Lavorare in squadra per assumere bene: l’esperienza dell’Unione dei Comuni della Bassa Romagna

La scorsa settimana FPA insieme a Movimenta e Forum Disuguaglianze e Diversità ha presentato il documento “Il fattore umano – Vademecum per assumere presto e bene nelle pubbliche amministrazioni”. Tra le esperienze raccolte, utilizzate poi per far emergere gli spunti di riflessione, i nodi problematici e le proposte inserite nel documento, c’è quella dell’Unione dei Comuni della Bassa Romagna. Un’esperienza che parte ovviamente dalla peculiarità di questo ente, al quale aderiscono 9 Comuni della Provincia di Ravenna, e che vede come elemento qualificante proprio la gestione unitaria delle procedure concorsuali. Un aspetto che consente anche a enti di piccole dimensioni di avere selezioni caratterizzate da alta qualità ed efficienza. Ne abbiamo parlato con Francesca Cavallucci, Dirigente Area Risorse Umane Unione dei Comuni della Bassa Romagna.

Unire le forze per innovare

L’Unione dei Comuni della Bassa Romagna si è costituita formalmente nel giugno 2008 e ad essa aderiscono 9 Comuni cui si aggiunge un ente convenzionato per la gestione associata del personale e dell’Informatica (Comune di Russi). Il trasferimento della maggior parte dei servizi all’Unione (fatta eccezione dei Servizi Demografici, Segreterie dei Sindaci, Lavori Pubblici, Cultura) ha portato dal 2008 a tre fenomeni rilevanti: razionalizzazione delle strutture dei servizi conferiti all’Unione come previsto dall’art.32 del TUEL (con un calo dei dipendenti su base aggregata del 22,70%); specializzazione dei servizi e del personale trasferito; spostamento dalla periferia al centro, dagli enti all’Unione che oggi ha 314 dipendenti.

“Dal 2008 ad oggi abbiamo in pratica trasferito la metà dei dipendenti dai Comuni all’Unione – sottolinea Francesca Cavallucci – il che favorisce non solo economie di scala, ma anche una specializzazione del personale che rende le procedure molto più efficaci. In questo caso, per il processo di selezione del personale avere una struttura che presidia tutto il processo, quindi anche i piani assunzionali e l’analisi delle competenze negli enti, è un elemento che fa la differenza”.

L’Unione gestisce, infatti, in maniera unitaria tutto il processo di selezione e reclutamento del personale: analisi organizzativa, analisi dei fabbisogni, analisi dei profili e quindi delle competenze da reclutare, gestione del bando, delle prove e della logistica, nomina della commissione, gestione della graduatoria, ma anche la fase di accoglienza in servizio e la parte formativa.

“Il fatto che tutta la gestione delle procedure di selezione sia stata trasferita all’Unione – aggiunge Cavallucci – assicura anche ad enti di piccolissime dimensioni velocità, efficacia, efficienza e qualità in tutto il processo. Se pensiamo che la maggior parte dei comuni italiani sono di piccole e medie dimensioni, possiamo capire la centralità di questo tema”.

“Io credo molto che l’innovazione passi da un lavoro di squadra, non è mai frutto di un atto solitario. In questo caso nella mia area si è sviluppato davvero un lavoro di squadra, che ha favorito moltissimo la riduzione dei tempi e la volontà di innovare costantemente sia nelle modalità di selezione, sia nelle azioni avviate in ottica di sviluppo delle persone.”

Partire dalla “mappa delle competenze”

Uno dei punti centrali è l’approccio rispetto alla pianificazione dei fabbisogni di personale, con il superamento del binomio cessazione/sostituzione per approdare a una mappatura che tenga davvero conto delle competenze e professionalità necessarie a garantire la realizzazione delle strategie dell’ente, nonché dei mutamenti organizzativi e di contesto.

“La selezione è il primo investimento per ogni ente – sottolinea Cavallucci – se non si seleziona bene si hanno poi problematiche nel lungo periodo non solo sul fronte dell’efficienza dei servizi offerti ai cittadini, ma anche rispetto all’efficacia del lavoro e ai rapporti interni all’ente”.

