Premiate a FORUM PA 2013 “10 x 10 storie di qualità”

Raccontare la Pubblica Amministrazione che funziona, che sa trovare la soluzione in contesti critici, che offre ai cittadini i migliori servizi, potenziandoli nel tempo. Questo l’obiettivo dell’iniziativa “10×10 Storie di Qualità”, promossa per il terzo anno da FORUM PA e Associazione Italiana Cultura Qualità – Centro Insulare per dare voce a progetti, idee e iniziative che hanno contribuito a migliorare la complessa e strutturata macchina dei servizi pubblici. Oggi, al Forum PA sono stati premiati i 10 vincitori che in 10 minuti hanno raccontato come, partendo da una situazione problematica, hanno proposto e realizzato azioni concrete sul territorio. Quest’anno le Amministrazioni in gara si sono confrontate nei campi della “sanità digitale” e dell’ “innovazione di processo per il risparmio”. 

VINCITORI: 

• “Veneto ESCAPE” – Ente: Arsenàl.IT (Treviso)
  Sezione: innovazione di processo per il risparmio

Veneto ESCAPE è un progetto di riuso che ha consentito alle 23 aziende sociosanitarie e ospedaliere venete la gestione digitale del ciclo di firma, certificazione, archiviazione, estrazione, distribuzione e conservazione dei referti digitali. Concluso nel 2012, Veneto ESCAPE permette oggi a tutti i cittadini veneti, 5 milioni di abitanti, di scaricare i propri referti da internet, senza doversi recare allo sportello. La soluzione ESCAPE è stata sviluppata dall’Azienda Ulss 9 Treviso, ente cedente, e replicata in tutte le altre aziende sanitarie e ospedaliere (enti riusanti) del Veneto coordinate dal Consorzio Arsenàl.IT.

Il progetto ha permesso non solo di migliorare l’applicazione e renderla più facilmente adattabile ad altri contesti, ma anche di avere a disposizione dati certificati di utilizzo e risparmio economico proiettabili sulle singole aziende e sull’intera Regione: risparmio di 120 milioni di euro ogni anno per i cittadini e 56 milioni di euro in tre anni per le aziende sanitarie.

• “Sistema di Gestione della Qualità Q12, in sanità” – Ente: AZIENDA ULSS 12 VENEZIANA VENEZIA
  Sezione: innovazione di processo per il risparmio

L’Azienda Ulss 12 Veneziana è costituita da 2 grandi Ospedali e 4 Distrettuali, con molte sedi di erogazione di servizi dislocate in un territorio geografico difficoltoso (isole). La costruzione di un sistema di gestione della Qualità Aziendale Q12 “paperless”, ha dato modo di creare processi condivisi e uniformi. La tenuta della documentazione attraverso un unico sistema di gestione ha permesso il confronto tra operatori e l’estensione delle best practices interne, dando luogo a benefici sia organizzativi che assistenziali (secondo quanto previsto da norma ISO 9001:2008 e dalla Legge Regionale del Veneto 22/02 “Autorizzazione E Accreditamento Delle Strutture Sanitarie, Socio-Sanitarie E Sociali”). Il successivo avvio di Audit interni volti a rilevare eventuali Non Conformità interne, ha dato la possibilità di evidenziare e di portare a conoscenza di tutti attività svolte non coerentemente, spesso con gran dispendio di energie e di risorse, custodite gelosamente all’interno della singola Unità Operativa/Servizio. Tutto ciò ha dato modo di porre in atto azioni di miglioramento, volte all’efficacia e all’efficienza dell’attività messe in atto in Azienda, attraverso la gestione, il monitoraggio e la condivisione della documentazione e delle prassi, con l’evidenza dei work flow effettuati digitalmente.

• “Gioco di squadra con i dipendenti” –  Ente: COMUNE DI IMOLA
  Sezione: innovazione di processo per il risparmio

Per affrontare i sempre maggiori problemi di bilancio, il Comune di Imola ha deciso di fare vero gioco di squadra coinvolgendo anche il proprio personale dipendente nella ricerca di razionalizzazioni della spesa e aumento delle entrate: ha quindi introdotto, previo accordo sindacale, i “Progetti di miglioramento incentivati”: tutti i dipendenti hanno la possibilità concreta di incrementare il fondo di produttività dell’Ente (nei limiti consentiti dalla normativa) mettendo in campo idee, partecipazione e lavoro; si preoccuperanno di raggiungere il miglior risultato possibile piuttosto che di come dividere le poche risorse a disposizione.

