Digital Workplace: non solo un nuovo modo di lavorare, ma di concepire relazioni e obiettivi

L’innovazione digitale ci ha cambiato la vita, ma soprattutto ha cambiato le nostre abitudini e i comportamenti, principalmente in relazione alla fruizione di servizi e al modo in cui entriamo in contatto con tutto ciò è al di fuori di noi stessi.

Quasi inconsapevolmente ognuno di noi ha riorganizzato parte del proprio quotidiano in funzione delle opportunità offerte dal digitale.

Il mondo del lavoro è stato il primo ambito a essere contaminato dalla nuova prospettiva offerta dall’innovazione, tanto è vero che sempre più spesso sentiamo parlare di quarta rivoluzione industriale – Industry 4.0.

Se facciamo un veloce passo indietro analizzando l’impostazione scientifica dell’organizzazione del lavoro, data da Ford e Taylor, ci rendiamo subito conto di quanto la giornata lavorativa fosse basata su “luoghi, orari e macchinari”. Oggi invece abbiamo assorbito un nuovo concetto di “luogo, orario e macchinario”, che perde l’essenza del vincolo in favore della flessibilità, soprattutto in ottica di mobilità. Le nuove tecnologie hanno quindi un impatto importante anche nel modo in cui interpretiamo e affrontiamo i nostri obiettivi di lavoro.

La convergenza digitale, cui tutte le aziende tendono, è l’opportunità che ha dato vita un paio di anni fa alla Digital Organization di Sogei per offrire nuovi modelli e soluzioni ai nostri clienti. E lo abbiamo fatto definendo una strategia e un piano di lavoro che consentisse alla nostra azienda di crescere e sviluppare sia nuovi ambiti tecnologici sia nuove competenze, adottando un approccio multidisciplinare che include la comunicazione e tende al miglioramento dei processi interni.

Il percorso non è stato semplice, tutt’ora non lo è. Il cambiamento che vogliamo cavalcare, seppur evidente e rapido, fa fatica a imporsi nei modelli di organizzazione del lavoro (sono recentissime le nuove norme che riguardano ad esempio il lavoro in mobilità).

Ma, in effetti, la dinamica stessa del lavoro si è evoluta. Quella digitale è una trasformazione che sta cambiando in modo incontrovertibile il nostro modo di essere produttivi. I concetti stessi di “dove, come, quando” sono sempre meno rigidi e la differenza non la fa la presenza in ufficio, ma il risultato conseguito.

In più, il modo con il quale lavoriamo è sempre meno individuale e sempre più collaborativo: i team di lavoro sono spesso logisticamente distanti e comunque trasversali e la possibilità di accedere e gestire in modo immediato e sicuro ai dati e alle informazioni è di massima importanza. Servono strumenti integrati e nuovi modelli di organizzazione e collaborazione. Serve evolvere il concetto di postazione fisica di lavoro.

Il Digital Workplace nasce come progetto a supporto del nuovo modo di lavorare, di concepire le relazioni e gli obiettivi. E’ un modello che vuole correlare tra loro i diversi contesti, tutti quelli con cui ci confrontiamo quotidianamente, affinché sia possibile lavorare in modo sicuro ed efficiente, con semplicità e immediatezza, anche in mobilità.

Prima che tecnologica, quella del Digital Workplace, è una rivoluzione culturale e organizzativa che coinvolge tutti i nostri stakeholder e che trova nell’innovazione digitale le leve fondanti.

Se è vero che l’attuazione di un modello di Digital Workplace è prima di tutto una questione culturale, allora è giusto accettare la sfida e dare a tutti la possibilità di bilanciare impegni di lavoro e necessità della vita privata: ciò per favorire il benessere personale garantendo i migliori livelli di produttività.

La strada intrapresa vuole le persone al centro, costruendo intorno ad esse l’ecosistema adatto a rappresentare quel mix di esperienze e competenze che sono il nostro vero valore aggiunto. La visione deve necessariamente essere “dipendente-centrica” e mirare quindi alla semplificazione dei processi e dei servizi e a una gestione delle informazioni veloce e sicura.

