Da fine giugno 2022, precisamente dal 30 giugno, nella Pubblica Amministrazione italiana è partita una “rivoluzione” chiamata PIAO, Piano integrato di attività e organizzazione. Una concreta semplificazione della burocrazia a tutto vantaggio delle amministrazioni, che permette all’Italia di compiere un altro passo decisivo verso una dimensione di maggiore efficienza, efficacia, produttività e misurazione della performance.

Il PIAO, introdotto all’articolo 6 del decreto legge n. 80/2021, è il nuovo adempimento semplificato per le pubbliche amministrazioni, ma sarebbe sbagliato definirlo un “piano dei piani” o una somma di piani già prodotti in precedenza. Perché, se da una parte è vero che assorbe molti dei piani che finora le Pubbliche amministrazioni italiane erano tenute a predisporre annualmente – da quello della performance a quello sui fabbisogni del personale, dal piano della formazione a quello sulla parità di genere, passando per il lavoro agile e anticorruzione e trasparenza -, dall’altra è uno strumento introdotto per consentire alle amministrazioni di finalizzare la propria azione alla produzione di valore pubblico, inteso come l’insieme dei benefici sociali ed economici prodotti per i cittadini.

Il PIAO va a definire gli obiettivi programmatici e strategici della performance e la strategica gestione del capitale umano e dello sviluppo organizzativo di una PA e mette le amministrazioni pubbliche di fronte alla necessità di compiere un ragionamento e una profonda autovalutazione rispetto alle proprie possibilità, ai propri effettivi limiti su cui lavorare per migliorare servizi e prodotti offerti alla cittadinanza.

Centrale nella redazione di questo piano è un approccio e una logica di integrazione della programmazione che richiede alle amministrazioni di porre ad unità una serie di documenti che prima venivano prodotti in forma disgregata e non sinergica al fine di produrre valore pubblico per cittadini, utenti e stakeholder in generale. Le fondamenta della generazione di valore pubblico sono rappresentate dalla salute organizzativa intesa come l’insieme dei fattori che contraddistinguono il funzionamento della pubblica amministrazione: il modello organizzativo, i processi organizzativi, il personale ed il suo sviluppo. La visione che il PIAO dà alle amministrazioni è dunque “olistica” sollecitando a guardare a tutte le dimensioni della programmazione ed integrando la programmazione con l’attuazione e con i processi di monitoraggio e controllo.

La definizione del PIAO è pertanto anche un processo di rafforzamento della capacità amministrativa, un’operazione culturale che spinge le amministrazioni a riflettere su sé stesse, in una parola ad autovalutarsi, individuando anche azioni di miglioramento funzionali alla produzione di valore pubblico. Non si può fare a meno, in questo contesto, di trovare similitudini e punti di contatto tra la logica di realizzazione del PIAO ed il modello europeo CAF (Common Assessment Framework) per l’autovalutazione delle pubbliche amministrazioni.

Quando PIAO e CAF sono uniti da uno stesso approccio olistico

“L’autovalutazione – come definita da l’European Foundation for Quality Management, EFQM – è un’analisi esauriente, sistematica e periodica delle attività e dei risultati di un’organizzazione. Il processo di autovalutazione, che consente ad un’amministrazione di individuare chiaramente punti di forza e aree di miglioramento, deve tradursi in azioni di miglioramento pianificate e monitorate nel tempo per verificarne l’andamento”. L’autovalutazione deve essere condotta da un modello di riferimento che ne rappresenti la bussola. I ministri della funzione pubblica europei, nell’ambito dell’EUPAN (European Public Administration Network), nel 2000 hanno messo a disposizione delle pubbliche amministrazioni il CAF, Common Assessment Framework.

Il modello CAF si compone di 9 criteri, 5 focalizzati sui cosiddetti fattori abilitanti, “ovvero che cosa un’organizzazione fa per raggiungere buoni risultati”, come leadership, politiche e strategie, personale, partnership e risorse e processi; 4 dedicati ai risultati prodotti nei confronti di cittadini, personale, in tema di responsabilità sociale ed in relazione alle performance chiave. 