È una modalità propositiva che attiva tutto il personale dell’Ente, con le proprie potenzialità professionali e a prescindere dal profilo e dall’inquadramento, nell’individuazione di nuove azioni per il raggiungimento di effettivi e significativi miglioramenti nei livelli di efficienza e di efficacia dei servizi. In base ai risultati oggettivamente raggiunti (in termini economici) e all’impegno effettivo, i dipendenti coinvolti nei singoli progetti vengono incentivati secondo percentuali definite in base a criteri oggettivi; l’Organismo Indipendente di Valutazione valida i progetti sia nella fase iniziale che in quella di rendicontazione.

Con l’attivazione di questo processo si è inteso promuovere e favorire il coinvolgimento diretto dei dipendenti; è un processo virtuoso ed innovativo che vede l’interesse e la partecipazione di tutta la macchina comunale, in un’ottica di condivisione degli obiettivi ed individuazione degli indicatori di risultato.

• Anziani più coinvolti & più sicuri -Ente: COMUNE DI MILANO
  Sezione: Sanità digitale

In città ci sono molti anziani, ultra 75enni e autosufficienti, che vivono da soli, di cui solo il 6% usa i servizi del Comune. Il Progetto consiste in un programma domiciliare di assistenza a distanza eseguito da figure tutor che, affiancandosi all’anziano fragile e solo, agiscono con lui mettendo in campo semplici azioni di supporto della vita quotidiana (BUSTA NUMERI e DATI UTILI, uso mirato del telefonino con finalità "salvavita", contatti d’aggiornamento) e facilitando la relazione col Medici di Base per la gestione aggiornata del proprio profilo medico-sanitario (ultima diagnosi e terapia, registrazioni dati clinici e salvavita). Ha come macro obbiettivo l’incremento del benessere psicologico e della sicurezza psico-fisica dell’anziano, favorendone la permanenza presso il proprio domicilio, con il supporto di forme di assistenza a distanza che consentono la riduzione degli interventi di emergenza, sviluppando nel contempo una cultura della prevenzione.

• “LibreUmbria” -Ente: CONSORZIO SIR UMBRIA
  Sezione: innovazione di processo per il risparmio

Il progetto LibreUmbria ha come obiettivo l’adozione su larga scala nelle Pubbliche Amministrazioni dell’Umbria di LibreOffice, software libero per la produttività individuale d’ufficio (videoscrittura, calcolo, presentazioni) integrabile con programmi open source di gestione documentale. LibreUmbria è propedeutico alla dematerializzazione dell’operatività quotidiana senza ricorrere a software gestionali specifici, persegue una maggiore efficienza operativa conseguente alla revisione dei processi di produzione documentale che vengono analizzati in fase di migrazione, consente un notevole risparmio economico perché liberamente scaricabile da tutti. LibreUmbria favorisce l’adozione, a livello regionale, di formati aperti che garantiscono leggibilità nel tempo e sicurezza nello scambio di documenti. Il progetto è iniziato ad ottobre 2012 ed è prevista la sua conclusione entro giugno 2014.

• “Iride ESAW” – Ente: INAIL ROMA
  Sezione: innovazione di processo per il risparmio

Inail ha adottato il Sistema europeo ESAW (European Statistics on Accidents at Work) per l’interpretazione e la classificazione delle cause e delle circostanze degli infortuni sul lavoro. Il Codice ESAW ha l’obiettivo di armonizzare le metodologie e i criteri utilizzati nella registrazione dei dati relativi agli infortuni dai differenti paesi membri. Inail ha basato il sistema di prevenzione degli infortuni su tale sistema di codifica. Il datore di lavoro risponde a 5 domande sulle modalità relative all’infortunio e fornisce una descrizione dell’accaduto. L’operatore interpreta e classifica, definendo le 8 variabili previste da ESAW. L’operazione è complessa perché la codifica ESAW arriva, in dettaglio, a combinare le 8 variabili in circa 500 possibili codifiche. Il sistema in uso non era in grado di supportare adeguatamente gli operatori nella fase di codifica ed è stato quindi rivisto il sistema informatico, per ottenere una codifica delle informazioni corretta, affidabile e completa, con l’adozione di tecnologie NPL e semantico-ontologico.

