Il modello ISIPM-Prado® per la rilevazione della maturità di Project Management nella PA

Introduzione

Recenti studi[1] dimostrano come le organizzazioni sia pubbliche che private svolgano mediamente tra il 40% e il 50% delle loro attività sotto forma di progetti. Considerando la percentuale di tempo trascorso per l’esecuzione di progetti rispetto all’intera economia di un paese, in Italia si è passati dal 27,5% nel 2012, al 33,7% nel 2017, fino a raggiungere un 41,2% nel 2021.

Queste cifre, sulla scia positiva indotta dai finanziamenti correlati al PNRR, non potranno che crescere generando un proporzionale aumento della complessità gestionale che le organizzazioni dovranno affrontare dovuta all’aumento del numero delle iniziative progettuali in portafoglio. Tale scenario genererà una situazione di stress per le organizzazioni italiane spesso già in sofferenza nel raggiungimento degli obiettivi di progetto nei tempi e nei costi pianificati.

Indubbiamente l’aspetto formativo dei professionisti sulle tematiche specifiche del Project Management (PM) resta un elemento imprescindibile del processo di preparazione a questi nuovi stimoli ma non è certamente sufficiente. I progetti vengono infatti svolti all’interno di sistemi organizzativi caratterizzati da strutture, processi, strumenti, cultura e tanti altri aspetti che concorrono in maniera diretta e indiretta alla riuscita o al fallimento dei progetti.

Uno degli indicatori di salute e performance delle organizzazioni è rappresentato dal livello di maturità nel Project Management, cioè il grado di competenza che un’organizzazione possiede nel gestire efficacemente tutti i fattori tecnici ed organizzativi che concorrono alla realizzazione dei progetti. Il livello di maturità è un indicatore quantitativo derivabile dall’applicazione di strumenti definiti modelli di maturità. L’istituto Italiano di Project Management^® (ISIPM) promuove l’applicazione del modello ISIPM-Prado^®[2] quale strumento di riferimento per la valutazione della maturità di PM a livello nazionale mediante lo svolgimento dell’iniziativa di ricerca sulla maturità delle organizzazioni italiane.

La ricerca sulla maturità delle organizzazioni italiane

L’iniziativa di rilevazione del livello di maturità su scala nazionale viene promossa annualmente da ISIPM in occasione dei propri eventi istituzionali (ad esempio PM Expo o seminari), di eventi di calibro nazionale in cui ISIPM è parte attiva (come FORUM PA), workshop erogati presso associazioni di categoria, aziende private ed enti pubblici, oltre che attraverso i propri canali social (Linkedin e Facebook). Lo strumento a supporto della metodologia di rilevazione del livello di maturità è rappresentato dal sito www.maturita.isipm.org, unico focal point certificato e riconosciuto per la misurazione della maturità secondo il modello ISIPM-Prado^® che, nella pratica, avviene mediante la compilazione di un questionario a risposta multipla di 60 domande. Al completamento del questionario, il rispondente ottiene, a suo solo uso, un report sintetico riportante il giudizio sintetico di maturità, la distribuzione della maturità per livelli e la distribuzione della maturità per dimensioni di analisi. La ricerca nazionale è ormai in vigore dal 2019 e a partire da Giugno 2022 è stato pubblicato il report della ricerca nazionale anno 2021/2022[3].

Sintesi dei dati nazionali relativi alla Pubblica Amministrazione

Il bacino complessivo di partecipanti alla ricerca nazionale 2021/2022 è stato di 102 organizzazioni con un livello medio di maturità pari a 2,7 su una scala da 1 a 5. Rispetto al totale circa il 19% appartiene al settore pubblico (amministrazione statale diretta e indiretta) totalizzando un valore medio di maturità pari a 2,4, in aumento rispetto alla rilevazione dello scorso anno che aveva totalizzato un livello di maturità pari a 2,1. Nello specifico il valore di maturità degli enti pubblici a gestione statale diretta ha totalizzato un livello di maturità in linea con la media nazionale mentre è risultato essere decisamente inferiore quello riscontrato per le società a partecipazione pubblica.