Ma quali sono oggi le figure e i profili innovativi su cui si dovrebbe puntare per rendere anche i piccoli Comuni al passo con i tempi? Prima di tutto esperti in digitalizzazione: istruttore digitale, esperto in analisi e trattamento dati, per citarne solo alcuni. “Ma troviamo anche grandi difficoltà nel reclutare figure tecniche, per esempio ingegneri – aggiunge Cavallucci – perché queste figure probabilmente sono attratte più dal settore privato che da quello pubblico. Per questo dobbiamo rinnovare anche l’immagine della pubblica amministrazione, renderla più attrattiva. E questo vale anche per l’inserimento dei giovani”.

Il ruolo della Commissione

Fin dal 2008 è stato approvato un Regolamento unico delle Selezioni esterne, che prevede di nominare la Commissione prima dell’approvazione del bando. In tal modo gli esperti possono focalizzare la selezione sulle competenze richieste a ricoprire il ruolo, sulle conoscenze necessarie da valutare, sulle attitudini da vagliare in sede di colloquio. Nella Commissione, infatti, è presente anche un psicologo del lavoro per effettuare la selezione attitudinale e motivazionale del candidato (esclusa solo per alcune categorie).

Le prove selettive sono state modificate con l’obiettivo di orientarle più ad una valutazione sulle competenze che sulle conoscenze, proponendo casi situazionali, prove teorico-pratiche tramite l’utilizzo di strumenti informatici e digitali (progetti, relazioni, presentazioni in power point, prove fisiche per gli istruttori di vigilanza).

Innovazione nelle procedure di selezione

“Abbiamo avuto la possibilità di innovare tantissimo, introducendo modalità nuove per le selezioni e nuovi software” aggiunge Cavallucci. L’inoltro delle candidature avviene on line attraverso un portale ad hoc (Elixform) con autenticazione Spid. È stato realizzato internamente un software per la correzione automatica delle prove preselettive. Dal 2020 sono state disciplinate e realizzate varie selezioni telematiche.

“Ora a causa dell’emergenza sanitaria – sottolinea Cavallucci – abbiamo introdotto la prova orale in via telematica, in videoconferenza, che abbiamo potuto sperimentare subito ed è andata bene, è una modalità molto snella”.

I tempi medi di realizzazione delle procedure concorsuali, comprese le pubblicazioni dei bandi in Gazzetta Ufficiale, sono di 2,24 mesi. Tutti gli enti dell’Unione possono attingere dalle graduatorie che vengono approvate, sia a tempo indeterminato che determinato: nel caso in cui una selezione sia indetta per più enti nel bando viene specificato che saranno i candidati a decidere in quale sede prendere servizio.

Vengono accorpate le selezioni tra i vari enti nel caso vi sia la necessità di coprire stessi profili professionali per ottimizzare risorse e tempi. I profili professionali sono stati resi omogenei tra i vari enti nel tempo e quindi anche i requisiti di accesso.

Ricambio generazionale e rinnovamento culturale

“Abbiamo puntato anche su modalità che consentono di favorire il ricambio generazionale, come i contratti di formazione e lavoro. Inserendo persone giovani, nuove leve che non dovrebbero avere resistenza al cambiamento, si favorisce anche il rinnovamento culturale delle amministrazioni”, sottolinea Cavallucci.

Per favorire l’ingresso di giovani, si deve però lavorare anche sul tema della comunicazione e sul format dei bandi, che devono diventare più leggibili e snelli (pur mantenendo tutti i contenuti obbligatori e necessari).

“A livello di comunicazione stiamo cercando di veicolare i concorsi con strumenti vicini ai giovani, perché i ragazzi generalmente non guardano i siti istituzionali.  Abbiamo utilizzato ad esempio Radio Sonora, una radio che è sponsorizzata dall’Unione, per veicolare un bando per Contratto formazione e lavoro. La sola pubblicazione dei bandi sui siti e in gazzetta ufficiale, infatti, non ci garantisce che l’informazione raggiunga le persone che davvero vogliamo raggiungere”.