Il Piano organizzativo del lavoro Agile (POLA) nell’Università Roma Tre

Il quadro normativo iniziale e azioni conseguenti

A seguito delle disposizioni normative emanate nel corso dell’anno 2017[1], l’Università Roma Tre, da un decennio impegnata ad incrementare e favorire le attività in telelavoro, inizia il percorso dell’introduzione dello smart working e di altre forme di flessibilità lavorativa. Fin dall’ottobre del 2018, attraverso una accurata swot analysis e uno studio di fattibilità sull’introduzione del lavoro agile, concordemente con tutte le OO.SS., si lavora ad una bozza della disciplina regolamentare sullo smart working. Per rendere più elastica la sperimentazione, si sceglie di regolamentare lo stesso attraverso delle “Linee guida”, quale insieme di raccomandazioni stringenti ma atte ad essere continuamente aggiornate sulla base di conoscenze ed esperienze derivanti dalla sperimentazione.

Nel mese di marzo 2019 l’amministrazione presenta la veste definitiva delle “Linee guida”, i modelli di domanda, di accordo individuale di lavoro, le schede con gli indicatori per il raggiungimento degli obiettivi e per il monitoraggio dei risultati. Particolare attenzione viene rivolta all’”Informativa sui rischi generali e specifici connessi con l’espletamento della prestazione lavorativa in modalità agile” in cui sono riportati i comportamenti di prevenzione generale richiesti al lavoratore agile; nonché alle “Specifiche tecniche minime di custodia e sicurezza dei dispositivi elettronici e dei software” contenenti regole necessarie a garantire la protezione dei dati e delle informazioni.

Durante l’emergenza Covid

L’esperienza decennale del Telelavoro, unita al consolidato utilizzo delle migliori tecnologie ITC, consentono una immediata risposta all’emergenza.

Difatti, dal mese di febbraio 2020, l’Università Roma Tre adotta le seguenti linee d’intervento:

• attraverso una apposita mappatura dei processi e del grado di applicabilità del lavoro agile, tenuto anche conto dell’evolversi della situazione epidemiologica, assicura in ogni caso le percentuali più elevate possibili di lavoro agile, compatibili con le proprie potenzialità organizzative e con la qualità e l’effettività del servizio erogato;
• il lavoratore agile alterna giornate lavorate in presenza e giornate lavorate da remoto, con una equilibrata flessibilità e comunque alla luce delle prescrizioni sanitarie vigenti e di quanto stabilito dai protocolli di sicurezza;
• lo smart working può essere organizzato per specifiche fasce di contattabilità e al lavoratore sono garantiti i tempi di riposo e la disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro;
• l’amministrazione si adopera per mettere a disposizione i dispositivi informatici e digitali ritenuti necessari, ma comunque rimane consentito l’utilizzo di strumentazione di proprietà del dipendente;
• l’amministrazione favorisce il lavoro agile per i lavoratori disabili o fragili anche attraverso l’assegnazione da parte dei dirigenti di mansioni diverse ma comunque rientranti nel relativo livello di inquadramento.   

Modalità attuative ordinarie e macroprogrammazione triennale

Con decreto ministeriale del 9 dicembre 2020, vengono pubblicate le Linee Guida sul Piano Organizzativo del Lavoro Agile (Pola) e gli Indicatori di Performance.

Tenuto conto che il Piano è uno strumento post emergenziale per la gestione ordinaria del Lavoro Agile, Roma Tre, partendo dalle baseline descritta, evolve verso un modello di adozione organico e funzionale a tutto l’Ateneo indotto da una macroprogrammazione triennale che coinvolga tutte le strutture. Il Pola, difatti, è inserito nel più ampio contesto programmatico del Piano Integrato 2021-2023 [2].

A tali fini l’Amministrazione, dopo aver verificato lo stato delle risorse disponibili (quantità e qualità delle risorse umane, economico-finanziarie e strumentali) e il loro livello di salute:

• ha svolto delle indagini sullo stato di attuazione del lavoro agile, sviluppando degli indicatori ad hoc quantitativi, della qualità percepita e dell’efficienza-efficacia ed economicità che consentano di misurare l’impatto del lavoro agile sulla performance organizzativa dell’amministrazione;
• ha provveduto alla verifica e al censimento periodico delle attività che possono essere svolte in modalità agile coinvolgendo tutte le Unità Organizzative dell’Ateneo;
• ha affidato ai dirigenti l’individuazione della percentuale di applicabilità della modalità agile ai singoli processi in capo alle strutture afferenti alla propria direzione. Le linee guida e le criticità vengono condivise con la dirigenza di vertice e in ambito collegiale, anche al fine di rendere omogeneo il ricorso al lavoro agile come una delle modalità ordinarie della prestazione lavorativa. Ciascun dirigente elabora e formalizza lo schema di applicazione rispondendo in termini di raggiungimento degli obiettivi di performance dell’efficacia dei propri provvedimenti;
• ha aggiornato – in costante dialogo con l’Organismo Indipendente di Valutazione della performance – il Sistema di Misurazione e Valutazione della Performance;
• al fine del miglioramento delle procedure – interne ed esterne- ha demandato ai dirigenti la verifica, anche attraverso la predisposizione di survey, dei feedback che arrivano dall’utenza, nonché il monitoraggio, sulla base di una rendicontazione, delle prestazioni rese in smart working da un punto di vista sia quantitativo sia qualitativo;
• sulla base del censimento delle dotazioni tecnologiche e delle competenze digitali, ha fornito postazioni informatiche mobili e ha incrementato la formazione digitale del personale;
• nella rotazione del personale, ha adottato criteri di priorità che considerino anche lo stato di fragilità e le condizioni di salute dei componenti del nucleo familiare del dipendente, la presenza di figli minori di quattordici anni, la distanza tra la zona di residenza o di domicilio e la sede di lavoro, ma anche il numero e la tipologia dei mezzi di trasporto utilizzati e i relativi tempi di percorrenza;
• data l’importanza della continuità dell’azione amministrativa e della rapida conclusione dei procedimenti, ha individuato ulteriori fasce temporali di flessibilità oraria in entrata e in uscita rispetto a quelle normalmente adottate, sulla base della programmazione del lavoro concordata in seno alla singola struttura.