•  “LIMES – Linea informatica di migrazione, emergenza e sicurezza” e “CEL – Certificazioni di lavori eseguiti all’estero da imprese italiane” – Ente: MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI ROMA
  Sezione: innovazione di processo per il risparmio

LIMES (Linea Informatica di Migrazione, Emergenza e Sicurezza) assicura una continuità dei servizi rivolti ai connazionali residenti all’estero anche in situazioni di grave crisi, ovvero di emergenza, consentendo di migliorare le comunicazioni fra il Ministero e la Rete diplomatico-consolare che opera in tali realtà, nonché soprattutto di disporre presso la Farnesina dei dati relativi a cittadini residenti in Stati soggetti a condizioni di rischio o di emergenza.

CEL – “Certificazioni di lavori eseguiti all’estero da imprese italiane” ha innovato le modalità di rilascio delle certificazioni di esecuzioni di lavori svolti all’estero da imprese italiane. Il DPR 207/2010 (art. 84) ha innovato le modalità di rilascio delle certificazioni di esecuzioni di lavori svolti all’estero da imprese italiane. Il regime attuale ha conferito alle attestazioni maggiori certezze: a) standardizzazione con i dati nazionali (certificazioni SOA inseriti nella banca dati dell’AVCP); b) individuazione di figure qualificate ed indipendenti rispetto ad imprese e committenza. La progettazione del procedimento, che coinvolge 92 Consolati e diverse Ambasciate, ha richiesto un forte dialogo inter istituzionale, con messa in comune di risorse umane (gruppi di lavoro) e strumentali (sistema ICT dell’AVCP) ed intensi contatti con le Associazioni di Categoria. L’individuazione di modalità operative per l’avvio del nuovo servizio (aspetti amministrativi, organizzativi ed ICT), hanno consentito il rilascio del nuovo procedimento da marzo 2013, senza appesantimenti burocratici a carico degli Uffici all’estero e con soddisfazione da parte dell’utenza interessata.

• “URP SOCIAL” – Ente: UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO – MINISTERO DELL’ISTRUZIONE, DELL’UNIVERSITA’ E DELLA RICERCA ROMA
  Sezione tematica: innovazione di processo per il risparmio

URP Social è un portale internet i cui contenuti sono pubblici e che, inoltre, consente una partecipazione attiva (condivisione e pubblicazione di contributi individuali e commenti) degli utenti registrati.

URP social si inserisce nella strategia comunicativa dell’Urp, come ulteriore strumento di interfaccia con il mondo esterno finalizzato all’interazione attiva tra il mondo istituzionale scolastico e quello rappresentato dagli alunni e dalle loro famiglie. Ormai il Social è lo strumento di relazione più diffuso tra gli studenti e il meno conosciuto dagli addetti ai lavori e soprattutto dai genitori. I temi portanti del sito si riconducono al corretto modo di comportarsi in rete, alle potenzialità dei social, alle diffuse ”patologie” generate da un uso scorretto di tali strumenti e al sempre più crescente e preoccupante fenomeno del cyberbullismo.

• “Semplificazione e trasparenza del rapporto tra P.A. e cittadini/imprese nel settore dei lavori pubblici, con particolare riferimento alle Procedure ristrette semplificate (PRS) ed alle procedure di Somma urgenza (SU)” – Ente:PROVINCIA DI ROMA
  Sezione tematica: innovazione di processo per il risparmio

In un settore strategico nell’impiego delle risorse pubbliche, quale è quello dei lavori pubblici, specialmente nel contesto attuale caratterizzato dalla scarsità delle stesse e da un complesso panorama normativo, la Provincia di Roma ha individuato soluzioni idonee a semplificare l’attività amministrativa, con minori costi, oneri burocratici e tempistiche, riducendo gli adempimenti burocratici mediante 2 innovazioni di processo per la gestione delle gare svolte in “Procedura Ristretta Semplificata” e per gli interventi da effettuare in “Somma urgenza”, procedimenti strettamente correlati tra loro, sia per l’ambito oggettivo di riferimento, sia per gli attori che li governano, che per le banche dati che interloquiscono tra loro. Tali innovazioni di processo sono state implementate attenendosi ai noti principi del “Total quality management”, partendo dalla rilevazione dei bisogni espressi dagli utenti, sia interni (servizi dell’Ente) che esterni (imprese), per poi attivare il ciclo “plan-do-check-act”, al fine di apportare miglioramenti concreti.

