Collaborare a distanza in modo efficace: il percorso di ARERA, tra tecnologia, lavoro per obiettivi e organizzazione degli spazi

Facilitare la collaborazione, all’interno e all’esterno dell’organizzazione, e garantire, al tempo stesso, l’integrazione con gli strumenti tradizionali utilizzati dagli utenti. Con questo obiettivo ARERA, Autorità di Regolazione per Energia Reti e Ambiente (istituita con la legge n. 481 del 1995) ha lanciato già quattro anni fa un progetto che ha portato ad adottare tecnologie per la collaborazione e il lavoro a distanza, progetto che ha poi permesso di rispondere in maniera efficace e veloce all’emergenza sanitaria. E adesso? A che punto è questo percorso e come si svilupperà in futuro? Ce lo ha raccontato Luca Lazza, che per ARERA è responsabile dei sistemi informativi.

Ricordiamo che ARERA è stata istituita per promuovere la concorrenza e l’efficienza nei servizi di pubblica utilità e tutelare gli interessi di utenti e consumatori nei settori dell’energia elettrica, del gas naturale, dei servizi idrici, del ciclo dei rifiuti e del tele-calore. ARERA esercita attività consultiva e di segnalazione al Governo e al Parlamento nelle materie di propria competenza, anche ai fini della definizione, del recepimento e della attuazione della normativa comunitaria.

Collaborazione e lavoro a distanza: il percorso di ARERA

Primo passo: la scelta tecnologica

“Come pubblica amministrazione abbiamo valutato le soluzioni che Consip mette a disposizione individuando diverse tecnologie presenti nell’accordo quadro dedicato – ricorda Luca Lazza, responsabile dei sistemi informativi presso ARERA -. Fra queste, ce n’erano due che rispondevano ai requisiti da noi richiesti”.

Le due alternative sono state messe a confronto sulla base di progetti sviluppati da entrambi i fornitori per valutare sia l’aspetto economico sia, in modo prioritario, l’aspetto tecnologico. “La scelta è ricaduta su Avaya per alcuni plus importanti, come la remotizzazione della postazione di lavoro, del telefono e della videoconferenza, senza limiti di licenze e numerosità degli apparati. Questo requisito si è rivelato fondamentale per affrontare in seguito la pandemia”, aggiunge Lazza, che sottolinea come in fase di lockdown sia stato possibile fornire a tutti i dipendenti gli stessi strumenti, senza nessuna spesa aggiuntiva, nonostante il notevole incremento del numero di utenti a distanza.

La forte integrazione fra telefonia e videoconferenza che consente di connettersi anche da smartphone è stato un ulteriore fattore decisivo per la scelta della soluzione Avaya, all’interno di un pacchetto chiavi in mano, che comprende installazione, configurazione e contratto di manutenzione (tramite partner Telecom Italia).

Il fattore dirompente: la risposta all’emergenza

L’aver sperimentato più di anno prima del lockdown il telelavoro, potenzialmente esteso a tutti i dipendenti alcuni giorni al mese con una semplice richiesta, si è rivelato propedeutico per una migrazione al lavoro da casa, al momento del lockdown.

Fin dall’inizio l’obiettivo era far diventare la soluzione Avaya lo standard di comunicazione per tutti. “Finché siamo restati in ufficio sono però emersi comportamenti diversi fra persone, tecnologicamente più evolute, che hanno sfruttato da subito le possibilità offerte dal nuovo strumento, per organizzare ad esempio le riunioni, e altre che l’hanno usato in modo più tradizionale”, ricorda il responsabile IT, precisando che, prima della pandemia, lavoravano a distanza circa 20 persone al giorno in modo permanente e, mediamente, fino a 50 a rotazione.

Un importante impulso alla diffusione della tecnologia è venuto dal presidente dell’Autorità, Stefano Besseghini, che ha previsto di organizzare le riunioni di collegio tramite Avaya, con la possibilità di mettere in comunicazione non solo le sale di videoconferenza a Roma e a Milano, come in precedenza, ma consentendo la partecipazione anche dei direttori in missione.

La digitalizzazione, realizzata molto prima del Covid, sia della gestione della grande mole di dati sui cui l’agenzia opera, sia del flusso di produzione (tramite workflow automatizzato) delle delibere emanate dal Collegio, è stata a sua volta un fattore abilitante.

Verso un lavoro agile per obiettivi: i benefici attesi

La diffusione della tecnologia Avaya all’interno dell’Autorità, stimolata dalla scelta iniziale di renderla disponibile a tutti i dipendenti dotandoli degli stessi strumenti di comunicazione per la collaborazione e lavoro a distanza, ha consentito dunque il passaggio al lavoro obbligato da casa, in fase di pandemia, senza impatti negativi e mantenendo immutata la funzionalità dei collegamenti con il mondo esterno. La percezione è condivisa dai dipendenti, come confermano i risultati di un questionario lanciato dalla direzione Personale e dai SI, in vista di una nuova modalità di lavoro agile nel new normal in sostituzione del telelavoro.

Inoltre uno studio basato su un’ipotesi del 60% di presenze al giorno evidenzia la possibilità di dimezzare le sedi (dalle due per Roma e Milano, a una per ciascuna sede), riorganizzando gli spazi con uffici più piccoli e sale riunione che all’occorrenza potranno diventare uffici.

L’obiettivo è far sì che i dipendenti ARERA impegnati in attività che possono essere svolte da casa con un livello di efficienza paragonabile a quello in ufficio (come la pandemia ha evidenziato) possano decidere quando operare in sede e quando all’esterno, senza controlli su tempi e luoghi, ma lavorando per obiettivi. Si prevede la semplificazione della gestione informatica grazie sia al dimezzamento degli apparati da gestire sia ad una scrivania virtuale uguale per tutti e la remotizzazione di tutti i servizi.

“Per tutte le attività che lo consentono, ARERA punta a uno smart working che renda l’ufficio esclusivamente mobile, dotando le persone di cellulare, Pc portatile e sim di servizio e vada a eliminare definitivamente i telefoni fissi e la scrivania dedicata”, conclude Lazza.