Gestione documenti: formazione necessaria per preservare la memoria

La formazione è nuovamente al centro delle iniziative per il miglioramento della pubblica amministrazione italiana. Nel campo specifico dei processi di trasformazione digitale e organizzativa, formazione e conoscenze implicano una serie di approfondimenti inter-disciplinari che al centro vedono il nodo della gestione e conservazione dei documenti. Lo riconosce con chiarezza anche l’importante iniziativa avviata nel 2019 dal Dipartimento della funzione pubblica e operativa in questi mesi, il Syllabus delle competenze digitali per la PA.

Il Syllabus individua e descrive le conoscenze e le abilità che ogni dipendente pubblico deve possedere per partecipare in modo attivo al cambiamento in atto e ancor più per promuovere il miglioramento dei servizi pubblici, distinguendo diversi livelli di analisi (di base, intermedio e avanzato).

Nel Syllabus conoscenze essenziali

Delle cinque aree tematiche di competenza indicate nel Syllabus (dati, informazioni e documenti informatici, comunicazione e condivisione, sicurezza, servizi on-line e trasformazione digitale), la prima include un ambito specifico dedicato alla gestione documentale (competenza 1.2. Produrre, valutare e gestire documenti informatici). Anche se apparentemente concentrate sui documenti, più che sulla formazione e organizzazione di sistemi d’archivio, le conoscenze e le abilità – declinate dettagliatamente dal Syllabus – riguardano in realtà tutti i diversi aspetti della funzione documentale, come emerge dalla lettura attenta del documento.

Le conoscenze individuate, anche nel livello avanziato, sono essenziali per chiunque operi all’interno di una pubblica amministrazione e riferibili al tema della classificazione, della fascicolazione e dell’utilizzo dei metadati in relazione ai documenti e ai fascicoli informatici, nonché alla valutazione di qualità dei sistemi e delle piattaforme per la gestione archivistica e la successiva conservazione dei documenti informatici.

Archivisti: formazione necessaria

Seppure la trasformazione digitale dipenda largamente dalla qualità delle piattaforme documentali, che necessariamente devono assicurare conformità alla normativa e agli standard in un contesto in continua evoluzione tecnologica, è impossibile raggiungere questi obiettivi senza un adeguato livello di formazione in grado di fornire un robusto quadro di riferimento concettuale, operativo e normativo.

Per questo FPA ha creato un catalogo formativo aderente al framework del Syllabus “Competenze digitali per la PA”, utile a rafforzare e consolidare le competenze digitali dei dipendenti pubblici e intraprendere percorsi formativi mirati e personalizzati.

FPA Digital School

In un ambiente dinamico come quello in cui si formano oggi i documenti e gli archivi digitali i responsabili della gestione documentale e i responsabili della conservazione rischiano di perdere la capacità di operare con responsabilità ed efficacia se le loro conoscenze e abilità specifiche non sono costantemente adeguate rispetto ai cambiamenti. Rischiano soprattutto di non saper preservare la memoria documentaria di cui sono i custodi, in una società che sempre più ha e avrà bisogno di fonti autentiche, affidabili e accessibili.

Tutti questi aspetti in termini di conoscenze, abilità e competenze, sono oggetto di un altro percorso formativo specificatamente dedicato alla gestione documentale di FPA: il CAMPUS Gestione Documentale. Tutti i materiali sono, peraltro, riferiti esplicitamente e specificatamente ai requisiti individuati dal Syllabus e ritenuti essenziali per chi lavora nel settore pubblico. Il percorso formativo, naturalmente, non è distinto nei tre livelli, anche se fornisce di volta in volta, per i singoli moduli, indicazioni precise riferibili agli obiettivi originari e alla loro diversa articolazione. Il corso affronta le diverse tappe formative in una visione complessiva e quindi con una sequenza logica coerente con le diverse fasi di formazione e gestione dei documenti e degli archivi digitali, approfondendo sia gli aspetti di principio e di metodo sia le attività tecniche e operative, tutti necessari a sostenere le scelte delle amministrazioni in questa fase di transizione.

Progettare l’archivio

Una particolare attenzione è dedicata alla progettazione di sistemi integrati, allo sviluppo degli strumenti e delle policy che le regole tecniche (e le future linee guida) rendono obbligatorie, dal piano di classificazione e formazione dei fascicoli e delle aggregazioni, ai manuali di gestione e di conservazione, ma anche al piano di conservazione finalizzato a definire i termini e le modalità della selezione, dello scarto o della conservazione degli archivi cartacei, ibridi e digitali.

Non manca naturalmente l’analisi del sistema di responsabilità nei processi indicati, così come il nodo della conservazione digitale è visto affrontando sia gli standard nazionali e internazionali di riferimento, sia il quadro normativo italiano e le nuove indicazioni in corso di approvazione.

La formazione di FPA: concetti e strumenti

A distanza di vent’anni dall’approvazione del testo unico sul documento amministrativo, è ancora possibile ancorare a quelle regole la gestione documentale, anche se il contesto è profondamente mutato e sempre più radicalmente trasformato in una dimensione digitale. Questo è stato ed è possibile perché il legislatore allora articolò il proprio modello in modo funzionale e coerente con la complessa varietà degli apparati amministrativi, rinviando a successivi provvedimenti tecnici le scelte tecnologiche. Il CAMPUS Gestione Documentale di FPA ha la medesima ambizione e persegue la stessa linea: approfondire i principi e i concetti della produzione e della conservazione documentale, senza trascurare però di analizzare poi con il necessario dettaglio tecnico le componenti operative e gli strumenti in grado di assicurare qualità, efficienza ed efficace ai sistemi realizzati o in corso di definizione e progettazione.