Cos’è il digital contract management e perché riduce rischi e contenziosi

L’ammodernamento della PA in chiave digitale non può certo trascurare uno degli strumenti più cruciali della funzione amministrativa: i contratti. Dai contratti dipendono il procurement, gli appalti, le collaborazioni e moltissime altre attività che prevedano un accordo giuridicamente vincolante e a contenuto patrimoniale tra le parti.
In un mondo che va verso la digitalizzazione, la forma cartacea non ha certamente più senso; al contrario, la forma digitale dei contratti è fonte di numerosi benefici.

Il quadro normativo

A tale proposito è utile sottolineare che il Nuovo Codice dei Contratti ne dispone la digitalizzazione, in quanto “fondamentale, non solo per realizzare una vera transizione digitale, ma anche per il rilancio del Paese”. Va detto anche che uno degli obiettivi del Piano Nazionale di Ripresa e di Resilienza è la definizione delle modalità per digitalizzare le procedure di appalti pubblici e concessioni (M1C1-70), attività in cui i contratti sono imprescindibili.

In ottemperanza alle direttive europee, inoltre, Il PNRR deve concorrere a realizzare il cosiddetto Smart Procurement, vale a dire la digitalizzazione completa delle procedure di acquisto fino all’esecuzione del contratto.
Alla luce delle direttrici di sviluppo citate, i prossimi passi verso la completa digitalizzazione della PA saranno:

• il Nuovo Codice Appalti, atteso per aprile 2023;
• il Sistema Nazionale di e- Procurement, entro il 31 dicembre 2023.

I benefici relativi alla digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti saranno immediatamente evidenti con l’entrata in vigore delle due normative e si esplicheranno in termini di riduzione e di certezza dei tempi delle procedure di gara, delle stipule e dell’esecuzione dei contratti. Siamo dunque di fronte a un rinnovamento generale dei rapporti tra amministrazioni pubbliche e operatori, nonché tra PA e cittadini. In questo framework, però, occorre tenere presente che i contratti sono soggetti a diverse minacce interne ed esterne, che possono impattare negativamente sulla loro effettiva esecuzione:

• errori di valutazione o dimenticanze nella compilazione dei contratti;
• contratti cartacei persi e nei quali non è possibile avere la certezza di chi ha apportato modifiche;
• scadenze mancate;
• sottostima dei rischi;
• costi di identificazione, controllo e mitigazione dei rischi;
• necessità di compliance

Quelli elencati sono solo alcuni esempi di ciò che può rendere lungo e complesso il ciclo di vita contrattuale. Solo l’adozione di contratti più formali e di procedure di gestione più strutturate può ovviare a questi problemi. Da qui, l’importanza di un corretto contract management, che, grazie alla disponibilità di adeguate soluzioni tecnologiche appositamente progettate può essere automatizzato per intero.

Cos’è il digital contract management e perché è vantaggioso

La gestione del ciclo di vita del contratto è un processo sistematico ed efficiente per gestire la creazione e l’esecuzione del vincolo giuridico, massimizzare l’operatività e le performance finanziarie e, infine, minimizzare i rischi di contenzioso”. Oggi, dalle attività pre-aggiudicazione alla scadenza del vincolo giuridico tra le parti, gli uffici legali della pubblica amministrazione possono contare su software avanzati di contract management, che permettono di operare in maniera più semplice secondo i principi di risk management, cost saving e riduzione del contenzioso.

Attraverso workflow documentali, approvativi e di firma, l’intero ciclo di vita dei contratti può essere gestito da un’unica piattaforma, standardizzando e automatizzando ogni attività di routine. L’utilizzo di una soluzione tecnologica di contract management, per esempio, consente di evitare il surplus di costi per:

• l’impiego di tempo e risorse umane per gestire incrementi di contratti e risk analysis;
• l’eventuale rimborso in casi di contenzioso;
• la preparazione di una contract exit strategy in caso di circostanze imprevedibili che dipendono dalla PA.

Lo smart contract e la logica dell’ITTTH (if this than that)

I vantaggi che derivano dalla digitalizzazione e, più specificatamente, da un digital contract management system, derivano essenzialmente dalla logica dell’ITTTH (if this than that), ovvero nella logica del software. Prevedere ogni condizione o circostanza e chiedersi sempre “cosa succede se…?” richiede agli uffici legali un effort cospicuo e tempo che un software permette di risparmiare.

Le soluzioni tecnologiche appositamente progettate sono in grado di far scaturire elementi predeterminati a seguito dell’emergere di circostanze nuove oppure di “procedere” con una logica di blockchain in cui, in assenza di determinati requisiti, il contratto non può passare alla fase di esecuzione. Queste caratteristiche della tecnologia di contract management consentono, quindi, di valutare l’adeguatezza organizzativa e professionale dei soggetti specializzati che intendano rispondere ai bandi, per esempio.

I software in commercio, inoltre, permettono attività approfondite di auditing e reporting costante della relazione contrattuale: in caso di inadempimenti o situazioni debitorie, quindi, l’amministrazione può intervenire precocemente ed evitare un futuro contenzioso.

La proposta di TeamSystem

Partendo dall’esperienza di sviluppo di TeamSystem Enterprise Legal, soluzione dedicata agli uffici legali e ai General Counsel, TeamSystem ha messo a punto TeamSystem PA Legal, che ha già ottenuto la validazione AGID Cloud Marketplace.
Si tratta di uno strumento digitale evoluto che rende più semplice, veloce, sicuro ed efficiente ogni processo interno di contract management, garantendo sempre la sicurezza del dato.
La soluzione è tra le più avanzate sul mercato:

• la stesura dei contratti è guidata grazie ai moduli di semplice utilizzo per la redazione del testo; il motore di ricerca è rapido e potente.
• la gestione del rischio è supportata dal processo di certificazione dei flussi e la gestione delle gare con procedure “native digitali” avviene con dati direttamente acquisibili da “database” istituzionali.
• TeamSystem PA Legal si integra con il gestionale in uso nell’ente: ciò fa sì che vengano prodotti istantaneamente contratti standardizzati, a partire da questionari e dati esterni.

Nell’ottica della collaborazione pubblico/privato funzionale alla trasformazione digitale della PA, TeamSystem affianca ogni amministrazione che scelga di implementare la sua soluzione, al fine di personalizzare il prodotto e preservare la specificità dell’amministrazione.