Il POLA della Regione Emilia-Romagna: un altro pezzo di un “mosaico di innovazione”

Lo smart working per la Regione Emilia-Romagna è la punta dell’iceberg di una serie di processi strettamente collegati, che comprendono trasformazione digitale, sviluppo delle competenze e valorizzazione del capitale umano, introduzione di nuove risorse e profili professionali, revisione dei processi organizzativi con l’obiettivo di migliorare le performance e innovare le modalità di lavoro. In questo senso, il POLA (Piano Organizzativo del Lavoro Agile) pubblicato all’inizio di febbraio è un documento importante ma non isolato, si tratta di un tassello aggiunto a un quadro più ampio di cambiamento dell’organizzazione, un documento che ha consentito anche di tirare le fila di un percorso iniziato più di due anni fa con le primissime sperimentazioni di lavoro smart e l’accelerazione della trasformazione digitale. Ne abbiamo parlato con Stefania Sparaco, Responsabile delle attività trasformazione digitale e organizzativa in Regione Emilia-Romagna.

Smart working: un percorso che parte da lontano

Sappiamo bene quanto la Regione Emilia-Romagna avesse già investito nella sperimentazione dello smart working prima dell’arrivo della pandemia. Ci siamo confrontati su questo tema in tantissime occasioni e un’altra è in programma a breve, il 29 marzo, con l’evento digitale “Trasformazione digitale e organizzativa: progettare il cambiamento della PA con il POLA”.

Ricordiamo l’introduzione dello smart working in via sperimentale nel 2018 e in forma stabile dal giugno 2019, senza dimenticare la centralità del progetto VeLA “Veloce, Leggero, Agile – Smart Working per la PA”, promosso nel 2018 e richiamato anche nell’ambito delle Linee Guida sul Piano Organizzativo del Lavoro Agile emanate dal Dipartimento della Funzione Pubblica nel mese di dicembre 2020. Un’esperienza che ha portato alla redazione del kit VELA, distribuito in riuso a quasi 200 Amministrazioni pubbliche sul territorio nazionale, e al progetto Emilia-Romagna Smart Working, sviluppato a partire da fine 2019 e dedicato a tutti gli enti del territorio che decidono di attivare lo smart working e di collaborare nella prospettiva del comune miglioramento. La Regione ha inoltre promosso e finanziato un bando dedicato agli enti locali regionali per sostenere la transizione dal lavoro a distanza d’emergenza, causato dal Covid-19, allo smart working quale modalità di lavoro a regime, con l’obiettivo di arrivare ad una rafforzamento dell’intero sistema regionale.

È proprio grazie all’insieme di queste esperienze che Regione è riuscita a fronteggiare l’emergenza sanitaria del 2020, continuando allo stesso tempo ad investire sulla progettazione strutturata dello smart working in un’ottica quindi non meramente emergenziale.

“Nel 2019 avevamo già identificato lo smart working come una misura a regime, quindi strutturale, e a fine 2019 avevamo circa 400 smart worker – ricorda Stefania Sparaco – poi la pandemia ci ha portato a un incremento dello smart working emergenziale, arrivando a circa l’80 per cento dei lavoratori. Ma già a metà 2020 abbiamo ripreso a progettare lo smart working ordinario, lavorando su tutte le dimensioni che abilitano il lavoro agile sia dal punto di vista organizzativo che tecnologico”.

Lo smart working nel 2020: non solo emergenza

La pandemia Covid-19 non ha colto l’amministrazione di sorpresa sotto il punto di vista del ricorso alle diverse forme di lavoro agile. L’infrastruttura tecnica, organizzativa e formativa approntata nel biennio 2018/2019 ha permesso alla Regione di attivare una forma di smart working emergenziale in meno di 15 giorni per tutti i lavoratori che avevano a disposizione strumentazioni adeguate, e nei mesi da marzo a dicembre 2020 ha consolidato questa esperienza organizzativa rafforzando la diffusione di strumentazioni tecnologiche adeguate, di processi di formazione costante e di tutorship ai gruppi di lavoro sotto il profilo del cambiamento di cultura organizzativa indotto dal ricorso pervasivo al lavoro agile.

“Nell’arco del 2020 abbiamo sviluppato un insieme di misure di formazione e accompagnamento relative alle competenze necessarie per garantire un lavoro a distanza efficace – sottolinea Stefania Sparaco – investendo molto sui team di progetto, sui gruppi di lavoro che per noi sono la cellula essenziale dello smart working. Abbiamo cercato di lavorare per capire come devono e possono cambiare i processi con il lavoro a distanza e come questi processi possono migliorare in termini di performance. L’approccio è sempre stato quello di vedere lo smart working come una misura organizzativa, una leva che ci consente di lavorare su tutti gli aspetti di innovazione (organizzazione, modalità di lavoro, relazioni e leadership)”.

