Innovare la PA tramite i processi partecipativi. L’esperienza della Regione Lazio

Il saggio Chajim sapeva raccontare storie, con una melodia che toccava l’anima di tutti gli ascoltatori. Un giorno raccontò: “Una volta un uomo si smarrì in un bosco. Dopo qualche tempo si smarrì un altro uomo e si imbatté nel primo. Senza sapere cosa gli fosse accaduto gli chiese per quale via si potesse uscirne. ‘Non la conosco’ rispose il primo, ‘ma ti posso mostrare le vie che conducono ancora più dentro alla macchia, e poi cercheremo insieme la via.’ Comunità è cercare la via insieme” concluse il suo racconto il vecchio saggio. (da: Storie e Leggende Chassidiche, Martin Buber)

Cambiamento della PA e gestione delle risorse umane

In linea con il profondo processo di cambiamento che sta vivendo la Pubblica Amministrazione anche nella gestione strategica delle risorse umane, la Regione Lazio ha deciso di investire su analisi delle competenze, formazione e sviluppo del personale e sulla comunicazione interna, agendo così sulla valorizzazione, motivazione e coinvolgimento delle persone.

In questo contesto si inserisce il Progetto «World Cafè: percorsi di coprogettazione in Regione Lazio» che, attraverso un approccio bottom-up nella formazione e nella comunicazione, valorizza le idee di coloro che sono direttamente coinvolti nei processi di lavoro e sono a contatto con cittadini, organizzazioni e imprese. Per Regione Lazio il personale è quindi la “fonte” più preziosa di informazioni su criticità e gap gestionali del servizio pubblico, ma anche il depositario delle possibili soluzioni per una maggiore efficacia amministrativa.

Il Progetto «World Cafè: percorsi di coprogettazione in Regione Lazio». L’idea e gli obiettivi

Il Progetto World Café, promosso dalla Direzione Affari istituzionali, Personale e Sistemi informativi e organizzato da LAZIOcrea, si pone in continuità con il progetto «World Café per l’Agenda Digitale della Regione Lazio», prima esperienza di progettazione collaborativa di tale portata, che nel biennio 2015-2016 ha coinvolto oltre 2.000 dipendenti regionali.

Gli obiettivi dell’attuale progetto sono:

• attivare processi interni di cambiamento organizzativo e della cultura amministrativa capaci di agire sulla valorizzazione del personale e sull’incremento della motivazione interna;
• coinvolgere il personale per promuovere idee e contribuire all’implementazione di progetti innovativi.

Il Progetto «World Cafè: percorsi di coprogettazione in Regione Lazio» avviato nel giugno 2019 e tuttora in corso – 39 le edizioni realizzate – vedrà la sua conclusione nel 2021. La metodologia innovativa del World Café – attraverso un approccio informale e dinamico e una discussione incrementale e circolare – consente una forte interazione tra i partecipanti e la rapida circolazione di idee che si alimenta e si arricchisce dei diversi punti di vista.

Il progetto ha visto una prima fase (giugno-settembre 2019) in cui i dirigenti regionali si sono fatti promotori di progetti di miglioramento all’interno dell’amministrazione. Nella seconda fase (ottobre 2019-luglio 2020) tutti i dipendenti regionali sono stati coinvolti nei World Café e, in seguito alla fase di emergenza sanitaria, le edizioni programmate da inizio marzo 2020 sono state progettate ex-novo e riprogrammate in modalità digitale sincrona con la formula “Web Café”.

Con questo importante coinvolgimento del personale regionale sono state elaborate 50 proposte progettuali che – nella terza fase – sono state analizzate e selezionate, per poi passare alla fase di sviluppo e implementazione dei progetti più validi e innovativi.

I temi di rilevanza per l’amministrazione regionale affrontati con il progetto «World Cafè», raccogliendo idee e proposte dal personale, sono quelli centrali nella gestione del cambiamento:

• lo Smart working: sperimentato in Regione Lazio nel 2018, entrato a regime nel 2019 e – dopo l’emergenza sanitaria del 2020 – divenuto la principale modalità lavorativa, di conseguenza tema di grande interesse e attualità per il personale regionale;
• la Comunicazione interna: importante strumento sia nell’ambito dei processi di lavoro e nella comunicazione tra uffici e persone che in un’ottica di motivazione del personale;
• la Trasformazione digitale: un tema già segnalato nella precedente esperienza «World Café per l’Agenda Digitale della Regione Lazio» e ritenuto una leva fondamentale per innovare l’organizzazione, i processi, i servizi in un’ottica di miglioramento dell’efficacia ed efficienza amministrativa.

