Meno carta e più sicurezza, come il digitale ha cambiato il censimento Istat della popolazione

La trasformazione digitale va di pari passo alla riorganizzazione della struttura, a partire dai processi e dai flussi informativi. È quello che ha fatto Istat, che dal 2018 ha avviato il censimento della popolazione e delle abitazioni secondo un modello tutto nuovo: digitale, tempestivo, sicuro e più efficiente. Questo cambiamento ha impattato fortemente sull’intera organizzazione, che attraverso un metodo rigoroso e l’adozione di device e applicativi di ultima generazione targati Samsung, ha rivoluzionato la metodologia di rilevamento, ora annuale e non più decennale.

“Prima i nostri rilevatori dovevano compilare insieme alle famiglie un questionario cartaceo – ci racconta Massimo Fedeli, Chief information officer di Istat – ora grazie ai tablet di cui si è dotato l’istituto, e ad applicativi che ne garantiscono standard di sicurezza, possono inviare in tempo reale i dati raccolti alla sede centrale, dove verranno rielaborati e integrati con i dati provenienti dalle fonti amministrative. Questo ci permette – sottolinea Fedeli – di mantenere uno stretto controllo sulla governance del processo, riducendo i tempi di elaborazione e soprattutto i costi”.  

Alle spalle l’Istituto ha un grande investimento in infrastruttura IT, circa 4 milioni di euro, che verrà ripagato nel lungo periodo: “non si tratta – si legge nel Programma di modernizzazione dell’Istat del 2016 – di spendere meno ma di spendere meglio, dando il maggior valore possibile ai fondi pubblici”. 

Come cambia il censimento con il digitale 

Si stima, infatti, che i costi verranno ridotti di circa il 50% rispetto al censimento precedente (2011) e per capire come è cambiata la storica rilevazione statistica dell’Istituto, basta vedere i numeri: 14.000 rilevatori, un milione e 400 mila famiglie per un totale di 3,5 milioni di persone residenti in 2.852 comuni italiani, 13.109 istituzioni coinvolte e più del 99% di questionari compilati, con un risparmio di circa 250.000 tonnellate di carta.  

E poi i tempi: prima della svolta digitale con un censimento a cadenza decennale ci volevano due anni per rielaborare tutti i dati raccolti; ora sei mesi che – promette Fedeli – saranno ridotti ulteriormente. Inoltre, entro il 2021 tutti i comuni parteciperanno, almeno una volta, alle rilevazioni censuarie. 

Informazioni più tempestive e sicure 

Con la digitalizzazione cambia anche il flusso e la qualità delle informazioni, sia in entrata che in uscita.  Non più solo informazioni sugli individui e le abitazioni, ma anche coordinate geografiche, valutazioni sullo stato degli immobili e analisi del territorio. Un censimento che si allarga ai vari aspetti della vita del cittadino per fornire un quadro del benessere reale delle famiglie italiane, che orienti le politiche pubbliche in materia di sostenibilità e servizi. 

Operazioni, come l’acquisizione di dati sensibili, che gli operatori hanno potuto svolgere in tutta sicurezza grazie all’utilizzo di particolari Soluzioni Enterprise come Samsung E- Fota, Samsung Knox Mobile Enrollment e Samsung Knox Configure. Tecnicamente i device mobili sono stati configurati per permettere ai rilevatori di accedere a diverse fonti informative amministrative, come banche dati geografiche della toponomastica, che forniscono numerazione civica e fabbricati, e banca dati catastali così che possano integrare in tempi record le informazioni raccolte sul campo. 

In particolare, Samsung Knox Configure, basato su cloud, permette già da remoto di configurare con molta semplicità una grande quantità di dispositivi predisponendoli per esigenze specifiche. Si possono creare profili con impostazioni, limitazioni, app e altro contenuto per i dispositivi che, una volta registrati, riceveranno automaticamente i profili personalizzati mediante WiFi e connessione mobile. 

Delle prestazioni che saranno soggette a miglioramenti, grazie anche all’istituzione di un tavolo permanente di Istat con i Comuni, per raccogliere suggerimenti e proposte da parte degli utilizzatori finali. 

Il programma di modernizzazione dell’Istat 

Un cambiamento che ha richiesto un grosso sforzo organizzativo: “Non era possibile cambiare, se non si fosse ripensata prima l’organizzazione e i suoi processi – precisa Fedeli. In questo senso la riorganizzazione della struttura è stata propedeutica al nuovo censimento”.  

L’Istat nel 2016 ha avviato un Programma di modernizzazione, in linea con la Vision 2020 europea, le buone pratiche internazionali e l’esperienza degli Istituti nazionali di statistica più avanzati. Cercando di integrare le nuove tecnologie e metodologie con il patrimonio informativo dell’Istituto, si è concretizzato un assetto organizzativo più semplice che prevede la distinzione della funzione di produzione da quelle di supporto, in un’ottica di maggiore efficienza e integrazione delle competenze. Una sfida sul piano industriale, professionale e culturale: “Adottando standard ITIL e un approccio Business Relationship Management – ci spiega Fedeli – riusciamo a coinvolgere in una relazione produttiva tutte le direzioni dell’Istituto nella gestione dei progetti”. 

Parallelamente è stata avviata un’importante attività di formazione, attraverso linee guida chiare, video tutorial, eventi formativi e una vera e propria piattaforma di formazione a distanza, sia per i 14.000 rilevatori che per i dipendenti dell’Istat e, in particolare, per quelli del dipartimento IT: “Circa il 60% dei dipendenti del dipartimento – prosegue Massimo Fedeli – ha seguito corsi sul project management, la sicurezza informatica, il controllo e la gestione di progetti specificatamente IT. Parliamo di 600 giorni di formazione”. 

Il percorso intrapreso da Istat sembra una piccola rivoluzione. Le risorse, umane e monetarie, liberate dal digitale diventano sviluppo e opportunità per nuovi progetti di ricerca e sviluppo più pertinenti, verticali e tempestivi, in grado di rispondere alle trasformazioni in atto nella società e alle nuove domande informative.