Sportello telematico Polifunzionale del Comune di Piacenza

Inoltrate oltre 5.300 istanze online attraverso lo Sportello telematico Polifunzionale, realizzato dal Comune di Piacenza. Lo sviluppo e la realizzazione di una piattaforma digitale delle istanze online permette di gestire in modalità digitale le domande presentate dai cittadini e di garantire l’efficientamento dell’attività amministrativa. Un progetto di efficace digitalizzazione condotto a livello comunale, tale da rientrare tra i finalisti al Premio Agenda Digitale 2021, nella categoria Agende Digitali degli Enti Locali, promosso dall’Osservatorio Agenda Digitale del Politecnico di Milano.

Benefici dettati dall’utilizzo

Lo sportello telematico Polifunzionale accoglie oltre123 procedimenti amministrativi che afferiscono a settori diversi (ambiente, anagrafe, stato civile, edilizia, ecc). L’accesso avviene attraverso il Sistema Pubblico di identità Digitale (SPID), la Carta di Identità Elettronica (CIE) e la Carta Nazionale dei Servizi (TS-CNS), e per i procedimenti per i quali è richiesto il pagamento è possibile procedere all’esecuzione grazie all’integrazione con PagoPA. La piattaforma è integrata con il sistema di protocollo, per cui il cittadino riceve immediatamente la signatura di protocollo e la comunicazione di avvenuto invio ed è così garantito il principio di trasparenza dell’azione amministrativa. Il sistema è configurato per lo smistamento automatizzato della singola pratica e invio all’ufficio competente per l’istruttoria. Ogni procedimento è supportato da una scheda descrittiva all’interno della quale è indicato l’iter procedurale: ufficio responsabile, contatti, riferimenti normativi e modulistica digitale. In fase di compilazione, il modulo acquisisce automaticamente, attraverso l’identità SPID, i dati dell’istante senza necessità di sottoscrizione. Il sistema prevede inoltre la possibilità di sottoscrive il “documento di delega” con firma digitale. È integrata nella piattaforma la rilevazione della customer satisfaction sul servizio ottenuto al termine dell’invio dell’istanza. La realizzazione dello Sportello telematico Polifunzionale si aggiunge ad altre piattaforme digitali, già attive presso l’amministrazione comunale per le certificazioni anagrafiche, l’accesso unitario SUEAP e non solo, completando il ciclo di interazione cittadino-PA attraverso strumenti ICT. Lo sportello telematico ha in parte sostituito quello fisico, consentendo alle risorse di svolgere funzioni maggiormente specialistiche e orientate alla fase di supporto e assistenza.

Fase di realizzazione del progetto

La fase di progettazione ha coinvolto numerose strutture, sono stati istituiti gruppi di lavoro predisposti all’esame preliminare della modulistica al fine di semplificare ed ottimizzare il processo di conversione al digitale. Successivamente sono stati organizzati momenti formativi a favore del personale coinvolto, rinnovati anche nei mesi successivi all’avvio per garantire le necessarie competenze nella gestione della piattaforma. Sono state svolte sessioni formative coinvolgendo 140 dipendenti pubblici e per consentire anche ai cittadini, con scarsa alfabetizzazione digitale, di utilizzare la piattaforma è stato attivato un punto di help desk (telefonico e chat) a supporto della compilazione. Per gli utenti sprovvisti di dotazioni tecnologiche è stato inizialmente allestito un punto self service per la compilazione autonoma o assistita da operatori qualificati. Nei mesi successivi all’avvio sono stati ampliati i punti di contatto a supporto dell’utenza, con un rafforzamento delle attività di assistenza per gli utenti fragili in accesso ai Servizi alla Persona.

Le informazioni contenute in questo articolo sono state redatte sulla base dei materiali ufficiali di progetto utilizzati per la candidatura al Premio Agenda Digitale 2021