Trento, Conferenze di Servizi: entro il 2018 la gestione sarà solo digitale
Circa 250 le Conferenze di Servizi tra il 2016 – 2018. Si prevede che ogni singola conferenza genererà volumi documentali pari a 3 gigabyte composti per il 95% da documentazione di tipo tecnico e per un restante 5% da documentazione di carattere amministrativo
8 Aprile 2016
Andrea Depedri, Direzione Progetti, Informatica Trentina S.p.A. e Marina Gasperetti, Provincia autonoma di Trento
La conferenza di servizi è uno dei più efficaci strumenti di semplificazione dell’attività della pubblica amministrazione, finalizzato ad accelerare i tempi di conclusione del procedimento amministrativo e quindi l’emanazione del provvedimento finale. Attraverso la convocazione di apposite riunioni collegiali, infatti, che consentono la trattazione contemporanea di uno stesso tema da parte delle amministrazioni o dei soggetti coinvolti in uno o in più procedimenti amministrativi, si realizza il coordinamento e la valutazione congiunta di tutti gli interessi pubblici in gioco, oppure l’acquisizione contestuale di tutti gli atti (autorizzazioni, licenze, permessi, nulla osta, ecc.) previsti dalla legge come propedeutici all’adozione di un provvedimento finale che si configura quindi come principale o conclusivo rispetto agli altri.
In questo contesto, il Dipartimento Infrastrutture e Mobilità della Provincia autonoma di Trento eroga un servizio centralizzato per l’organizzazione e la gestione delle conferenze dei servizi relative a progetti di nuove opere pubbliche, in tutti i casi in cui nelle procedure di rispettiva competenza siano coinvolte due o più strutture provinciali o amministrazioni pubbliche diverse dalla Provincia.
Gli obiettivi del progetto
Nel contesto sopra riportato la Provincia autonoma di Trento ha espresso la necessità di disporre di una modalità di gestione del procedimento relativo alle Conferenze di Servizi che permettesse di:
- disporre di tutta la documentazione legata al procedimento in un unica “area” aggiornata parallelamente all’avanzamento del processo, in cui tutti gli attori potessero agevolmente reperire le informazioni di cui necessitano;
- semplificare l’iter di gestione della documentazione garantendo la massima tracciabilità delle operazioni e una agevole ricerca della stessa anche a Conferenza conclusa;
- snellire la condivisione degli elaborati tecnici e garantire il processo di de materializzazione dei documenti;
- facilitare l’interazione tra partecipanti pre e post sedute di Conferenza mediante un canale unico e tracciabile;
- disporre di uno strumento unico di archiviazione della documentazione prodotta in Conferenza di Servizi;
- ottimizzare e tenere monitorati i tempi del procedimento;
- standardizzare e rendere configurabile il processo per garantire la futura estensione ad altre tipologie di Conferenze di Servizi, oltre a quelle specifiche delle opere pubbliche
Gli strumenti utilizzati
Informatica Trentina, società in house pubblica provinciale per l’ICT, con il supporto di diversi partner tecnici ha collaborato dapprima con il personale della Provincia autonoma di Trento per l’analisi e revisione del processo e in seguito ha proposto e realizzato una soluzione fortemente integrata con gli strumenti necessari a garantire sia la semplicità di utilizzo che la certezza degli atti. In particolare la soluzione si articola nei seguenti moduli:
Modulo “Core” Conferenza dei Servizi: il modulo “core” realizzato tramite l’infrastruttura EMC2 Documentum – xCP garantisce le funzionalità centrali di gestione dell’iter procedimentale, condivisione e collaborazione documentale, ricerca nell’archivio corrente e in quello storico, misurazione e reportisitica dei tempi dell’iter.
Modulo di Integrazione con il sistema di Protocollo Federato (PITre): l’integrazione con il sistema di Protocollo Federato, in uso nella quasi totalità delle amministrazioni pubbliche del territorio trentino e presente nel catalogo del riuso dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), ha garantito alla soluzione la certezza degli atti e delle trasmissioni, la conservazione a norma dei documenti digitali e l’accesso ad una rubrica condivisa.
Modulo di Integrazione con il sistema Adobe LiveCycle: l’utilizzo della componente Adobe LiveCycle per la generazione di pdf dinamici compilati in base ai dati forniti dagli utilizzatori del modulo “core” ha favorito una più semplice ed intuitiva gestione della domanda di indizione della Conferenza dei Servizi da parte dei soggetti richiedenti e alleggerito il lavoro di supporto alla compilazione da parte dei gestori del procedimento.
Modulo di Integrazione con il sistema Autenticazione Federata: l’integrazione con il sistema di Autenticazione Federata (attualmente in fase di predisposizione) permetterà agli utenti di accedere alla soluzione tramite le stesse credenziali di accesso alla loro postazione di lavoro, garantendo quindi contestualmente semplicità e sicurezza.
Modulo di Integrazione con il sistema Firma Elettronica: l’integrazione con il sistema di firma remota e verifica della firma di Infocert permette agli utenti di poter firmare digitalmente e verificare direttamente on-line la documentazione da inviare, senza dover recarsi fisicamente presso gli uffici del Dipartimento Infrastrutture e Mobilità della Provincia autonoma di Trento.
I numeri
Le Conferenze di Servizi che verranno attivate nell’arco temporale 2016 – 2018 si attesteranno in un numero variabile stimato fra 200 e 250 coinvolgendo complessivamente circa 150 utenti unici (dipendenti di pubbliche amministrazioni, di imprese private o liberi professionisti). Si prevede che ogni singola conferenza genererà volumi documentali pari a 3 gigabyte composti per il 95% da documentazione di tipo tecnico e per un restante 5% da documentazione di carattere amministrativo.
Risultati attesi e prossimi passi
Con l’introduzione della nuova modalità di gestione della Conferenza dei Servizi, la Provincia autonoma di Trento mira a conseguire i seguenti risultati:
- riduzione dei flussi cartacei a favore dei flussi elettronici;
- incentivo alla piena diffusione della firma digitale nei processi;
- razionalizzazione degli archivi;
- maggiori capacità di gestione e controllo del procedimento e dei suoi tempi;
- alti livelli di sicurezza, con salvaguardia dei diritti di accesso ai documenti;
- accesso immediato ai documenti delle conferenze attive e dello storico;
- ottimizzazione di tempo, materiali, risorse (ad esempio: posta ordinaria, gestione degli archivi cartacei, spostamenti e trasferte, copie di documenti su dispositivi fisici).
Per il Dipartimento Infrastrutture e Mobilità, che si occupa delle conferenze di servizi per l’approvazione di progetti di opere pubbliche da più di quindici anni, l’esperienza operativa ha reso evidente già da tempo la necessità di gestire le conferenze di servizi con strumenti informatici. Questo in virtù delle caratteristiche dell’istituto, volto a favorire la condivisione delle informazioni e la contestualità delle decisioni.
La soluzione proposta appare rispondente alle attese per quanto riguarda la certezza giuridica degli atti, la chiarezza delle funzioni e delle responsabilità degli attori coinvolti e la definizione dei passaggi procedurali. L’auspicio è poi quello che l’applicazione rappresenti uno strumento efficace di lavoro, da cui possa anche derivare un contenimento di risorse soprattutto in termini di tempo .
Concluso positivamente il collaudo della soluzione, entro il prossimo mese di giugno, sono previste le sessioni formative per gli utenti e l’avvio sperimentale delle prime Conferenze dei Servizi completamente dematerializzate.