La contenuta partecipazione della Pubblica Amministrazione (PA) alla ricerca nazionale potrebbe essere prevedibilmente recuperata nelle prossime iterazioni dell’iniziativa proprio in virtù di un rinnovato interesse derivato dagli approcci gestionali strutturati richiesti dalle normative che disciplinano l’accesso e la gestione dei finanziamenti del PNRR.

La distribuzione della maturità sui livelli denota un approccio generalizzato degli enti pubblici al “sapere” piuttosto che al “saper fare”, condizione che premia gli sforzi formativi di breve e lungo periodo intrapresi nel recente passato dalla PA ma a cui non segue una fattiva attuazione nella pratica quotidiana [Fig. 1]. Molto elevato, inoltre, il battente di organizzazioni che dimostrano di non possedere un sistema di Project Management strutturato e adeguato alle loro esigenze. Relativamente alla distribuzione della maturità per dimensioni di analisi, sulla base delle evidenze oggettive ottenute dai risultati della ricerca, è invece possibile evidenziare i seguenti aspetti:

• Competenze di project management: dimensione sviluppata che indica un costante investimento sulla formazione dei professionisti;
• Competenze tecniche e contestuali: dimensione maggiormente sviluppata che indica una buona padronanza delle tematiche specifiche di contesto e tecniche da parte delle amministrazioni;
• Competenze comportamentali: dimensione in controtendenza rispetto alle esigenze determinate dai nuovi approcci lavorativi (es. smartworking);
• Metodologia: dimensione sufficientemente sviluppata che denota un approccio strutturato alle esigenze attuali ma da valutare in relazione al nuovo scenario normativo;
• Informatizzazione: dimensione arretrata che dimostra una mancanza di strumenti informativi a supporto delle metodologie e che costringono i professionisti ad una condizione di “artigianalità del lavoro”;
• Allineamento strategico: dimensione stabile indice di un sufficiente livello di selezione dei progetti in linea con gli obiettivi strategici;
• Struttura organizzativa: dimensione più arretrata che sottende la mancanza di strutture organizzative di supporto al sistema di Project Management.

Oltre alle evidenze sopra esposte, la ricerca nazionale ha permesso di tracciare e confermare una tendenza positiva e di relazione diretta tra il livello di maturità e la presenza della figura del Project Manager [Fig. 3] e della struttura di PMO [Fig. 4]. Nel caso specifico del PMO emerge come la maggioranza degli enti pubblici non disponga di una simile struttura e non a caso, sulla scia dei requisiti e della complessità introdotte dal PNRR, molte amministrazioni si stanno dotando di strutture similari nella maggior parte dei casi identificate come “cabine di regia”. L’auspicio è che tali organismi svolgano non solo attività di controllo ma anche e soprattutto di coordinamento e governance dei progetti avvicinandosi al ruolo previsto in letteratura per i Project/Program Management Office.

Conclusioni

Misurare le performance organizzative nell’ambito del Project Management permette di disporre di un efficace indicatore preventivo della solidità di un’organizzazione o di un ente nella gestione dei progetti, come suggerito anche dalla Direttiva n.2 Dicembre 2017 (Linea guida SMVP). Tale opportunità si colloca inoltre in perfetta sintonia con i più recenti indirizzi stabiliti nell’ambito della nuova Commissione Tecnica per le performance che promuove, tra le altre iniziative, una revisione organizzativa e il miglioramento della qualità dei servizi offerti a cittadini e imprese, condizione traguardabile mediante l’attuazione di progetti. ISIPM, al fine di sostenere l’importanza della misurazione della maturità di project management ed organizzativa rinnova quindi l’impegno a promuovere una nuova iterazione della ricerca nazionale sul livello di maturità delle organizzazioni italiane per l’anno 2022/2023.

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[1] German Project Management Association, Makroökonomische Vermessung der Projekttätigkeit in Deutschland, 2015.; International Project Management Association Italy, Projectification of Society – the case of Italy, 2018.

[2] A. Fraticelli, M.L. D’Orazi – Il modello di maturità ISIPM-Prado®. Lo strumento per misurare la crescita del project

management nelle organizzazioni- anno 2021, Ed. Franco Angeli

[3] https://maturita.isipm.org/report-2021-2022