Veneto, come l’accesso ai fondi per lo sviluppo rurale è diventato digitale

Nell’ambito della gestione dei fondi strutturali e di investimento europei (fondi SIE) per il periodo 2014-2020 la recente regolamentazione (reg. UE 1303/2013) ha stabilito la necessità di un coordinamento molto più stretto rispetto al passato tra i diversi fondi. Si è posta ulteriore enfasi sull’informatizzazione dei processi e vincolato gli Stati membri affinché tutti gli scambi di informazioni tra i beneficiari (cittadini e imprese) e le autorità di gestione dei fondi possano essere effettuati mediante sistemi di scambio elettronico di dati.

La Regione del Veneto, in qualità di autorità di gestione dei fondi FESR, FSE, FEASR e FSC, ha risposto a questa sfida dotandosi di un sistema informativo unificato (SIU) per la gestione coordinata dei diversi fondi strutturali, coinvolgendo nel progetto anche gli enti strumentali regionali come l’ Agenzia veneta per i pagamenti in agricoltura (AVEPA), che svolge funzioni di organismo pagatore di aiuti, premi e contributi nel settore agricolo ed è coinvolta in particolare nella gestione delle domande di aiuto e di pagamento del Programma di sviluppo rurale (PSR) finanziato con fondi FEASR.

L’avvio della nuova programmazione per il periodo 2014-2020 e la pubblicazione dei primi bandi PSR da parte della Regione hanno pertanto determinato la necessità di adeguare, anche in ambito FEASR, la gestione delle procedure amministrative per l’accesso ai benefici già definite nell’ambito del SIU per gli altri fondi strutturali europei e, in particolare, di introdurre nuove modalità per la presentazione telematica delle istanze – che fino ad ora erano rimaste su carta, ancorché vi fosse un software gestionale che ne consentiva la compilazione on line – da parte delle aziende agricole interessate.

L’AVEPA ha risposto a questa sollecitazione definendo una strategia complessiva di integrazione tra il proprio sistema di gestione dei documenti – basato sulla piattaforma Extraway XML e sull’applicativo Docway 4 RE – e i vari software in uso per la compilazione (e la successiva attività istruttoria) delle istanze che ha dato vita allo sviluppo di Sportello Automatico , un middleware in grado di interfacciarsi con qualsiasi applicativo gestionale ricevendo i dati necessari ai fini di una gestione documentale delle domande interamente automatica e archivisticamente coerente.

Sportello automatico provvede infatti, in modo del tutto automatico, ad effettuare le seguenti attività di gestione documentale per tutte le domande presentate nell’ambito del Programma di sviluppo rurale (PSR) e del Programma nazionale di sostegno al settore vitivinicolo (OCM VINO) tramite lo stesso applicativo regionale (DOMPSR):

• registrazione di protocollo e classificazione archivistica della domanda di aiuto e/o pagamento secondo il piano di classificazione adottato dall’Agenzia;
• assegnazione della domanda alla struttura competente in base al tipo di intervento e/o all’ubicazione dell’azienda agricola richiedente;
• creazione del fascicolo archivistico della domanda di aiuto o, a seconda dei casi, di un sottofascicolo all’interno del fascicolo principale (questo avviene, ad esempio, per le domande di pagamento conseguenti ad una domanda di aiuto, mentre eventuali domande di subentro, rettifica o rinuncia vengono inserite nel fascicolo principale);
• inserimento della domanda nel relativo fascicolo, anch’esso assegnato all’ufficio AVEPA competente.

L’applicativo regionale consente di sottoscrivere le istanze con firma digitale o con firma elettronica avanzata basata sul sistema di firma grafometrica realizzato dall’AVEPA in occasione della completa digitalizzazione del processo di rilascio del c.d. libretto UMA per l’erogazione dei carburanti agevolati per uso agricolo; in alternativa, il sistema consente inoltre di fare l’upload della copia per immagine di eventuali domande sottoscritte con firma autografa. Anche i documenti allegati alla domanda PSR devono essere caricati in formato elettronico nell’applicativo DOMPSR, che provvede a verificarne i formati di file ai fini della successiva conservazione digitale, garantita dall’AVEPA attraverso le strutture e i servizi del Polo archivistico regionale dell’Emilia-Romagna (PARER).

In prossimità della scadenza dei bandi PSR, Sportello Automatico è inoltre in grado di effettuare automaticamente registrazioni di protocollo con differimento dei termini in modo da gestire eventuali “code” dovute alla presentazione di molte domande nelle ultime ore dell’ultimo giorno utile per la presentazione delle domande senza arrecare pregiudizio alle aziende agricole richiedenti.

Una volta registrati nel sistema di gestione dei documenti dell’AVEPA, le domande e i relativi fascicoli possono naturalmente essere gestiti come qualsiasi altro documento o fascicolo, con la possibilità quindi di essere trasferiti ad un altro ufficio dell’Agenzia a seguito di successive valutazioni sulla competenza o sulla ripartizione dei carichi di lavoro, di essere condivisi con altri uffici interessati, ecc.

La creazione automatica del fascicolo di procedimento per ciascuna domanda presentata – nel caso del PSR si tratta di diverse migliaia di istanze – consente inoltre agli uffici di gestire in modo più agevole e corretto, sul piano documentale e archivistico, le successive fasi dell’istruttoria e dell’adozione del provvedimento finale, nonché di eventuali pubblicazioni previste per la sua efficacia o per l’adempimento degli obblighi in materia di trasparenza amministrativa.

L’introduzione di Sportello Automatico ha consentito infine di ridurre drasticamente i tempi di registrazione a protocollo delle domande – oggi, di fatto, è sufficiente monitorare il sistema e risolvere eventuali problemi di configurazione del middleware, che in caso di errore non blocca la procedura e assegna il documento in via residuale al Servizio archivistico dell’Agenzia, che provvede alla sua corretta gestione – di uniformare le registrazioni standardizzandone le descrizioni archivistiche (oggetto, corrispondente, allegati, ecc.) e, in ultima analisi, di dedicare ad altre attività le risorse prima impiegate nella registrazione di protocollo e nelle susseguenti attività di gestione documentale.