L’impatto atteso di questo progetto di comunicazione e formazione è quello di generare nel personale regionale una maggior consapevolezza sui tre temi chiave individuati come strategici dall’Amministrazione e di favorire un approccio all’attività lavorativa propositivo e orientato alla partecipazione e alla collaborazione tra cittadini e amministrazione.

Il gruppo di lavoro che ha ideato e implementato il progetto è composto da personale di Regione Lazio e di LAZIOcrea, nonché da consulenti esperti di metodo e facilitazione.

La selezione dei progetti

Concluse le sessioni dei World Café e dei Web Café, è stato innanzitutto effettuato uno screening dei progetti per verificare eventuali sovrapposizioni o similitudini nelle proposte. L’output di tale attività è un documento in cui sono stati analizzati e selezionati i progetti in base ai criteri di rilevanza, priorità e fattibilità in termini di tempo e risorse. L’output consiste dunque in una short list di 16 progetti – sui tre temi individuati (Smart Working, Comunicazione interna, Trasformazione digitale) – da sottoporre all’amministrazione regionale, che ne valuta la successiva implementazione, grazie alla costituzione di gruppi di miglioramento composti da personale regionale e supportati da facilitatori e da esperti. Attualmente si sta concludendo la predisposizione del documento di sintesi dei progetti selezionati. Nel 2021 si procederà alla costituzione dei gruppi.

La comunicazione

La realizzazione dei World Cafè è stata accompagnata da un’attenta attività di comunicazione, che ha avuto l’obiettivo principale di promuovere la partecipazione del personale, valorizzandone il contributo e le idee necessarie per attivare un reale cambiamento dell’amministrazione regionale.

Un’attenta pianificazione delle azioni di comunicazione del progetto «World Cafè» ha visto affiancare alla comunicazione istituzionale realizzata dalla Direzione Affari istituzionali, Personale e Sistemi informativi, una comunicazione più informale e dinamica, gestita da LAZIOCrea, uno strumento strategico capace di motivare il personale regionale e di stimolarne la partecipazione all’appuntamento formativo di co-progettazione.

Nel corso delle 4 edizioni “pilota” rivolte ai Dirigenti regionali è stata sperimentata una comunicazione capillare attraverso l’inFORM@Flash, una newsletter accattivante e versatile che ha avuto il molteplice scopo di stimolare la partecipazione attiva agli incontri, restituire una “istantanea” dei momenti salienti dell’esperienza collaborativa (attraverso composit di foto) e fungere da strumento di condivisione dei risultati.

Nella fase di avvio (luglio 2019) il progetto “World Cafè: percorsi di coprogettazione in Regione Lazio” è stato presentato a tutto il personale attraverso la realizzazione di una scheda di approfondimento all’interno del primo numero di in.REGIONE, la pubblicazione periodica di informazione interna di Regione Lazio. In ottobre è stata avviata la comunicazione dedicata al personale con l’obiettivo di ingaggiare i partecipanti e favorirne, tramite mail di remind, la presenza nei vari incontri. A conclusione del progetto è prevista la produzione di un prodotto ad hoc in cui saranno presentati i progetti finali selezionati per l’implementazione.

Il monitoraggio sugli strumenti di comunicazione utilizzati ne ha evidenziato l’efficacia: la media di apertura delle NL è stata del 50%, con picchi del 70-75%. Anche in seguito all’introduzione delle misure restrittive di contenimento del COVID-19, il progetto – sospeso per alcuni mesi, riprogettato e, da giugno 2020, riattivato nella modalità “Web Cafè” – è stato promosso attraverso la Newsletter settimanale, le news e gli articoli pubblicati sulla nuova intranet regionale.

Il metodo facilitativo

L’alto numero di partecipanti previsto dal progetto ha determinato la scelta di una metodologia facilitativa che permettesse di gestire questa partecipazione. Per favorire il coinvolgimento e l’emersione “dal basso” – ovvero di chi giorno dopo giorno vive la quotidianità del proprio posto di lavoro – del maggior numero di proposte di micro-cambiamento organizzativo, si è scelto di utilizzare il metodo del World Café, basato sull’attivazione in parallelo di più tavoli di lavoro.

Il metodo è stato personalizzato sulle esigenze specifiche e sugli obiettivi organizzativi del progetto: sono state create le “tovaglie parlanti”, fogli di carta di circa cm 100 x 70, su cui è stato disegnato un percorso di accompagnamento delle persone nella realizzazione del progetto, lasciando loro ampio spazio alla possibilità di lavorare sulle tematiche avvertite come più importanti ed urgenti. Il lavoro è stato realizzato partendo dalle tre macro aree presentate nel punto 2 per poi scendere sempre più nel particolare ed avere come output finale una proposta progettuale. A fine febbraio 2020 si è svolto l’ultimo World Café in presenza: dopo quella data il lockdown ha fermato le attività che sono riprese a maggio grazie alla integrale riprogettazione e trasformazione in “Web Café” on line.

