Il modello delle 4 E di FPA: un’applicazione per il procurement in Friuli Venezia Giulia

Come coniugare l’acquisto di un sistema tecnologico ad un processo di cambiamento reale in un territorio o in una organizzazione? FPA ha proposto al Friuli Venezia Giulia e ad INSIEL (che lo hanno scelto) il proprio modello strategico, nella convinzione che ogni cambiamento richiede la sinergia tra quattro diversi processi:

• l’endorsement, se i vertici organizzativi o istituzionali non condividono e sostengono l’obiettivo, difficilmente la struttura sarà spinta ad aderire;
• l’enforcement, cioè l’adeguamento degli strumenti tecnologici e normativi che consentono la realizzazione del processo complessivo (quasi sempre un pre-requisito);
• l’engagement (sia personale che istituzionale), è ben nota la differenza tra l’attuazione di un progetto con persone consapevoli ed interessate al raggiungimento dell’obiettivo e soggetti passivi che non possono esimersi dallo svolgere pedissequamente un compito o partecipare alle attività richieste;
• l’empowerment, che consente di acquisire le conoscenze (i saperi) e le competenze (saper fare), necessari per svolgere al meglio il compito dato.

Endorsement. Nel 2015 la Regione Friuli Venezia Giulia ha deciso di dotarsi di una piattaforma digitale come supporto alla politica di razionalizzazione in materia di appalti, in linea con gli indirizzi tracciati dall’Agenda Digitale, individuandone i principali requisiti. L’adozione da parte della Regione e della Centrale Unica di Committenza, quale soggetto aggregatore regionale, di strumenti che consentono gli acquisti e le negoziazioni in forma digitale, corrisponde ad un preciso obbligo imposto dalla normativa europea e il Friuli Venezia Giulia è stato fra le prime Regioni italiane ad adeguarsi (attualmente la deadline è il 18 aprile 2018).

Enforcement. La finalità del progetto è quella di dotare l’Amministrazione regionale di uno strumento software che, dato l’elevato grado di complessità delle procedure di appalto e del contesto territoriale delle amministrazioni appaltanti coinvolte, risponda a diverse esigenze, integrando i sistemi centrali in ambito regionale, sanitario e degli Enti locali. La piattaforma consente di gestire via internet tutte le procedure di gara per la fornitura di beni e servizi: prevede inoltre l’integrazione con i sistemi nazionali (SIMOG, CIPE, AVCpass, Consip, SPID, BDOE).

Le Amministrazioni aderenti possono accedere gratuitamente e senza particolari formalità, non solo per la gestione delle procedure di gara svolte in autonomia, ma anche per la gestione dei rapporti negli acquisti centralizzati, per la raccolta dei fabbisogni di beni e servizi e per la programmazione degli acquisti.

Engagement e Empowerment. Veniamo quindi ai due processi di capacity building cruciali per la buona riuscita del progetto, declinati secondo il modello di intervento di FPA con le PA.

Dopo una fase iniziale di coinvolgimento e sperimentazione della piattaforma da parte degli Enti aggregatori, ora la sfida consiste nel coinvolgere, con azioni di engagement, nell’adesione al Portale l’intero sistema di Stazioni Appaltanti della Regione Friuli Venezia Giulia, un sistema assai parcellizzato (circa 300 Enti).

Per raggiungere questa vasta platea di soggetti, FPA (aggiudicataria della gara, insieme a Bravo Solution, Ernst & Young e STEP) mette in atto un piano di accompagnamento ed empowerment complesso ed assolutamente innovativo che prevede azioni di formazione e comunicazione rivolte a tutti gli stakeholder territoriali, con l’obiettivo di:

• creare il tessuto culturale negli Enti regionali per accogliere al meglio il progetto, con azioni di informazione, creazione di aspettativa e committment, un “humus” necessario per facilitare e dare corretta attuazione al raggiungimento degli obiettivi strategici fissati dalla Regione e da Insiel;
• trasferire l’adeguato know how per allineare le competenze tecniche degli utenti alle nuove modalità di gestione della piattaforma di Procurement attraverso una formazione mirata.

L’accompagnamento prevede due macro-tipologie di servizi così declinati.

A) Formazione tecnica specialistica sull’utilizzo della piattaforma digitale, che prevede i seguenti ambiti di attività:
formazione con affiancamento tecnico (già avviata dal mese di marzo e rivolta soprattutto agli enti aggregatori);
formazione online, mediante webinar, video on demand, videopillole, raccolte di FAQ e manuale tecnico su App che fa leva sulla realtà aumentata.

B) Divulgazione della cultura del digitale e delle opportunità che si possono cogliere mediante un processo di digitalizzazione, che prevede il ricorso ai seguenti momenti di comunicazione.

• Eventi ad elevata visibilità, di cui:
  
  • Workshop iniziale rivolto principalmente ai soggetti aggregatori Insiel, Egas e CUC;
  • Convegno rivolto al Personale della PA regionale ed ai sui Fornitori di divulgazione ed engagement;
  • Evento divulgativo di presentazione dei risultati raggiunti.
• Momenti di coinvolgimento degli stakeholder rivolti espressamente alle persone degli Enti del sistema regionale che Regione FVG intenderà coinvolgere, in accordo con RTI, attraverso un roadshow di 5 workshop territoriali, per l’organizzazione del quale verranno “ingaggiate” in primis le UTI – Unioni Territoriali Intercomunali, strutture amministrative di primaria importanza per il coinvolgimento dei Comuni in Friuli Venezia Giulia.

Il prossimo appuntamento formativo previsto? Un webinar dedicato espressamente agli Enti territoriali, di taglio estremamente pratico e didattico, per dimostrare che una gara digitale può davvero semplificare le procedure oltre a rendere il tutto più efficiente, economico e trasparente!