La trasformazione digitale della PA accelera con l’adozione del POLA

Alla fine ci arriveremo, affannati e improvvisando ma ci arriveremo. La redazione del POLA (Piano organizzativo del lavoro agile) è un vero e proprio adempimento e dunque in qualche modo tutte le PA che vorranno evolvere dallo smart working emergenziale a quello a regime, dovranno necessariamente sbattere la testa su questo documento di programmazione che la conversione in legge del D.L. 34/2020 ha indicato come assolutamente necessario e prioritario per proiettare gli Enti Pubblici nel post pandemia con metodo, organizzazione e soprattutto visione innovativa. Ma attenzione, l’errore di interpretazione sull’articolato della legge, e sulla visione che lo ispira, è dietro l’angolo.

Sarebbe sbagliato pensare che questo documento, inteso come semplice adempimento, serva a concertare con le OO.SS. la percentuale di lavoratori agili da attivare. Sarebbe sbagliato pensare che questo documento di programmazione vada redatto autonomamente dalla struttura di HR. Sarebbe sbagliato pensare che questo documento sostituisca e svilisca il PdP (Piano delle Performance). Sarebbe sbagliato pensare che una volta adottato, potremo tutti lavarcene le mani senza minimamente pensare agli impatti e alle ricadute sulla qualità dei servizi erogati e sul sentiment degli utenti finali.

Proviamo dunque a spacchettare l’essenza dell’articolato di legge sottolineando alcuni passaggi utili a comprenderne, non tanto la complessità, ma le opportunità indotte.

Il POLA individua le modalità attuative del lavoro agile prevedendo, per le attività che possono essere svolte in modalità agile, che almeno il 60% dei dipendenti possa avvalersene, garantendo che gli stessi non subiscano penalizzazioni ai fini del riconoscimento di professionalità e della progressione di carriera, e definisce, altresì, le misure organizzative, i requisiti tecnologici, i percorsi formativi del personale, anche dirigenziale, e gli strumenti di rilevazione e di verifica periodica dei risultati conseguiti, anche in termini di miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dell’azione amministrativa, della digitalizzazione dei processi, nonché della qualità dei servizi erogati, anche coinvolgendo i cittadini, sia individualmente, sia nelle loro forme associative. 

In primis le modalità attuative: si deve evolvere e passare rapidamente dall’emergenza (quella regolata dai vari DPCM ancora vigenti) alla messa a regime con appositi regolamenti, schemi di accordo e progettualità di messa in opera, guardando in prospettiva al futuro e dunque alla nuova normalità e non al passato.

Non secondaria la percentuale indicata. Ovvero, se si adotta il POLA si può ambire al 60% (ma anche oltre) di lavoratori da adibire al lavoro agile, altrimenti ci si limita al 30%.

Le garanzie per i lavoratori devono essere scritte e adottate. Purtroppo abbiamo assistito a pesanti discriminazioni durante il periodo pandemico, ma anche a fughe in avanti non controllate e non controllabili. Vanno indicati espressamente diritti e doveri. E qui il rapporto con le OO.SS. diventa strategico.

Le misure organizzative devono essere stese nero su bianco. Bisognerà indicare criteri, tempi, ambiti di adozione e ruoli. Ma non solo, sarà necessario preventivamente certificare la fattibilità censendo le attività cosiddette ‘smartabili’ ovvero completamente gestibili da remoto. E per ottemperare a tutto ciò sarà obbligatorio attivare percorsi di formazione non solo per i lavoratori agili ma anche, e soprattutto, per i dirigenti che dovranno organizzare il lavoro agile, gestirlo e monitorarlo.

L’adozione di strumenti di verifica (task management in primis) diventa ora un prerequisito e un supporto alla rivisitazione del PdP (Piano delle Performance) al quale il POLA è collegato in modo bidirezionale. Capiremo anche nelle prossime settimane (in base alle prime formulazioni e alle indicazioni del Ministero) se il POLA è parte del PdP o è un documento allegato allo stesso. 

La verifica dei risultati sulle attività non dovrà più essere svolta solamente due volte all’anno, ma periodicamente (o meglio continuamente, attraverso feedback e strumenti di analisi dei KPI scelti e adottati). Passare da un metodo MBO (Management by Objective) prevalente e ormai cristallizzato in tutti gli Enti Pubblici a una metodologia OKR (Objective & Key Results) dove sarà necessario misurare i progressi, più volte, durante e verso l’obiettivo, sarà un esercizio arduo ma al tempo stesso affascinante.

Il lavoro agile dunque non deve essere inteso solamente come leva per migliorare la ‘macchina interna’. Anzi, e soprattutto, deve essere teso a migliorare la qualità dei servizi (DIGITALI) verso cittadini e imprese.

Per fare ciò non basterà quindi digitalizzare o dichiarare di aver digitalizzato l’Amministrazione e i suoi processi, ma bisognerà misurarsi con la qualità percepita dagli utenti. Ecco perché il POLA non potrà essere adottato in autonomia come atto di indirizzo dell’Ente, ma dovrà essere partecipato, coinvolgendo cittadini ed imprese.

Un documento di visione, politico e di programmazione dunque. Soggetto al monitoraggio del ministero per la PA, attraverso apposita commissione in seno al DFP, e partecipato con il territorio al quale devono prioritariamente dare il contributo diversi soggetti, in primis: OO.SS, OIV, CUG e RTD.

Il POLA diventa così un’occasione storica e imperdibile per rivedere l’organizzazione del lavoro in ottica di obiettivi misurabili internamente ed esternamente all’Ente. Ma diventa anche un volano incredibile di trasformazione digitale, perché il modo di lavorare sarà obbligatoriamente basato su strumenti e dinamiche digitali, mentre lo switch off verso la digitalizzazione dei servizi offerti diventerà l’elemento a maggior valore per gli utenti.

Non dovrà mai più succedere che dal territorio si levi un grido di sofferenza sui rallentamenti della PA dovuti all’utilizzo dello smart working. Anzi, si dovrà operare per ribaltare il sentiment e renderlo positivo, dimostrando che tutti i servizi erogati saranno più veloci, più semplici e soprattutto sempre disponibili.

E da ultime le scadenze:

• fino al 31.12.2020 le Pubbliche Amministrazioni potranno ancora avvalersi dello smart working, ricorrendo alle norme frutto dei decreti emergenziali, utilizzando anche le percentuali indicate negli stessi;
• entro il 31.1.2021 dovranno adottare (formalmente) il POLA e sottoporlo a monitoraggio del DFP presso il Ministero della PA.