La riprogettazione del percorso ha considerato le differenze derivanti dalle peculiarità – sotto forma di limiti ma anche di potenzialità creative – della fruizione via web. L’intento è stato mantenere inalterato l’output del processo. Per raggiungere questo obiettivo è stata utilizzata una piattaforma specifica per le facilitazioni on line con, al posto delle “tovaglie parlanti”, dei “padlet” ovvero strumenti digitali molto flessibili e adatti al lavoro co-creativo sui quali sono state riportate le medesime aree di lavoro presenti sulle tovaglie. Uno dei vantaggi di questo approccio è stato la possibilità di confrontare i progetti emersi dalle sessioni d’aula e da quelle on line, dato essenziale per poter poi passare alla fase di scrematura degli stessi e scegliere quali implementare.

In generale, l’approccio facilitativo – in presenza ai tavoli, come in collegamento via web – è finalizzato a canalizzare l’attenzione e attivare il commitment dei partecipanti.

Il facilitatore si è quindi posto come “principiante sui contenuti” ed “esperto sul metodo”, rivolgendo ai partecipanti domande, incoraggiamenti, rinforzi non verbali, sfide a considerare una prospettiva diversa dalla propria. Quasi assente è stato invece l’apporto di indicazioni su cosa fare o come farlo. Nella maggior parte dei casi l’intervento è stato finalizzato ai soli chiarimenti tecnici sull’uso degli strumenti quali “tovaglie” e schede.

Questo processo dinamico ha incoraggiato le persone – a prescindere dal livello di inquadramento organizzativo – a sentirsi creativamente in grado di proporre nuove idee e iniziative con una diversa consapevolezza di sé, del proprio ruolo e dell’impatto sull’organizzazione. È stato attivato un processo di potenziamento individuale ed è stato rafforzato il senso di appartenenza alla comunità organizzativa in una logica di co-progettazione.

Alla fine abbiamo tutti – partecipanti e facilitatori – sperimentato una nuova forma di “apprendimento sociale” caratterizzata da “conversazioni concrete” che incoraggiano il pensiero collaborativo. Questo approccio ha portato i partecipanti a scoprire con un pizzico di sorpresa che – in una conversazione con altri colleghi – si può essere creativi e, inoltre, è possibile:

• “pensare nuovi pensieri” insieme ad altri e che da soli non avremmo probabilmente fatto;
• assumersi il rischio emotivo di una esposizione in pubblico (al momento della presentazione in plenaria ma anche durante la discussione al tavolo o via web);
• impegnarsi in prima persona nella realizzazione del progetto proposto.

La partecipazione organizzativa: una strategia di cambiamento possibile

Il tema della partecipazione organizzativa è stato sempre presente “sotto traccia” nell’ideazione e nella realizzazione del progetto: è infatti il tema centrale per quelle organizzazioni – come la Regione Lazio – che vogliono orientare il loro cambiamento, innovare i processi e valorizzare ruoli e funzioni, attraverso la reale mobilitazione delle loro persone; le persone, infatti, ne incarnano e testimoniano ogni giorno i valori, rendono concreti i processi e il sistema di ruoli e funzioni, producono valore per l’utente.

Affinché possano dare frutto, i processi di partecipazione organizzativa necessitano di alcune condizioni abilitanti, prima fra tutte una governance che riconosca nel personale il principale attore del cambiamento organizzativo e attivi processi di ascolto e di co-progettazione “mediati metodologicamente” ovvero facilitati da esperti. L’attivazione di processi di partecipazione organizzativa fa, infatti, riferimento ad un’idea di governance fondata sul coinvolgimento, sulla responsabilità e sul necessario ruolo di direzione, rendendo l’organizzazione più pronta al cambiamento.

Lo scopo è generare un “ecosistema” in cui le persone operino con consapevolezza per l’ideazione e l’implementazione di progettualità, attraverso un’alleanza che investa l’intera struttura organizzativa.

L’adozione di una nuova cultura partecipativa all’interno dell’organizzazione non può che prevedere un processo graduale di adattamento culturale. A questo fine si rende necessario avviare un percorso di cambiamento, che anzitutto tocchi la dimensione dello sviluppo delle persone capace di abilitarle a un nuovo paradigma sistemico che superi, gradualmente, il tradizionale flusso top-down, a favore di un più proficuo flusso bottom-up.