Nasce l’ufficio RTD-diffuso: il modello virtuoso della Regione Puglia

Fin dalle prime edizioni del Piano Triennale per l’informatica, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) aveva ben chiara l’importanza del ruolo dei Responsabili per la Transizione al Digitale (RTD) e dei loro uffici nella trasformazione digitale della PA. Già tra il 2020 e il 2021, insieme alla Conferenza dei Rettori delle Università Italiane (CRUI), è stata condotta un’indagine sui fabbisogni di formazione degli uffici degli RTD al fine di individuare quali fossero le esigenze di formazione di base e specialistica su temi come dati, cybersecurity, accessibilità dei servizi pubblici digitali, usabilità dei siti web delle PA. È da questa premessa che parte la nostra chiacchierata con Ludovico Aniballi, Responsabile dell’Area Indirizzo e governance della Pubblica Amministrazione di AgID, e Rosamaria Barrese, Responsabile del Servizio Piano triennale.

Formazione di base e specialistica per dipendenti della pubblica amministrazione

A inizio 2021 è stata avviata la prima edizione del corso di base “e4job PA – Introduzione alla cultura digitale” per gli RTD e il personale dei loro uffici, in collaborazione con AICA e Umana SPA che hanno messo a disposizione di AgID un percorso e-learning composto da 11 moduli formativi, per la partecipazione di circa 500 dipendenti delle pubbliche amministrazioni centrali e locali. “Il corso, erogato in tre edizioni, ha di fatto coinvolto circa 1.000 dipendenti della pubblica amministrazione, che hanno anche sostenuto un esame finale, registrando un tasso di completamento del corso di circa il 75%, un risultato estremamente positivo considerando che la percentuale di completamento di corsi in modalità e-learning si attesta intorno al 25-30%”, sottolinea Ludovico Aniballi. 

Dall’altra parte, sono stati organizzati cicli di seminari per la formazione specialistica. Una delle iniziative è stata attivata in collaborazione con la CRUI e ha coinvolto circa 6.000 dipendenti delle pubbliche amministrazioni e del sistema universitario italiano in due anni. In particolare, è stato sperimentato un corso pilota che comprendeva moduli specialistici da condividere all’interno dei percorsi universitari, dei master e della formazione specialistica. Un’altra iniziativa di rilievo è stata quella realizzata con il supporto di Formez PA, che ha permesso di progettare ed erogare oltre 100 cicli di webinar destinati agli RTD e ai loro uffici. “Questa esperienza, che inizialmente mirava a coinvolgere 800 partecipanti della pubblica amministrazione, ha raggiunto un risultato sorprendente con circa 29.000 partecipanti”, afferma Aniballi. Numerosi sono stati i temi affrontati durante questi webinar, in linea con il programma Italia Login – La casa del cittadino, tra cui l’accessibilità, il monitoraggio dei contratti e dei pareri e la cybersecurity.  “Nata come esperienza di divulgazione e presentazione di contenuti su un solo webinar (indirizzato agli RTD e ai loro uffici, per poi essere aperto a tutti), si è rapidamente trasformata in cicli di 5-6 incontri formativi”, come fa notare Rosamaria Barrese. Si è passati, dunque, a corsi pratici e operativi, arricchiti da attività da svolgere e metodi interattivi a supporto delle attività. La decisione di ampliare l’offerta formativa è stata presa sulla base dei feedback degli utenti, raccolti non solo durante le sessioni di discussione, ma anche tra un webinar e l’altro. I contenuti sono stati quindi modificati e adattati alle esigenze specifiche degli uffici partecipanti all’iniziativa.

AgID promuovere le competenze digitali per la trasformazione delle PA

“Le competenze digitali rappresentano uno dei tre assi fondamentali delle attività svolte da AgID – afferma Ludovico Aniballi -, per questo l’Agenzia si impegna a fornire indicazioni alle pubbliche amministrazioni sul percorso da seguire per la digitalizzazione, il monitoraggio e la valutazione dell’impatto delle iniziative messe in campo. Servono competenze e AgID offre ‘costantemente’ supporto alle PA affinché possano acquisirle e svilupparle”. A loro volta, le pubbliche amministrazioni partecipano alle iniziative di formazione per RTD proposte da AgID, sulla base di quanto riportato all’interno del Piano Triennale per l’informatica 2022-2024 (CAP8.PA.LA34).

In collaborazione con la Scuola Nazionale dell’Amministrazione (SNA), AgID sta attualmente svolgendo attività di formazione per l’aggiornamento obbligatorio dei dirigenti e dei neo-dirigenti, e in generale per tutto il personale della pubblica amministrazione. “Durante l’ottavo corso-concorso SNA – afferma Aniballi – abbiamo tenuto delle lezioni riguardanti il Codice dell’amministrazione digitale e il Piano Triennale per l’informatica nella PA. Questo dimostra l’interesse di AgID a rispondere alle richieste provenienti dalle pubbliche amministrazioni, in particolare dagli enti territoriali che dispongono di risorse umane più limitate rispetto alle grandi strutture e che hanno maggiori esigenze di competenze per affrontare le sfide della digitalizzazione”.