Un’altra attività condotta nel 2020 ha riguardato un assessment, rivolto a tutti i collaboratori regionali, delle attitudini smart, intese non solo come competenze tecnologiche, ma anche come capacità di affrontare il cambiamento, capacità di fare networking e così via. “Questo – spiega Sparaco – ci ha permesso di avere uno spaccato su attitudini e profili dei dipendenti della Regione che utilizzeremo per costruire azioni di formazione mirate e sempre più efficaci. Queste evidenze sono riportate ora nel POLA come punto di analisi e di partenza”.

Il POLA, infatti, ha una parte iniziale in cui vengono messi in evidenza i dati di analisi su quanto è stato fatto negli ultimi anni, per poi sviluppare una seconda parte sullo sviluppo futuro.

Il POLA: un’occasione per tirare le fila di un lungo lavoro

Il POLA è stato, quindi, l’occasione per tirare le fila di un percorso durato due anni e mezzo, costruito in modo corale, coinvolgendo tutte le competenze necessarie (risorse umane, formazione, IT, logistica e spazi, etc.) e con il contributo fondamentale delle organizzazioni sindacali. Un passaggio indispensabile per analizzare e intrepretare in un unico documento programmatico quello che era emerso sia nella fase strutturale che emergenziale e per continuare a rafforzare la progettazione. Insomma, un documento che non è stato vissuto in una logica di adempimento, ma come occasione di approfondimento e analisi dei cambiamenti in corso e futuri.

“Il POLA si collega in maniera forte, oltre che al Piano delle performance, anche al Piano delle Competenze e della formazione, al Piano di trasformazione digitale, all’analisi organizzativa e al Piano dei fabbisogni, quindi a tutto il lavoro che stiamo facendo per l’immissione di nuove risorse all’interno dell’ente – precisa Sparaco – è come se avessimo aggiunto un tassello a un quadro più ampio di cambiamento dell’organizzazione, cercando di tenere legati tutti i pezzi tra loro”.

I nodi centrali del POLA in Regione Emilia-Romagna

Ecco le principali misure su cui si è concentrata la Regione nella redazione del POLA.

• Consolidare in modo uniforme la diffusione dello smart working nell’ente “perché è vero – sottolinea Sparaco – che abbiamo numeri alti, pensiamo che dal primo gennaio 2021 il grado di diffusione dello smart working ordinario in RER è pari al 65,3%, ma è anche vero che questi numeri non sono uniformi nelle varie Direzioni generali e settori”.
• Lavorare sul filone dello sviluppo delle competenze e sulla diffusione di modalità di lavoro e di stili manageriali orientati a una maggiore autonomia delle persone e allo sviluppo dell’orientamento ai risultati.
• Far sì che attività che oggi non sono “smartabili”, perché i processi non sono sufficientemente digitalizzati, lo possano diventare.
• Lavorare sull’ingaggio e sul coinvolgimento dei dipendenti. “Le persone hanno bisogno di essere e di sentirsi coinvolte in questo cambiamento – spiega Sparaco – che è continuo e incrementale. Non è sufficiente dichiararlo, va portato avanti quotidianamente con azioni capillari di accompagnamento e di rafforzamento del cambiamento culturale in atto”. Il benessere organizzativo è un altro degli snodi chiave e degli elementi di valore su cui il POLA intende investire.
• Lavorare sullo sviluppo del capitale umano e sull’aggiornamento del sistema professionale, sul rinnovamento dei profili professionali e dei mestieri.
• Investire sul tema del ripensamento degli spazi di lavoro e sulla creazione di una rete di spazi di coworking pubblici con altri soggetti del territorio.
• Rivedere gli strumenti di HR e Performance management per migliorare il monitoraggio delle prestazioni individuali di team e collettive.

Conclusioni: guardare al medio e lungo termine

Infine, uno degli obiettivi principali del POLA 2021/2023, anche alla luce delle indagini sul campo condotte nel corso del biennio 2019/2020, in particolare durante la pandemia Covid-19, sarà quello di accompagnare la dirigenza a modificare i propri stili di leadership per promuovere il cambiamento.

“L’obiettivo di medio lungo termine – conclude Sparaco – è che questa sia una modalità diversa e diffusa di approcciare il lavoro, orientandolo al risultato e all’utenza. Va superato il concetto di semplice adesione all’istituto per far sì che diventi parte stabile del DNA dell’Amministrazione. Per questo formazione e accompagnamento sono rivolti a tutti, perché anche chi non ‘è in smart working’ lavorerà sempre più spesso con persone che lo sono, dentro e fuori l’amministrazione, ed è necessario creare e investire su nuove modalità di relazione e di lavoro”.