Strumenti di rilevazione e verifica periodica. L’importanza della piattaforma informatica dedicata

L’articolato sistema di cui Roma Tre si è dotata quanto alla  programmazione e misurazione delle attività e del raggiungimento degli obiettivi, che viene realizzato per mezzo di uno specifico strumento denominato “Piano operativo direzionale”[3], fa sì che tutti gli strumenti di rilevazione e verifica periodica, nonché le fasi di Misurazione e Valutazione della Performance sia organizzativa che individuale, saranno adottati per tutti i lavoratori, sia in presenza che in lavoro agile.

Nel triennio di riferimento del Piano, l’Università Roma Tre prevede una percentuale di almeno il 60% dei dipendenti che possa avvalersi del lavoro agile per il prossimo futuro.

Al fine di garantire un continuo controllo dello stato di salute del sistema, l’Ateneo intende attivare per tempo azioni correttive e fornire ai valutatori il dato finale relativo al grado di raggiungimento degli obiettivi di performance dell’Ateneo. A tal fine è attivo un cruscotto operativo che sintetizza in report grafici i dati rilevati sulle attività poste in essere dalle strutture organizzative dell’Ateneo. La piattaforma informatica dedicata si occupa di leggere i dati dalle diverse fonti, generalmente database degli applicativi in uso alle strutture, e applicare funzioni di sintesi rendendo graficamente lo stato di completamento rispetto ai target prefissati. Saranno quindi disponibili grafici per tutti gli obiettivi a partire da quelli strategici, fino a quelli operativi che visualizzano il grado di soddisfazione rilevato dalle campagne di customer satisfaction. 

Gli impatti attesi del lavoro agile e azioni migliorative

Attraverso la proiezione triennale degli indicatori sviluppati, tenuto conto dello stretto collegamento tra condizioni abilitanti, performance organizzativa e sistemi di verifica periodica, Roma Tre è in grado di formulare le seguenti previsioni:

Impatti esterni

• SOCIALE POSITIVO per gli utenti:
  • ulteriore incremento dei servizi digitali
  • velocizzazione dei processi
  • minori code agli sportelli fisici (studenti)
  • attivazione di interlocuzioni programmate, anche attraverso soluzioni digitali con l’utenza
•  POSITIVO per i lavoratori:
  • Work-life balance
  • riduzione ore per spostamento casa-lavoro
• AMBIENTALE POSITIVO per la collettività:
  • minor livello di Emissioni di Co2
  • minore quantità di carta e materiali di consumo
• ECONOMICO POSITIVO per i lavoratori:
  • riduzione spesa per spostamento casa-lavoro

Impatti interni

• SALUTE DELL’ENTE POSITIVO per l’ente:
  • miglioramento della salute organizzativa e di clima
  • snellimento e tracciabilità dei processi lavorativi
  • miglioramento della salute professionale
  • miglioramento della salute economico-finanziaria
  • miglioramento della salute digitale.

Azioni migliorative

• Questionari sul benessere
  • Organizzazione di corsi di formazione
  • Economie di spese correnti
  • Potenziamento delle dotazioni informatiche personali da assegnare ai dipendenti
  • Sviluppo di banche dati, sistemi informativi o servizi online

[1] Legge n. 81 del 2017 Disciplina il lavoro agile: introduce la contrattazione individuale e la pattuizione di forme non solo di mera flessibilità lavorativa, ma di riprogrammazione del lavoro “per obiettivi”.

Circolare INAL n. 48 del 2017 Istruzioni operative, obblighi assicurativi, tutela della salute e della sicurezza, classificazione tariffaria etc.

Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri n. 3/2017 Indirizzi per l’attuazione della legge 124 del 2015 contenenti regole inerenti

all’organizzazione del lavoro finalizzate a promuovere la conciliazione dei tempi di vita e lavoro dei dipendenti.

Linee Guida del Lavoro Agile del Dipartimento di Funzione Pubblica (2017) Indicazioni operative e regole inerenti l’organizzazione del lavoro

agile secondo la Direttiva n. 3 del 2017.

[2] L’ANVUR, Agenzia nazionale di valutazione del sistema universitario, ha emanato nel luglio del 2015 le “Linee Guida per la Gestione Integrata del Ciclo della Performance delle Università Statali Italiane”. In tale documento viene disposto che le Università, in fase di pianificazione del Ciclo della Performance, adottino un unico documento, denominato “Piano Integrato”, che riunisca il Piano della Performance, il Piano della Prevenzione della Corruzione, il Programma Triennale per la Trasparenza e l’Integrità e il Piano degli Indicatori e dei Risultati Attesi di Bilancio. Il Piano Integrato, inoltre, ha come riferimenti fondamentali il Piano Strategico Triennale d’Ateneo e il Bilancio Unico di Previsione Annuale e Triennale e Bilancio Preventivo Unico d’Esercizio.

[3]  Più in dettaglio, il Piano operativo direzionale, basato su uno schema ciclico di tipo Deming, prevede l’assegnazione alle Direzioni di Ateneo, e successivamente ai sottostanti livelli funzionali ed operativi, in un’ottica multilivello coerente con le disposizioni normative riportate all’articolo 7 del D.lgs. n. 150/2009, degli obiettivi di performance prestabiliti e delle risorse necessarie al loro raggiungimento.