Il POLA di Istat: programmazione e monitoraggio per un percorso in divenire

Il POLA (Piano Organizzativo del Lavoro Agile) è un vero e proprio atto di programmazione e come tale va interpretato: si tratta di un punto di partenza in un processo che vedrà evoluzioni e cambiamenti, per cui il POLA dovrà essere costantemente aggiornato, come avviene per il Piano della performance e per il Piano di attività. Questo lo spirito con cui Istat ha lavorato alla redazione del documento, come ci racconta Michele Camisasca, Direttore Generale dell’Istituto e componente della Commissione tecnica dell’Osservatorio lavoro agile presso la Presidenza del Consiglio. Il POLA di Istat costituisce la parte V del Piano triennale di attività e Performance 2021-2023.

Dalla sperimentazione all’emergenza: un salto velocissimo

L’Istat aveva introdotto il lavoro agile come modalità sperimentale a partire dalla metà di febbraio 2020, dopo aver sottoscritto nell’autunno 2019 un accordo con le organizzazioni sindacali. Giusto il tempo di partire ed è arrivata l’emergenza sanitaria.

“Eravamo partiti gradualmente secondo il modello precedente all’emergenza, con una serie di adempimenti che poi ci siamo dimenticati in pochi giorni – ricorda Michele Camisasca -. Avevamo già condiviso con tutto l’Istituto il fatto che non ci fossero preclusioni a svolgere qualunque attività anche da remoto. Un punto su cui avevamo molto dibattuto, perché non tutti erano convinti che questo fosse possibile, che tutte le attività potessero essere inserite nella sperimentazione del lavoro a distanza”.

Era stato stabilito, come ricordato nel POLA, che tale modalità potesse essere applicata “a tutto il personale eccetto turnisti, telelavoristi e personale in prova, per un massimo di 4 giornate al mese, estensibili a 6 per situazioni caratterizzate da criticità improvvise e/o non programmabili, previa valutazione del Direttore”. In un lasso di tempo molto breve erano stati sottoscritti oltre 900 accordi individuali, sebbene nel concreto sia stato sperimentato da 356 dipendenti, di cui 210 nel solo mese di febbraio (dal 17 al 28 febbraio).

Poi è arrivata, appunto, la pandemia del Covid-19, che ha inevitabilmente portato ad un superamento della sperimentazione in atto, modificando per tutti la modalità di lavoro. La progettazione precedente alla sperimentazione è stata comunque fondamentale, perché ha consentito di accelerare la realizzazione di una infrastruttura tecnologica grazie alla quale è stato possibile, in brevissimo tempo, il passaggio al lavoro da remoto per tutti.

Si è passati in pochi giorni da 210 a 2.000 lavoratori “agili”. Tra marzo e agosto 2020, tutto il personale ha lavorato da remoto (home working), ad eccezione di circa 30 dipendenti. A partire dal primo settembre 2020, in linea con le indicazioni normative, è stato pianificato un progressivo rientro che, nel rispetto delle condizioni di salute, dei carichi familiari e dei fattori di rischio, ha coinvolto il 60% della forza lavoro.

Dall’esperienza emergenziale alla redazione del POLA

“Abbiamo cercato di capire tramite una survey interna come era stato vissuto il periodo emergenziale – racconta Camisasca – recuperando così commenti, proposte migliorative e criticità. Siamo partiti anche da qui per andare poi a discutere le linee e la redazione del POLA. I risultati della survey ci dicono che comunque, nonostante le difficoltà, si può fare, si può pensare di costruire un modello di lavoro che permetta a tutti di sperimentare questa nuova modalità. Abbiamo poi aggiunto riflessioni, partecipato a corsi ed eventi per avvicinarci alla redazione del Piano, lavorando per mettere insieme diversi concetti: bilanciamento dei tempi di vita e di lavoro, senso di appartenenza all’Istituto, la questione della fiducia e dell’autonomia, la responsabilità nuova del management e di tutto il personale. Solo così si può pensare di intervenire in un processo che dovrà svilupparsi nel tempo”.

“Nella scrittura del POLA – prosegue Camisasca – abbiamo cercato un coinvolgimento di tutta la Dirigenza, a cui abbiamo sottoposto alcune proposte. Abbiamo coinvolto l’Organismo paritetico per l’innovazione istituito presso Istat e previsto dal contratto collettivo, attivando, pur senza un passaggio sindacale formale, un luogo di confronto e dibattito che ha visto, quindi, anche un protagonismo delle organizzazioni sindacali. Abbiamo poi cercato di lavorare in modo coordinato soprattutto con due Direzioni, quella delle Risorse umane e quella della Pianificazione strategica, ponendo così l’accento sulla forte integrazione tra gli elementi di sviluppo e gestione delle risorse umane e quelli di monitoraggio e finalizzazione agli obiettivi. Questo anche perché, come sappiamo, la norma prevede che il POLA possa essere approvato come allegato al piano della performance, come noi abbiamo fatto”.

