Tagli alla spesa pubblica e innovazione: il Comune di Anzola punta sul digitale

D’ora in avanti Sindaco, Segretario e Messo comunale useranno solo la firma digitale per sostituire l’inchiostro con la smart card e garantire medesimo valore legale agli atti.

Primo Comune della Provincia di Bologna a concludere il processo di digitalizzazione, Anzola dell’Emilia ha iniziato da tempo a redigere gli atti deliberativi con un processo interamente digitale che prevede l’estensione del documento da parte degli operatori solo su file e i pareri necessari a regolarizzare l’atto apposti mediante firma elettronica. Ora anche le firme del Sindaco, del Segretario e quella del Messo per la pubblicazione on-line sono in formato digitale, e quindi quello pubblicato all’Albo Pretorio è il documento originale, che tale rimane dall’inizio alla fine.

Parlando di numeri si tratta di 300 delibere tra Giunta e Consiglio solo nel 2011, e circa 1300 nel quinquennio 2007-2011. Quando, entro la fine del mese di settembre, il processo di dematerializzazione si completerà, saranno rese digitali anche le Determine dei dirigenti (circa 800 l’anno), le ordinanze e i decreti. E’ indubbio che per l’Amministrazione l’eliminazione del cartaceo comporti un risparmio reale nei costi di gestione interni, legati all’acquisto di cartucce, toner e risme di carta, oltre a quelli dovuti per il consumo di energia elettrica e manutenzione stampanti, e a quelli collegati alla conservazione dei documenti cartacei (rilegatura, gestione degli spazi di archivio). Indirettamente il risparmio si traduce più in generale in un minor impatto ambientale che rimane obiettivo prioritario per il Comune.

Da parte dei cittadini e degli interlocutori dell’Ente, il vantaggio concreto consiste nel disporre di documenti originali digitali, che in quanto tali possono essere scaricati direttamente dal sito web istituzionale; mentre finora sia all’Albo Pretorio on-line e sia nell’apposita sezione del sito web dedicata agli “Atti deliberativi” si trovavano file pdf con il valore di semplice copia. Ovviamente la copia cartacea conforme all’originale digitale – prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale -può essere sempre richiesta rivolgendosi agli uffici.

L’Amministrazione si sta attivando anche per la conservazione negli anni futuri di questi atti, che divenuti esclusivamente digitali non andranno più ad occupare spazio fisico negli archivi comunali, ma saranno invece conservati nelle strutture informatiche presso il Polo Archivistico Regionale.

La pubblicazione e diffusione degli atti originali in digitale è il punto di arrivo di un ampio processo di innovazione e dematerializzazione, che vede già da qualche anno la convocazione dei Consiglieri del Consiglio comunale tramite Posta Elettronica Certificata (eliminando quindi il costoso processo di “notifica” con il materiale cartaceo), e da alcuni mesi permette ai cittadini di assistere alle sedute di Consiglio comunale direttamente in streaming, attraverso il sito web istituzionale.

A titolo esemplificativo e prendendo come base di calcolo il numero complessivo di atti del 2011, si può prevedere un risparmio di spesa annuale così composto:

• carta, toner ed energia elettrica = 450 Euro
• rilegatura atti = circa 1.500 Euro

per un totale di circa 2.000 Euro.

A questi si aggiungono altre tipologie di oneri ridotti:

• spazio di archiviazione = metri lineari 1,50
• tempo/operatore per le procedure di perfezionamento degli atti = 99 ore lavoro

La modalità di firma digitale utilizzata è integrata nel file .pdf (PADES), perché più “usabile” per chi consulta gli atti, in quanto
non richiede uno specifico software per l’apertura dei files; sul sito web è pubblicata una guida per la visualizzazione dei file,
oltre all’applicativo da scaricare per aggiornare il software di Acrobat.

I testi delle delibere sono pubblicati nell’Albo pretorio online, e poi inseriti nella sezione apposita del sito web a disposizione per la consultazione di tutti i cittadini interessati.