Dalla nascita del modello, senza soluzione di continuità, nell’ambito di progetti specifici e di programmi più ampi anche finanziati con i fondi europei, su mandato del Dipartimento della funzione pubblica, Formez PA promuove il suo utilizzo  guidando le amministrazioni pubbliche durante le fasi del processo di autovalutazione attraverso, in una prima fase, modalità laboratoriali in presenza e in seguito mettendo a punto una piattaforma in grado di rendere le amministrazioni autonome nella conduzione dell’autovalutazione e nella pianificazione del miglioramento, usufruendo di strumenti, documentazione, slides e casi di studio. L’obiettivo delle attività non era solo quello di introdurre il modello ma anche quello di diffondere nelle organizzazioni una cultura comune, basata sulle logiche del PDCA (Plan, Do Check Act) e sui concetti alla base della qualità totale. Il Modello CAF consente al management di guardare all’organizzazione in modo olistico, in tutte le sue dimensioni e di ottenere una fotografica di come le azioni intraprese generano risultati e valore per i cittadini proprio come oggi viene chiesto attraverso il PIAO. Inoltre, il CAF attraverso il check diagnostico fotografa in un dato momento la salute organizzativa delle amministrazioni, individuandone punti di forza e di debolezza da cui far scaturire azioni di miglioramento. Questo lavoro risulta particolarmente utile per completare la sezione del PIAO relativa alla salute organizzativa di una pubblica amministrazione.

Il Campus formativo di FPA Digital School

PIAO | Come programmare in modo integrato per creare Valore Pubblico. Ecco le date aggiornate!

Il Campus si avvale della supervisione scientifica e della docenza di Enrico Deidda Gagliardo, Direttore del CERVAP e Prorettore al Valore Pubblico, Università di Ferrara. La prossima edizione si terrà nei giorni 4, 6 e 11 ottobre 2022. Per iscriversi c'è tempo fino al 27 settembre. Per maggiori informazioni, scrivi a fpadigitalschool@forumpa.it o chiama il numero 0668425266

1 Aprile 2022

PIAO tipo, la sperimentazione di FormezPA con le Regioni

“Il Piano Integrato di Attività e di Organizzazione è uno strumento importante, una vera e propria rivoluzione per le Pubbliche amministrazioni. È un potente mezzo di dialogo tra le 32mila amministrazioni pubbliche in Italia. È una delle chiavi con cui possiamo intervenire con maggiore efficacia, in questo ambito. È uno dei temi su cui su cui l’istituto è più sensibile”. Così ha definito il PIAO Alberto Bonisoli Presidente FormezPA il 21 luglio durante l’incontro conclusivo del laboratorio La creazione del Valore Pubblico territoriale nelle Regioni. Verso il PIAO che si è tenuto presso la sede della Conferenza delle Regioni e delle Province Autonome a Roma.

L’incontro, organizzato da FormezPA in collaborazione con la Conferenza delle regioni e delle PA, è stato l’occasione per presentare i risultati della sperimentazione del modello partecipativo di pianificazione strategica del Valore Pubblico territoriale in tema di Piano integrato di attività e organizzazione sviluppato in via sperimentale con il supporto di 5 regioni, Basilicata, Emilia–Romagna, Friuli-Venezia Giulia, Liguria e Toscana.

L’incontro ha dimostrato come il PIAO possa favorire anche un confronto tra le amministrazioni e un dialogo finalizzato a migliorare i servizi.

Da settembre 2022 la sperimentazione attraverso il PIAO condotta da FormezPA verrà estesa ad altre regioni. Hanno aderito al nuovo percorso: Abruzzo, Campania, Lombardia, Piemonte, Puglia, Sardegna, Sicilia, Umbria, Valle D’Aosta, Veneto, PA Bolzano, PA Trento, 5 di queste si sono dichiarate interessate anche ad approfondire il Modello CAF e le possibili sinergie con il percorso di sviluppo del PIAO.

I laboratori in via sperimentale, partendo dalla struttura del PIAO tipo, definita dal Decreto del Ministro per la pubblica amministrazione e del Ministro dell’economia e delle finanze del 30 giugno scorso (come già sancito dal decreto-legge 9 giugno 2021, n. 80), si propongono di supportare le Regioni nella costruzione del PIAO.

Attraverso i laboratori le regioni, partono da una definizione partecipata con gli stakeholder del valore pubblico e dalla strategia necessaria per raggiungerlo, individuano gli obiettivi specifici e i relativi indicatori di performance nonché le azioni e i relativi indicatori per proteggere il valore pubblico dai rischi. Ragionano sull’organizzazione e sulle azioni di miglioramento necessarie a raggiungere il valore pubblico in modo più efficace nonché sui fabbisogni di personale necessario in termini di competenze per migliorare l’efficienza, l’efficacia e l’economicità dell’azione amministrativa.