Le iniziative di formazione, sia di base sia specialistiche, qui descritte, sono state presentate inizialmente alle Regioni. E “la Regione Puglia, in particolare, si è distinta come una delle regioni che ha sfruttato al meglio queste iniziative, per poi implementarle internamente”, come evidenzia Rosamaria Barrese.

Nasce l’ufficio RTD-diffuso: il caso di successo della Regione Puglia

L’esperienza della Regione Puglia, impegnata nella propria riorganizzazione digitale, rappresenta un caso di successo nell’ambito dell’ufficio RTD. La Regione ha infatti intrapreso azioni di reingegnerizzazione dei processi interni al fine di avviare la transizione dell’amministrazione verso nuove componenti tecnologiche e piattaforme digitali, come previsto dal Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) che stanzia oltre 6 miliardi di euro per la digitalizzazione della PA. Attualmente, sono in corso progetti volti al ridisegno di nuovi servizi per cittadini, imprese e tutti coloro che utilizzano i servizi pubblici, con un’attenzione particolare agli obiettivi dell’usabilità e dell’accessibilità. Infatti, “la Regione Puglia è inserita nel progetto pilota di AgID sull’accessibilità dei servizi pubblici digitali” (misura1.4.2 del PNRR), come evidenzia Morena Ragone, Supporto Giuridico specialistico per la Transizione al digitale dell’Ufficio RTD e membro del Gruppo di Coordinamento RTD-diffuso, contattata assieme al Responsabile della Transizione Digitale Cosimo Elefante, per un loro commento sul caso di studio del modello di riorganizzazione digitale della Regione. Inoltre, il tema dei dati aperti e dell’interoperabilità riveste un ruolo centrale nella transizione digitale ed è affrontato anche all’interno della Community per RTD della Regione Puglia sulla piattaforma ReTeDigitale di AgID (come definito dal Piano Triennale per la trasformazione digitale, CAP8.PA.LA34). E ancora, rientra tra i compiti del Responsabile per la Transizione al Digitale la predisposizione del Piano di apertura dei dati pubblici (Circolare n. 3/2018 del Ministro per la PA).

La Regione Puglia ha adottato un approccio innovativo per affrontare le sfide legate all’implementazione di processi digitali e alla riorganizzazione dei servizi. Un’idea chiave è stata quella di creare, come parte ulteriore dell’Ufficio RTD, un ufficio RDT-diffuso, utilizzando le competenze verticali presenti in ogni dipartimento che compone l’amministratore regionale.

Ma come è nata questa idea di un RTD decentrato? Il Responsabile della Transizione Digitale Cosimo Elefante ha avvertito la necessità di costituire un gruppo distribuito che affiancasse il Gruppo di Coordinamento, con competenze specializzate, che attuasse le decisioni prese insieme al management su tutta l’amministrazione. “Per prima cosa – afferma Elefante – l’ufficio RTD è stato spostato in staff all’organo di vertice politico. Da qui è nata poi l’idea di creare un nucleo all’interno dell’ufficio RTD, composto da professionisti con competenze specialistiche. Sono stati individuati, quindi, alcuni colleghi per ciascun dipartimento, per un totale, ad oggi, di circa 50 componenti che formano l’RTD-diffuso, ognuno con competenze trasversali che spaziano dall’avvocato all’agronomo, al tecnico”. L’obiettivo principale è intervenire in modo efficace su tutti i settori della Regione Puglia, affrontando le problematiche legate alla riorganizzazione dei servizi, alla creazione e alla revisione dei processi in modalità digitale in ogni singolo dipartimento. La collaborazione dei colleghi appartenenti al gruppo RTD, ognuno con le proprie competenze verticali, contribuisce in modo significativo a raggiungere questo obiettivo. L’ufficio RTD-diffuso rappresenta, quindi, un esempio di innovazione e collaborazione all’interno della pubblica amministrazione.

“Altro tassello importante è la co-progettazione tra le reti di competenze”, evidenzia Morena Ragone. “L’Ufficio RTD della Regione Puglia organizza, infatti, appuntamenti periodici con la Rete degli RTD delle Agenzie e delle in house regionali, sulla base di un Protocollo d’Intesa approvato dalla Giunta regionale” con Deliberazione del 2 agosto 2022, n. 1092. L’obiettivo è condividere risultati e criticità nel processo di transizione digitale, buone prassi organizzative, tecnologiche e procedurali, ma soprattutto co-progettare attività e servizi offrendo la possibilità di una visione comune e di una chiara governance su tutto il territorio regionale. Il Dirigente Aniballi fa notare che “queste reti sono finalizzate al rafforzamento della capacità amministrativa e sono di responsabilità degli RTD regionali”.

