscenza.

OneNote aiuta, ad esempio, la creazione di un secondo cervello supportando l’archiviazione delle informazioni e del loro successivo utilizzo creativo. Alcune novità sono la possibilità di utilizzare blocchi appunti, organizzati in sezioni e pagine, l’app sul telefono e la possibilità di prendere note al volo in stile post-it, effettuare registrazioni e avere la trascrizione del vocale.

La sicurezza è un aspetto fondamentale per la condivisione della conoscenza e delle informazioni. “Per garantire la protezione dell’identità, nonostante il fiorire di nuove tecnologie per gli attacchi, la multifactor authentication rimane l’architrave della sicurezza in grado assicurare la protezione nel 98% dei casi”, rassicura Fonzi.

Allo sviluppo e alla diffusione della conoscenza, può contribuire in modo significativo l’intelligenza artificiale generativa. Ma anche in quest’ambito l’attenzione alla sicurezza deve essere massima soprattutto nel settore pubblico. Microsoft Copilot punta ad una responsabilità condivisa con le organizzazioni che l’impiegano, implementando, da parte sua, strumenti di controllo:

• per intercettare utenti rischiosi e con privilegi eccessivi, grazie alla gestione di identità e accessi;
• per mitigare i rischi derivanti dai dispositivi, grazie ad un sistema di gestione specifico
• per prevenire l’esposizione incontrollata dei dati proteggendo le informazioni.

“Copilot protegge le informazioni ma le persone devono essere formate”, sottolinea Fonzi.

Il percorso per attivare le licenze Microsoft

Acquisite le metodologie per organizzare al meglio le informazioni e condividere la conoscenza, verificata la presenza di strumenti digitali che le supportano, è il momento di capire come mettere tutto ciò a disposizione di chi se ne deve servire all’interno dell’organizzazione. È quanto spiega Stefano Caporali, Product Marketing Manager – Document Management & Mass Printing Postel.

Se l’acquisto delle nuove licenze è effettuato da un cliente Microsoft 365, è sufficiente comunicare a Postel il nome del tenant attivo (il tenant è l’ambiente Microsoft in cui vengono inserite tutte le licenze e tutti i dati). Postel provvederà ad attivarle; in caso contrario, creerà il tenant e assegnerà le credenziali di amministrazione.

Dopo uno scambio di comunicazioni fra l’organizzazione cliente e Postel, viene comunicata l’attivazione delle licenze e la disponibilità del software da assegnare agli utenti.  L’organizzazione disporrà di un cruscotto per monitorare l’assegnazione delle licenze e effettuare variazioni. In modo facile gli amministratori potranno realizzare una configurazione massiva per più utenti, trasferire licenze, cancellare utenze, assegnare il dominio di posta. Altrettanto semplicemente potranno contattare il call center o gli specialisti Postel per la soluzione di eventuali problemi.