• “Il progetto di cartella clinica elettronica in ISMETT” -Ente: ISMETT PALERMO
  Sezione: Sanità digitale

L’ISMETT, il centro trapianti di Palermo nato da una partnership fra la Regione Siciliana e l’University of Pittsburgh Medical Center (UPMC), rappresenta un modello di applicazione della più avanzata tecnologia in campo medico, telematico e gestionale. L’ospedale è tra i primi in Italia ad avvalersi di processi interamente informatizzati, per garantire la miglior assistenza e sicurezza al paziente. In linea con il modello sanitario americano, l’Istituto considera le tecnologie strumenti abilitanti per l’aumento dell’efficienza e dell’efficacia della cura erogata, e per garantire il monitoraggio e il controllo interno delle prestazioni cliniche.

Elemento centrale dell’architettura tecnologica dell’ISMETT è la sua cartella clinica elettronica, che si pone come elemento cardine della cura del paziente in quanto efficace strumento di comunicazione tra gli operatori sanitari ma anche potente mezzo gestionale per i controlli interni di qualità.

MENZIONI SPECIALI

• “Miglioramento e innovazione dei servizi di giustizia per la protezione dei minori ed il sostegno della legalità” – Ente: PROCURA DELLA REPUBBLICA PRESSO IL TRIBUNALE PER I MINORENNI DI CAMPOBASSO
  Sezione tematica: innovazione di processo per il risparmio

L’emersione e la gestione del fenomeno dell’abuso e del maltrattamento dei minori, che costituiscono le manifestazioni più eclatanti del mancato sviluppo della cultura del diritto minorile, richiedono miglioramento e innovazione dei servizi di giustizia erogati dalla Procura minorile finalizzati alla protezione dei minori ed al sostegno della legalità mediante il migliore coordinamento con le indagini penali condotte dalle Procure Ordinarie. Queste problematiche e le necessità hanno portato alla realizzazione di uno specifico progetto che ha consentito, da un lato, di migliorare le prassi di coordinamento tra indagini penali e quelle finalizzate alla protezione dei minori vittime e, dall’altro, di potenziare la comunicazione diretta tra la Procura minorile ed i minorenni superando la mediazione di adulti (genitori, tutori, curatori, assistenti sociali ecc.), fino ad ora necessaria per accedere agli uffici giudiziari minorili, e, soprattutto, per rendere tale ufficio un reale punto di riferimento sul tema della “Legalità” e di rendere più efficiente ed efficace la collaborazione tra l’ufficio della Procura della Repubblica presso il Tribunale per i Minorenni e le professionalità che possono assicurare il necessario supporto con la conseguente riduzione dei costi, derivanti dall’innovazione dei processi e dall’implemento della qualità dei servizi forniti.

• “Informatizzazione Enti: tecnologia e qualità al servizio del Paese” – Ente: EQUITALIA SpA
  Sezione tematica: innovazione di processo per il risparmio                                                                   

Equitalia SpA, società a totale partecipazione pubblica, svolge l’attività di riscossione dei tributi e dei contributi per conto dello Stato e di altri Enti. Operativa dal 1° ottobre 2006 si è, da subito, posta gli obiettivi di rendere efficienti i processi di riscossione, migliorare il rapporto con i contribuenti e ridurre il costo a carico dello Stato. In questa direzione, un contributo importante lo ha fornito il progetto di “Informatizzazione degli Enti non telematici” con i benefici di riduzione dei costi, efficacia dei processi e immagine positiva per la PA, ed eliminazione rischio errori in cartella, sgravi e sospensioni dell’attività di riscossione in tempo reale per i contribuenti. Il progetto si configura quale “ambito operativo di diffusione, formazione e assistenza agli Enti della Pubblica Amministrazione Centrale e Locale nell’attuazione di nuove modalità di gestione della riscossione” e risponde alla finalità di diffondere pratiche di eccellenza per l’innovazione, la qualità e le competenze. Il progetto interviene in tutte le fasi di trasmissione delle informazioni tra Equitalia e gli Enti creditori attraverso la dematerializzazione dei documenti cartacei inerenti il processo di riscossione.