AgID sostiene la diffusione del modello della Regione Puglia presso altre amministrazioni pubbliche

Non esiste un modello di governance ottimale. “Di sicuro – afferma Aniballi – quello adottato dalla Regione Puglia è un modello da guardare con interesse che proporremo anche ad altre amministrazioni, attraverso ulteriori attività di divulgazione e formazione, per ragionare insieme sulla fattibilità e utilizzabilità del modello in diversi cluster di realtà”. Rosamaria Barrese aggiunge: “è importante sottolineare che l’esperienza pugliese non è replicabile in tutte le realtà, tuttavia, ciò che hanno realizzato – manuali, guide e documenti interni – vorremmo chiedere loro di metterlo a disposizione di altre amministrazioni che potrebbero trarne beneficio. Questo, inoltre, rappresenta uno degli obiettivi dei laboratori territoriali proposti da AgID, in cui si creano le comunità e si condividono gli strumenti sviluppati, il materiale nuovo o esistente, i risultati, i processi implementati”. 

AgID lavora per definire e condividere modelli di organizzazione degli RTD e profili di e-leadership

AgID ha promosso e coordinato due laboratori che affrontano le esigenze di formazione e competenze digitali delle amministrazioni, soprattutto a livello territoriale. Il primo laboratorio si propone di sviluppare modelli per la nomina associata degli RTD, una necessità sentita soprattutto dagli enti locali. Coinvolge circa 20 amministrazioni e ha l’obiettivo di definire modelli di organizzazione degli RTD e di redigere linee guida utili anche per altre amministrazioni. Il secondo laboratorio riguarda i profili di e-leadership.   
La decisione di individuare un RTD in forma associata rientra nella competenza esclusiva delle amministrazioni stesse, è basata sull’organigramma e sull’analisi delle proprie competenze. “Dopo aver valutato le competenze interne – afferma Ludovico Aniballi -, si procede alla valutazione del modello di Ufficio RTD più adatto. Esistono diversi modelli di organizzazione degli RTD, tra cui quello associato e quello proposto dagli ordini professionali che prevede un unico RTD coordinatore delle attività di altre figure territoriali. L’obiettivo principale del laboratorio di AgID è quello di definire questi modelli e renderli disponibili a tutte le realtà interessate, in modo che possano fruirne”. “Oltre alle linee guida – sottolinea Rosamaria Barrese -, vengono condivise le Determine approvate da altri comuni che hanno già nominato in forma associata un responsabile della transizione digitale, al fine di agevolare il percorso di associazione”.

Per le iniziative laboratoriali sui profili di e-leadership, AgID sta collaborando con 17 amministrazioni di diversi livelli, tra cui amministrazioni centrali come Inail, amministrazioni territoriali, regioni, province e comuni. “Lo scopo – dichiara Aniballi – è comprendere insieme quali competenze sono necessarie per gestire la transizione digitale e i conseguenti processi di riorganizzazione degli uffici RTD, e creare un modello di e-leadership che permetta di individuare percorsi di formazione ad hoc, dai temi di riorganizzazione fino ad arrivare a contenuti più specifici in ambito giuridico, gestione delle risorse umane e tecnico-informatico.

Questo lavoro sul territorio che AgID sta facendo, partendo dai primi incontri a Roma, successivamente a Bari e prossimamente a Firenze, è vincente. “Si è creata – continua Ludovico Aniballi – una rete molto stretta tra i partecipanti che si confrontano continuamente, sia dentro il laboratorio che fuori, e questo è vincente”.

Prospettive future

Dal confronto tra gli RTD sono emerse nuove idee. 

Entro la fine dell’anno verrà organizzato un nuovo laboratorio sui modelli organizzativi degli uffici RTD. Tale iniziativa si baserà sui risultati ottenuti durante i due laboratori in corso, dai quali sono state acquisite preziose informazioni riguardo ai modelli organizzativi attualmente adottati dalle amministrazioni partecipanti (e la Puglia è considerato uno dei maggiori modelli di successo). Ciò è stato possibile grazie all’impiego di questionari e check list distribuiti durante i corsi e alla raccolta di documentazione, determine comunali e note, che costituiscono un solido punto di partenza per le future attività. In risposta alle esigenze delle amministrazioni e all’esito dei corsi svolti, verrà avviato anche un laboratorio dedicato al monitoraggio e alla governance dei contratti ICT. “L’obiettivo – evidenzia Barrese – è riunire numerose amministrazioni attorno a un tavolo, fornendo loro strumenti pratici per imparare e migliorare. Sarà organizzato un ciclo di sei webinar, ciascuno della durata di due ore. Il monitoraggio rappresenta lo strumento a supporto del RTD nell’adempimento delle proprie responsabilità, pertanto, è fondamentale formare adeguatamente le persone che lo utilizzeranno, al fine di sfruttare al meglio le risorse messe a disposizione dall’AgID”.
In chiusura della nostra intervista, i referenti AgID hanno annunciato l’imminente avvio dei lavori per il Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione 2024-2026. Tra i temi chiave che verranno affrontati, saranno inclusi quelli legati al territorio e alla formazione che rappresentano le sfide del cambiamento organizzativo, con l’obiettivo di promuovere l’innovazione e l’efficienza nell’ambito della pubblica amministrazione.