Cosa è emerso quindi? Un documento che contiene una proposta di sperimentazione che guarda all’arco temporale di 12 mesi e che poi dovrà essere rivisto e riadattato in base a successive analisi e monitoraggio dei risultati.

Le prospettive per il 2021

Il POLA di Istat prevede che per partire dal 2021 lo svolgimento della prestazione lavorativa “sarà caratterizzato in larga misura dal lavoro agile, che, come definito dall’art. 18 della Legge 22 maggio 2017, n. 81, si svolge senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, previo l’accordo fra le parti e l’organizzazione per obiettivi”.

Nella prima annualità del Pola – il 2021 – verrà realizzata una sperimentazione “matura” attraverso la quale far emergere dei “modelli organizzativi funzionali” da monitorare e valutare entro 12 mesi dall’inizio. I cardini di questa sperimentazione sono: la composizione della platea dei destinatari, definita in relazione alla mappatura delle attività di lavoro anche in funzione del disegno di nuovi spazi di lavoro; l’individuazione di specifici profili e modalità di flessibilità; la definizione di un iter procedurale snello, auspicabilmente informatizzato.

La norma prevede che possano avvalersene almeno il 60% dei dipendenti impegnati in attività eseguibili in modalità agile. In Istat, è stato ribadito che la platea potenziale è rappresentata da tutti i dipendenti. Per specifiche attività o fasi di esse che richiedono la presenza in sede saranno esaminate apposite soluzioni.

Il Piano prevede poi diverse ipotesi di flessibilità: bassa flessibilità (4 giorni di lavoro agile al mese) media flessibilità (11 giorni) e alta flessibilità (17 giorni). Tutti i dettagli si trovano nel documento.

Una riforma non scritta nata dall’esperienza

“La verità è che abbiamo vissuto quest’anno una riforma senza averla prima scritta – commenta Camisasca – è il paradosso di questa esperienza, che però io ritengo fondamentale, se pensiamo che in tanti nella PA abbiamo visto diverse riforme pensate, scritte e poi applicate con molta fatica, o non applicate affatto”.

Il POLA ora traccia diverse direttrici all’interno della prossima “sperimentazione matura”: la formazione, la comunicazione interna, la programmazione e il monitoraggio degli obiettivi, gli aspetti legati all’informatica e alla logistica, per cui soprattutto nella situazione di alta flessibilità, si può cominciare anche un ripensamento degli spazi, ipotizzando un desk sharing e il superamento del concetto di scrivania individuale.

Ovviamente per Istat non può essere meno centrale il tema del monitoraggio e della verifica della sperimentazione. “Vogliamo non solo monitorare il raggiungimento degli obiettivi, ma anche raccogliere dati per valutare come la sperimentazione viene percepita e vissuta su diversi aspetti: la compresenza di lavoratori agili e non agili, l’impatto su spazi e tecnologia, sulle dinamiche gerarchiche, sul senso di appartenenza, sugli aspetti di mobilità, e così via – aggiunge Camisasca -. Noi interpretiamo il POLA come un documento di programmazione, uno strumento per disegnare un nuovo modello organizzativo, garantendo una continuità tra la sperimentazione già fatta e la nuova norma intervenuta. Anche se ritengo che la presenza in ufficio resti un aspetto centrale per la qualità del lavoro, abbiamo ora una grande possibilità di vera evoluzione del lavoro pubblico, come ha ricordato anche il Ministro Brunetta”.

Secondo Camisasca, il più grande lavoro da fare sarà l’implementazione della cultura basata sui risultati, quindi affinamento degli obiettivi e condivisione e partecipazione da parte di tutti i dipendenti (che in Istat sono per lo più ricercatori).

Il ruolo della Commissione tecnica dell’Osservatorio lavoro agile

Come ricordato, Michele Camisasca è anche componente della Commissione tecnica dell’Osservatorio lavoro agile presso la Presidenza del Consiglio. Per questo, gli chiediamo anche un commento sul ruolo della Commissione e sui prossimi passi.

“Uno dei primi compiti della Commissione sarà elaborare ed esaminare in modo sintetico i primi POLA. Abbiamo la possibilità di valorizzare la grandissima ricchezza di questi lavori, quindi il primo grande compito sarà riuscire a condividere e far conoscere le eccellenze che già ci sono. Esiste un framework comune che sono le Linee guida, ma lì dentro ognuno ha potuto sviluppare la propria originalità. Come Commissione dobbiamo quindi far emergere le cose belle, positive, interessanti che si trovano in questi documenti e farle diventare patrimonio comune”.

“Infine trovo molto positivo il fatto che il coordinatore della Commissione sia il Presidente dell’Aran, Antonio Naddeo. Questa è la garanzia che continua il riferimento alla contrattazione collettiva. Non vogliamo “ingessare”, ma se stiamo pensando a un’evoluzione del modello organizzativo pubblico dobbiamo avere un punto di riferimento certo e chiaro che si chiama contratto collettivo nazionale e questo deve valere per tutti i comparti della PA e deve andare a disciplinare alcuni elementi del lavoro agile”.