In questo contesto le piattaforme digitali, come gli strumenti di Social Enterprise Collaboration supportano il cambiamento organizzativo, agevolando il processo di change.

Da qui la nostra volontà di dotarci di un sistema di Social Collaboration, iSogei, che agevoli l’interazione e che promuova i principi di collaborazione e condivisione anche in situazioni decentrate. Crediamo fortemente che per costruire un modello solido e condiviso di Digital Workplace il ricorso alla multidisciplinarietà sia la chiave per un più efficace e veloce raggiungimento dell’obiettivo.

Il percorso avviato coinvolge tutte le aree aziendali. Lavorano fianco a fianco professionisti dell’HR, della comunicazione, del legale, dei settori amministrativi e tecnici. Stiamo affrontando lo sviluppo del Digital Workplace trattando tre grandi stream:

• l’information management, che riguarda le modalità di accesso e gestione delle informazioni;
• il Social Enterprise di cui abbiamo già parlato;
• il lavoro agile e lo Smart working, che include diversi elementi legati all’adozione di strumenti e soluzioni tecnologiche in grado di abilitare le nuove modalità di lavoro collegandole ad aspetti di tipo culturale ed organizzativo (comunicazione, policy, processi, comportamenti organizzativi, stili di leadership, assegnazione obiettivi, etc) e al layout fisico degli spazi.

Già dalla metà dell’anno in corso, abbiamo intrapreso un percorso che ci porterà nel corso del 2018 alla sperimentazione dello Smarworking e che vedrà interessata una importante parte dell’azienda con il coinvolgimento di un campione (il più rappresentativo possibile) delle competenze e delle professioni aziendali.

Stiamo definendo le modalità organizzative, tecniche e studiando la recentissima normativa di riferimento organizzandoci con tre tavoli di lavoro: organizzativo, legislativo e tecnico.

In ognuno di essi, studiamo soluzioni per meglio rendere realizzabile il work life balance di cui abbiamo parlato.

In sintesi, un nuovo modo di lavorare che, attraverso una gestione più intelligente delle tecnologie disponibili e del tempo a disposizione delle persone, consente un miglioramento della qualità della vita e della produttività individuale.

Un cambiamento come quello descritto non può che basarsi su un forte ingaggio da parte del nostro HR Management. Anzi, su molti dei processi che caratterizzano il Digital Workplace, l’Unità Organizzativa Risorse Umane assume il ruolo di owner.

Collaborazione, condivisione di conoscenze e competenze, sviluppo dell’intelligenza collettiva, nuovi skill professionali, sono solo alcuni dei temi con i quali ci si confronta e sono già numerosi, oltre che qualificanti, gli interventi promossi in Sogei.

Counseling, Assessement, Coaching individuale e di gruppo, sono iniziative ormai consolidate e un ulteriore importante passo è stato fatto nei processi di supporto ai talenti aziendali e nel percorso dei leader futuri.

La gestione delle competenze è stata oggetto di una iniziativa fortemente innovativa, quasi unica nel nostro Paese. Attraverso le tecnologie digitali e mediante l’utilizzo della nostra piattaforma iSogei è stato infatti realizzato lo Skill Map, uno strumento partecipativo per rilevare le competenze/conoscenze, le attitudini, il talento e le passioni delle nostre persone. Dalle logiche di Linkedin, abbiamo preso spunto per lasciare a tutti i colleghi la possibilità di confermare e riconoscere le competenze segnalate.

Elemento determinante in questo nuovo modello organizzativo è la qualità della comunicazione che, attraverso nuovi strumenti e modalità di condivisione dei contenuti, ha attivato circoli virtuosi creando reti di collaborazione orizzontale.

Cambiare il rapporto con l’interlocutore grazie all’adozione di piattaforme social consente di combinare l’informazione tradizionale con la velocità dei nuovi canali digitali e migliorare l’interazione con tutti gli stakeholder.

Questo articolo è parte del dossier “Smart working, un cambiamento organizzativo e culturale”