• “amicoinComune” – Ente:Comune di Aosta
  Sezione tematica: innovazione di processo per il risparmio

Il 2 aprile 2012 ha aperto al pubblico lo sportello polifunzionale “amicoinComune” del Comune di Aosta, una soluzione adottata per rivoluzione il rapporto tra i cittadini, le imprese e l’amministrazione. Come previsto nel programma di governo della Giunta del sindaco Bruno Giordano, il sistema è stato attivato in una logica di accoglienza che prevedeva di assegnare ad ogni nucleo familiare un assistente/referente in Comune (“un amico in Comune”), che può essere contattato per ogni esigenza di rapporto con l’ente.

I quattordici operatori dell’“amicoinComune”, dieci a disposizione dei cittadini e quattro delle imprese, oltre a gestire le pratiche in tempo reale, forniscono informazioni in collaborazione con il personale di accoglienza che riceve gli utenti all’ingresso della struttura, sita sotto i portici al piano terreno del Municipio. L’“amicoinComune” è anche raggiungibile telefonicamente, scrivendo alla casella PEC e tramite sito Internet dedicato www.amicoincomune.aosta.it/web/.

• “Innovazione nel processo di ricondizionamento dei dispositivi medici riutilizzabili (D.M.R.)” – Ente:AZIENDA U.L.S.S. n. 7 Veneto
  Sezione tematica: innovazione di processo per il risparmio

L’azienda U.L.S.S. 7 ha ristrutturato il processo di ricondizionamento dei D.M.R. portandolo ai massimi livelli qualitativi, con ridotta influenza da rischi esterni, gestione diretta delle responsabilità, aumento della consapevolezza generale e della sensibilità nei riguardi del processo, ottimizzazione dell’organizzazione e dei costi di gestione.

In un momento in cui molte realtà esternalizzano tale processo, l’azienda ha deciso di mantenere il modello a gestione interna sfruttando:

– la presenza di una recente centrale, certificata ISO 9001, accreditata da Accreditation Canada International, adeguabile dal punto di vista edilizio-strutturale;

– la possibilità di utilizzare il know-how del personale già operante.

Tale organizzazione ha inoltre permesso di introdurre alcune migliorie organizzative e qualitative:

– un maggior controllo dei sottoprocessi relativi al ricondizionamento;

– il mantenimento dell’efficienza tecnica e del valore economico del parco strumentario;

– l’ottimizzazione dell’uso dello strumentario chirurgico (“set optimization”) e la sua tracciabilità dopo inventariazione;

– l’integrazione del Sistema Gestione Qualità con la norma ISO 13485.

• “SISTEMA DIPSA” – ASL TORINO 2 – REGIONE PIEMONTE
  Sezione tematica: innovazione di processo per il risparmio

Nell’anno 2010 la ASL TO2 – SC Relazioni Esterne ha costituito l’Ufficio Comunicazione Digitale e new media delegando all’esperto informatico Marco Ranaldo la direzione e la stesura di un progetto innovativo. Con un contributo di 200.000 euro della Regione Piemonte (dato a tutte le ASR piemontesi) la ASL TO2 ha realizzato il Progetto DIPSA acronimo di “Digitalizzazione dei processi sanitari e amministrativi”. Con tale sistema la ASL TO2 è stata la prima azienda piemontese e prima in Italia a realizzare un sistema online per gestire ogni tipologia di referto o documento, mandarne copia online per il cittadino e mantenere gli originali in conservazione sostitutiva 30ennale con marca temporale. L’intero processo abbatte i costi di oltre il 70%. A fronte di una spesa di 120.000 euro, la ASL TO2 risparmierà nel 2013 oltre 250.000 euro già nel primo anno di sperimentazione. L’eventuale impiego su larga scala (regionale, nazionale) peraltro già fattibile col patrocinio del GRUPPO INTESA SAN PAOLO patrocinatore del progetto, consentirebbe un risparmio stimato di oltre 70.000.000 di euro sulla sola Regione Piemonte. Il Sistema DIPSA ha ottenuto quale finalista il riconoscimento del Premio Innovazione e ICT in Sanità a SMAU MILANO 2012.