Il Segretariato Generale della Difesa a FORUM PA 2012

Il Segretariato Generale della Difesa – Direzione Nazionale degli Armamenti presenta a FORUM PA 2012 l’applicazione @D[h]OC (Amministrazione Difesa DOCumentale), un sistema di Protocollo Informatico e gestione documentale, con lo scopo di gestire, in ottemperanza della vigente normativa, i procedimenti amministrativi in modalità digitale.
Padiglione 7 stand 20B

Il Segretariato Generale della Difesa – Direzione Nazionale degli Armamenti (DNA) – ha avviato, in collaborazione con la Società Engineering, la realizzazione di un sistema di Protocollo Informatico e gestione documentale, denominato @D[h]OC (Amministrazione Difesa DOCumentale), al fine di gestire, in ottemperanza della vigente normativa, i procedimenti amministrativi in modalità digitale.

Per raggiungere tale obiettivo, con il sistema @D[h]OC vengono redatti, sottoscritti, trasmessi e archiviati solo documenti informatici.

In uscita ciò viene agevolmente realizzato con l’impiego del documento informatico associato alla firma digitale e alle caselle di posta elettronica istituzionale e certificata.

I documenti in ingresso, nel caso di originali cartacei, vengono dematerializzati e resi conformi agli originali, secondo le procedure previste dal CAD.

In particolare:

• la validità legale del documento informatico archiviato è garantita, per gli atti in uscita dalla firma digitale, dall’associazione dell’hash e delle altre caratteristiche propedeutiche per la conservazione previste dalle norme;
• la trasmissione degli atti digitali in uscita avviene mediante posta elettronica certificata (PEC) o posta elettronica istituzionale (PEI), in dipendenza delle necessità, della natura del documento e della disponibilità del destinatario;
• il sistema consente il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti ed il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione del suo autore.

Gli aspetti principali caratterizzanti il nuovo sistema di gestione documentale sono:

• l’uso della firma digitale, integrata nell’applicativo in modo “naturale” e semplice;
• la gestione di un archivio informatico, unificato e articolato, di documenti considerati come elementi organici di insiemi più complessi o come risultato di attività e/o di processi amministrativi, utilizzando la classificazione archivistica come strumento principale di gestione;
• la gestione della eventuale trasmissione di atti cartacei che, pur mantenendo in archivio l’originale digitale del documento, consente di raggiungere l’universalità dei corrispondenti, anche se sprovvisti di strumenti idonei alla gestione di documenti informatici

L’ultima caratteristica da segnalare, non certamente per importanza, è il posizionamento del sistema informatico all’interno del dicastero. Il sistema @D[h]OC è stato, infatti, progettato, per essere al centro di tutti i processi di elaborazione informatici dei procedimenti amministrativi, alimentando, attraverso appositi web services, realizzati secondo i dettami dell’architettura SOA, gli applicativi verticali che sovraintendono alle svariate attività lavorative della Segretariato Generale e delle sue articolazioni.

Tra le integrazioni realizzate secondo il modello sopra descritto, merita una particolare menzione, per le benefiche ricadute in termini di efficienza e trasparenza dell’attività della P.A., quella con il Sistema di Codificazione NATO dei materiali, utilizzato anche dalle società coinvolte nelle attività di fornitura di beni e servizi alla Difesa.

I benefici

L’introduzione di procedure automatizzate ha consentito di ottenere consistenti vantaggi e benefici:

• di tipo economico, misurabili direttamente dalla significativa riduzione del consumo  di carta e di cancelleria, dall’abbattimento delle spese postali e dal significativo recupero di spazi fisici precedentemente destinati agli archivi cartacei;
• di tipo organizzativo, evidenziati dalla ottimizzazione dei processi di lavorazione, dalla riduzione e dalla riqualificazione delle funzioni del personale addetto e dalla velocizzazione degli iter procedurali.

Il sistema è in fase di graduale estensione agli Enti dell’area centrale del dicastero (Vertice Politico/Militare, Stato Maggiore della Difesa, Magistratura Militare, Area Tecnico-Amministrativa) consentendo di uniformare ulteriormente le procedure di lavoro e massimizzare i benefici attesi.