Formazione on-line per la nuova Piattaforma di eProcurement in Friuli Venezia Giulia

A metà novembre hanno preso il via le iniziative formative on line finalizzate a promuovere l’utilizzo della piattaforma di Public eProcurement integrata nell’ambito del progetto promosso da Insiel per la Regione Friuli Venezia Giulia e dedicato alle strutture regionali e agli Enti territoriali (circa 300) di varie dimensioni, caratteristiche organizzative ed appartenenze geografiche.

Insiel FVG, con il supporto del RTI che si è aggiudicato la gara (composto da FPA, BravoSolution, Step, Ernst&Young), ha organizzato il 15 novembre scorso il primo di un ciclo di webinar [1] dedicato a come si usa la nuova piattaforma di eProcurement dal titolo “Il Portale eProcurement pubblico FVG: gestione di una procedura di gara aperta – parte 1”.

Il webinar ha rappresentato l’occasione per presentare il progetto e avviare i percorsi di formazione e assistenza gratuiti rivolti ai dipendenti, funzionari e dirigenti pubblici delle Amministrazioni interessate. Un webinar, di taglio estremamente pratico e didattico, per dimostrare che una gara digitale può semplificare le procedure oltre che contribuire a rendere il tutto più efficiente, economico e trasparente.

La formazione on-line, pur ponendosi in modo complementare nei confronti degli incontri classici, rappresenta un valore aggiunto per chi è interessato allo scambio di pratiche e alla creazione di reti di attori su vasti territori in quanto permette di:

• raggiungere un vasto pubblico con un investimento contenuto, coinvolgendo anche utenti non disponibili a seguire un evento in presenza;
• ridurre i costi di gestione degli eventi formativi, azzerando i costi logistici e quelli di trasferta dei singoli partecipanti (docenti e discenti);
• tracciare gli accessi dei partecipanti e di ottenere in tempo immediato dati certi sul reale gradimento;
• “salvare” l’evento registrandolo e rendendolo fruibile sul web in maniera integrale o attraverso successive rielaborazioni sulle principali piattaforme, anche di social networking ove d’interesse. In questo “riuso” gli elementi di comunicazione di un singolo evento possono amplificare e “prolungare” il loro effetto nel tempo e nello spazio.

Il webinar “Gestione di una procedura di gara aperta” ha permesso ai partecipanti di prendere confidenza con la piattaforma digitale impegnata nella tipologia più frequente di negoziazione per gli appalti pubblici (la gara aperta) presentando i moduli per la preparazione e lo svolgimento delle gare telematiche, che consentono di gestire tutte le fasi iniziali del processo: dalla pubblicazione del bando, al coinvolgimento dei fornitori e alla raccolta delle loro offerte.

Il programma di questo primo webinar ha visto l’avvio con l’intervento di Mauro Rudez, Manager del progetto eProcurement Insiel FVG, per i saluti e presentazione ai partecipanti (un mix di dipendenti e collaboratori dell’Amministrazione regionale e di alcuni Comuni Pilota impegnati sui processi d’acquisto) degli obiettivi generali del progetto e della piattaforma acquisti quale strumento unico per tutto il sistema regionale; a seguire una breve sintesi di FPA sugli obiettivi e i contenuti del webinar e una descrizione puntuale sulle modalità di utilizzo della piattaforma di eProcurement a cura degli esperti di Bravo Solution, su alcune procedure di base della gara digitale supportata dalla visualizzazione delle schermate della Piattaforma e delle procedure che consentono di:

• Preparare la documentazione e accedere alla Piattaforma;
• Interfacciarsi con i sistemi esterni, nativamente integrati nella Piattaforma di Bravo Solution per gli adempimenti normativi (es. invio e pubblicazione del bando, richiesta del CIG);
• Creare e configurare la Cartella di Gara e una Richiesta di Offerta (RdO);
• Configurare e gestire le buste amministrativa, tecnica ed economica;
• Pubblicare la gara sul Portale.

Attraverso la piattaforma webinar utilizzata (Webex), tutti i partecipanti hanno avuto la possibilità di inviare domande in tempo reale, che sono state vagliate dallo staff tecnico per essere sottoposte ai Relatori: alcune risposte relative a dubbi sulla procedura descritta sono state affrontate direttamente dai Relatori nel corso del Webinar per fugare eventuali dubbi residue, altre domande – più specifiche o di approfondimento hanno trovato risposta al termine del webinar e sono state inoltre pubblicate nella sezione online dedicata a Q&A (Questions and Answers) del progetto sulla Piattaforma di e-Procurement.

Al termine del Webinar è stato infine possibile esprimere la propria valutazione in merito all’efficacia e alle modalità di effettuazione dell’attività formativa attraverso la compilazione di uno specifico questionario di gradimento e valutazione dell’efficacia dell’azione formativa, che ha riscontrato commenti molto positivi.

Ai partecipanti al primo webinar ora si chiede solo un po’ di pazienza: è attualmente in fase di progettazione la seconda parte del webinar, che li accompagnerà attraverso il completamento della procedura di gara, fino alla scelta dell’Aggiudicatario. E se non ricordano qualcosa possono sempre accedere al Portale nella sezione contenente i materiali multimediali accessibile dall’area pubblica senza la necessità di operare identificazione.

[1] Il termine webinar ha origine una dalla crasi di “Web Based Seminars” e indica il ricorso alle tecnologie telematiche per l’organizzazione di seminari, workshop e sessioni formative. Si tratta pertanto di un seminario on line svolto su piattaforma specializzata, che consente: la comunicazione audio video in modalità sincrona; la condivisione di materiali illustrativi (video, diapositive), anche in modalità asincrona.